0
“Önce eğitim kültürünüzü analiz edin”
Başak Hayat Sigorta olarak e - Öğrenme uygulamasına geçmeye nasıl karar verdiniz?
e-Öğrenme’ye karar verdiğimiz dönemler 2001 yılına rastlıyor. O dönemde genel olarak tüm eğitim sistemimizi analiz etmek ve yeniden yapılandırmak amacındaydık. Özellikle sektörümüz ve şirketimiz açısından birinci derecede önem taşıyan Bireysel Emeklilik Sistemi, bu sistem kapsamında dağıtım kanalları eğitimlerinin öncelik arz etmesi süreçleri iyileştirmek anlamında yoğun bir çalışma içinde olmamızı gerektiriyordu.. Dağıtım kanallarının yurt çapında yaygın olması nedeniyle de eğitim organizasyonunda kolaylıklar sağlamak anlamında yeni arayışlar içerisindeydik. Bu arayışlar içerisinde e – Öğrenme gündeme geldi. Daha sonra üst yönetim ile görüşüldü ve bu konuda onlardan tam destek alındı.
Bu noktada, başka alanlarda da iş ortaklığımızın olduğu bir danışmanlık firmasından yardım aldık. Onların sunumları ve farklı kaynaklardan yaptığımız araştırmalar sonucunda gerekli bilgilere ulaştık.
Üst yönetimin desteği konusunda ne gibi çalışmalar içine girdiniz?
Başak Hayat Sigorta olarak gerek teknolojik, gerekse organizasyonel anlamda sürekli değişim ve gelişim çabası içinde olan bir şirketiz. Dolayısıyla her türlü yeniliğe genel olarak son derece açık; en azından ilk etapta inceleme yapmaktan kaçınmayan, gönüllü adımlar atan bir yönetim anlayışımız var. e – Öğrenme’yi bir yana bırakırsak; genel olarak eğitime çok sıcak bakan ve değer veren bir üst yönetime sahibiz.. Örneğin 2001 ya da 2002 kriz dönemlerinde eğitim faaliyetlerimizde hiçbir kısıtlamaya gitmedik. Üst yönetimin bize şöyle bir mesajı vardı: “Kriz dönemi bile olsa giderlerden kısacağımız son şey eğitim olacaktır”
Eğitim faaliyetlerine böyle bakılınca; tüm dünyanın da kabul ettiği teknolojik bir sistemin gündeme getirilmesinde bir güçlük yaşamadık diyebiliriz. Geriye fizibilite çalışmaları yapmak ve bütçe konusu kalıyor. Dolayısıyla; eğitime bu kadar gönüllü bakan bir yönetimin; eğitim faaliyetlerini bir adım daha ileri götürecek ve geliştirecek bir sistemi desteklemesinden daha doğal bir şey olamazdı..
e - Öğrenme’ye geçişinizin adımlarından söz eder misiniz?
Analiz, sistem alt yapı çalışmaları, tanıtımlar, pilot uygulamalar gibi çalışmalar yaklaşık 1 yıl sürdü. 2002’nin sonbaharında gerçek anlamda e- Öğrenme uygulamaya başladık. Daha önce de belirttiğim gibi sistemle Bireysel Emeklilik Sistemi ve dağıtım kanallarının ihtiyacından doğan bu tanışma süreci sonucunda, şu anda tüm şirkette e – Öğrenme’den, Başak Hayat’taki adıyla e- Akademi’den yararlanıyoruz.
Geçiş sürecinde, öncelikle hali hazırdaki eğitim sistemi analiz edildi. Katılımcılar, eğitim planı, maliyetleri de içerecek şekilde klasik eğitim yönetim sistemimiz incelendi. Ardından sistem altyapısı üzerinde çalışıldı ve “Teknolojik anlamda böyle bir sistem geldiğinde ihtiyaçlarımız neler olacak, mevcut sistem alt yapımız ile örtüşecek mi? Entegrasyon sağlamakta problemler çıkacak mı?” gibi soruların yanıtı arandı. Ardından tanıtım çalışmalarına başladık. Hatta tanıtım faaliyetleri içerik hazırlanması aşaması ile paralel olarak devam etti. Çünkü hemen akabinde uygulamaya geçeceğimiz için şirkete duyurulması gerekiyordu. Bunun için, ilgi çekici afişler hazırladık ve şirket genelinde duyurular yaptık.
Bu arada dağıtım kanalları için hazırladığımız dijital içerikteki eğitimleri görüp, değerlendirdik ve böylece bir karar verme şansımız oldu ve bu işin olabileceğine iyice inandık.
