0
Örnek Uygulama: DHL Türkiye
Akavi, söyleşimiz süresinde DHL Türkiye´nin insan kaynaklarının gelişimi açısından çok özel bir şirket olduğunu, İnsan Kaynakları fonksiyonunun şirketin stratejik bir partneri gibi görüldüğünü vurguladı. İnsan Kaynakları ilkelerine kendisinin inandığını ve büyük destek vermesinin çok önemli olduğunu belirten Akavi, çalışanlarla kurduğu sıcak ve samimi ilişkiler ve motivasyona yönelik yaratıcı fikirleri ile de bu görüşlerini destekliyor.
* Ödüllendirildiğiniz performans değerlendirme sisteminizi (Peap) ayrıntıları ile anlatır mısınız?
Bizim insan kaynakları açısında ana prensiplerimiz "bulmak, şirketi çalışanlar için cazip hale getirmek, eğitmek ve saklamak" olarak belirleniyor. Bu ana prensiplerin oluşması için performans sistemimiz çok önemli. her şeyden önce, insanların adaletli bir ortamda çalıştığına inanmasını sağlıyoruz. Çünkü şu bir gerçek: Dünyanın her yanındaki şirketlerde en çok verim düşüren unsurlar; adaletsizlik ve politikadır.
Bu nedenle çalışanların, "Ben kimim, benim yolum nedir, benim değerlendirmem objektif mi?" sorularına mutlaka yanıt vermek gerekir. Çalışanlar, performansları kötü çıktığında "Evet, haklılar" diyebilmeli. Bizim sistemimizde bu olabiliyor.
Çünkü bizim performans değerlendirme sistemimiz şöyle işliyor: Yılbaşında kişiye özel olarak verilmiş hedeflerin, yıl sonunda gerçekleşip gerçekleşmediğine, ne şekilde gerçekleştiği ve çalışan hedeflerine ne kadar ulaştığına bakıyoruz. Sistemin asıl amacı bunu ölçümlemek ve çalışanların kariyer patikalarını doğru olarak yönlendirmektir. Yıl içinde performans mutlaka gözlemlenir, hatta bu formal bir süreçtir. Şirket dışına çıkılır, değerlendirme için sohbetler yapılır.
Burada önemli olan nokta; önce çalışanların kendisini değerlendirmesi, ardından da amirlerinin verdiği not konusunda fikir alışverişinde bulunulmasıdır. Bu noktada yetenekler ölçümlenir, çalışılacak konular, eğitimler, eksiklikler belirlenir. Mülakat sırasında da amiri ile çalışan bir araya gelerek verilen notlar konusunda fikir alışverişi yapar. Her iki tarafın da ortak kararı alınır. Ortada politik bir amaç olmadığı, haksızlık yapılmadığı için herkes dürüst davranır. Çalışanlar da kendi değerlendirmelerini şeffaf bir biçimde yapıyor. Ve bundan son derece memnun olduklarını yılda bir kez yaptığımız çalışan memnuniyeti anketlerinden anlayabiliyoruz.
Ayrıca, son zamanlarda objektivite konusunda çok da yol kat ettiğimizi söylemem gerekir. İlk yaptığımız performans değerlendirmesinde çalışanlarımız kendilerine ortalama 4 puanı uygun görüyordu. Bu da mükemmele yakın anlamına geliyordu. Biz buna "Dev Aynası Sendromu" dedik ve bunun gerçekçi olmayacağını belirttik. Artık daha gerçekçi değerlendirmeler yapılıyor. Sistem iyice yoluna girdi.
* Büyük Peap Ödülü hakkında neler söyleyeceksiniz?
DHL´in faaliyet gösterdiği her ülke bu performans değerlendirme sürecini yaşıyor. Brüksel merkezimiz bu değerlendirme sisteminin kalitesini daha da arttırmak amacı ile bu yıl bir yarışma düzenledi ve dileyen ülkeler bu yarışmaya başvurdu. Yarışma kapsamında merkezden DHL Türkiye´de çalışan belirli sayıda personele ait formlar talep edildi. Bu formlar çeşitli kademelerde ve farklı departmanlarda çalışan kişilere ait formlardı. Yarışma jürisi formların doldurulma kalitesini, içeriğini, zamanlaması gibi kriterleri dikkate aldı. Değerlendirme sonucunda Türkiye birinci oldu. Bizi Polonya, Yunanistan, Danimarka ve Avusturya takip etti. Biz bu işi seviyoruz ve başarılı olduğumuza inanıyoruz. Bu da insan kaynakları uygulamalarına verdiğimiz önemden kaynaklanıyor.
* Bu sistemden nasıl yararlandığınızı da anlatır mısınız?
DHL Türkiye´de bugün 478 kişi çalışıyor. Bir pozisyon boşaldığında, onun yerine kimi alacağımız konusunda database´lerimizden yararlanıyoruz. Zira Peap formlarında bir çalışanın, bir sonraki basamakta ne yapabileceği de yer alıyor. Örneğin, bir çalışan müşteri hizmetlerinde çalışıyor ama değerlendiren kişi, daha farklı departmanlarda ve farklı pozisyonlarda da başarılı olabileceğini düşünüyor. İlgili pozisyon boşaldığında da bu kişiyi o pozisyona kaydırabiliyoruz. Bunu da formlara bakarak, çoğunlukla içeriden sağlıyoruz.
Örneğin; 62 müşteri temsilcisi var ama aralarında satışa daha yatkın olan veya bunu arzulayan kişileri database´imizden bulabiliyoruz. Bu şekilde organizasyonel yedeklemeyi de sağlıyoruz. Geçen yıl 88 atama yapıldı, bunların 76 - 77 tanesi kurum içinden oldu.
Elbette bu noktada işe alım politikalarımızdan da söz etmek gerekiyor: Biz bir çalışanı işe alırken, iki üç senelik kariyer patikasını da dikkate alıyoruz. Bu nedenle bunun çalışanlar açısından motive edici bir yanı da oluyor.
Peap sisteminin bir yanı daha var: Tüm DHL´lerde standart bir sistem olduğu için, ülkeler arası transferleri de olanaklı kılıyor. İki sene içinde 15 çalışan ihraç ettik örneğin… Üst düzey yöneticilerin ülkelerarası transferine rastlanır ama biz daha alt düzeylerde de çalışan transfer ettik ve bu başarılı bir durum DHL Türkiye için… Türkiye boyuna göre çok çalışan ihraç ediyoruz. Bu da bizi mutlu ediyor: Çünkü DHL ülkeleri arasında DHL Türkiye, kaliteli çalışanların çıktığı bir ülke olarak görülüyor .
* 2001 yılında dünyadaki tüm DHL´ler arasında performansını en fazla arttıran ülke unvanına da sahipsiniz. Bu konuda neler söyleyeceksiniz?
Bu çok zordur. Çünkü geç kalma oranı, yanlış adres kodlama oranları, paketin sisteme giriş oranları inceleniyor. Bu kriterler dikkate alınıyor. Biz ölçüldük ve raporlar kontrol edildi. Belli bir ortalama nota göre, biz de performans açısından bir önceki seneye oranla en çok artış yakalayan ülke olduk. Ancak en iyi olamadık, çünkü şu andaki kriterlerde; örneğin paketin kaç saat içinde dağıtıldığı da inceleniyor. Brüksel´de bir gönderi merkezden en uzak noktaya 45 dakikada gidebiliyor ancak bizim ülkemizde coğrafi açıdan bu imkansız. Biz de her ülkenin kriterinin değiştirilmesini istiyoruz. Çünkü en iyinin de iyisi olmak istiyoruz. Olabileceğimize de inanıyoruz, çünkü Türkiye´de çok heyecanlı ve büyük potansiyele sahip olan genç bir kitle var.
* Siz bu heyecanı harekete geçirmek için neler yapıyorsunuz?
Türkiye´de zaten bu elektrik var. Bunu harekete geçirmek için de bazı şeyler yapıyoruz. Burada samimi bir ortam var. Krizlerden fırsatlar yaratmayı biliyoruz. Ayrıca yaratıcı fikirlerimiz var.
* Bu yaratıcı fikirlerden biri de çalışanlara yapılan stres masajı, bildiğimiz kadarıyla…
Evet, bu aslında bir arkadaşımın masaj yapan bir ekipten söz etmesiyle ortaya çıktı. Bu ekibin tüm çalışanlara masaj yapmasının yararlı olabileceğine inandık. Bunun için hemen bir oda tahsis ettik. Çalışanların yorgunluklarını ve streslerini çalışma ortamlarında atmaları gerçekten de yararlı oldu. 15 dakika içinde çalışanların kendilerini yenilediğini görüyoruz. Ayrıca masajın hem fiziksel olarak reel bir etkisi var, hem de çalışanlar kendilerine değer verildiğini hissediyor ve motive oluyorlar.