Bu noktada şunu belirtmek isteriz: İçeriğin hazırlanması süreci zaman alan ve ekip çalışması gerektiren bir konu. Uzman bir ekibin metin hazırlaması, onu senaryolaştırılması, teknolojik gelişiminin yapılması, tekrar değerlendirilerek gereken düzeltmelerin yapılması kolay bir şey değil. Asıl zaman alan konular bunlar.
Bunların yanı sıra 50 kişilik bir ekiple bir pilot çalışma yaptık. Pilot çalışma grubunu belirlerken; önemli bir sınıflandırma yaptık; gelişigüzel seçilmiş çalışanlar değildi bu kişiler. Sonuçta şirkette yapılan bir eğitim ihtiyaç analizi anketi vardı. Kişilerin kısa, orta, uzun vadede hangi eğitimlere ihtiyacı olduğu önceden belirlenmişti. Sisteme entegre ettiğimiz eğitimlerde de hangi kişilerin bu eğitime ihtiyacı olduğu elimizdeki raporlarda vardı. Söz konusu çalışanlarımızın geri dönüşleri bize önemli veriler sağlayacaktı. Öte yandan teknoloji altyapısı kuvvetli olan, teknoloji kullanımına aşina olan çalışanlarımızı da bu pilot grubun içerisine dahil ettik.. Dolayısıyla karma bir grup yaptık. Bu grubun dile getirdiği; içerik ve sistemle ilgili sorunlar, öneriler dikkate alındı. Örneğin o dönemde ilk çalışmayı Intranet üzerinden yapmıştık, ancak grubun önerileri doğrultusunda bunu Internet’e taşımanın daha uygulanabilir, daha verimlilik getirici olduğuna karar verdik. Eğitimin akışı, navigasyonu ile ilgili geri dönüşler doğrultusunda bazı revizyonlar yaptık.
Bunun geri dönüşümünü alabilmek amacıyla da hemen arkasından sistem üzerinden bir anket düzenledik. Burada amaç genel bir fotoğraf çekmekti. Şirketin genel tavrının ne olabileceğini örnek grup sayesinde görebildik.
Çalışanların e –Akademi’ye yaklaşımı nasıl oldu?
Herhangi bir çekince ya da direnç görmedik. Tam tersine büyük bir merak içine girerek, afişleri gördükten kısa süre sonra “Ne zaman başlayacak, nasıl olacak?” gibi sorular sormaya başladılar. Çalışanlar genel olarak olumlu karşıladı.
Elbette bir takım sıkıntılar oldu ama gerçek anlamda geri dönüp her şeye yeniden başlamamızı gerektiren bir sorun yaşamadık. Bu noktada şunu belirtmek isteriz: Kullanımda beklenti çok önemli. İlk aşamada herkesin büyük bir talep göstermesini beklemek; çok büyük hayal kırıklığı yaratabilir. Bir süreç var, o opsiyonunun tanınması gerekiyor. Biz de belli bir süre içerisinde kullanıcıların arttığını ve o eğitimlerin zaman içerisinde daha fazla tamamlandığını görmeye başladık. Ama bunu ilk aşamada beklerseniz hayal kırıklığına uğrama riskiniz var.
e-Öğrenme’ye geçmek isteyen şirketlere ne gibi önerileriniz var?
Her şeyden önce; hiçbir zaman e – öğrenme’yi sınıf eğitimlerine bir alternatif olarak göz önünde bulundurmamak gerekir. Mevcut eğitim sistemini destekleyen, onunla paralel götürülebilecek bir sistem bu.. Dolayısıyla bu dengeyi iyi oluşturmak gerekiyor.
En önemli noktalardan biri kurumun eğitime bakış tarzı… Bu nedenle öncelikle kurumun eğitim kültürünün analizinin yapılması; “ Çalışanlar eğitime nasıl bakıyor? Eğitim zaman kaybı olarak mı görülüyor? ” gibi soruların yanıtı aranması gerekiyor. Kurumda zaten bir eğitime susamışlık yoksa bazı şeyleri başarabilmek çok zor; bunu unutmamak gerek.
Kurumda klasik anlamda, belirgin bir eğitim yönetim sisteminin olması da çok önemli. Çünkü sadece bir eğitim organizasyonu yapmak; eğitmeni bulmak ve eğitim vermekle iş bitmiyor. Altyapı çok önemli. e- Öğrenme gibi teknolojik ve belli bir disiplinle hareket eden bir sistemi, bir eğitim yönetim sistemi olmadan adapte etmeye çalıştığınız zaman; en azından ilk etapta çok fazla başarı şansı olmaz.
Elbette fayda - maliyet analizlerinin yapılması gerekiyor. Şirketin teknoloji kullanımına aşina olup olmadığı çok önemli. O sürece girdikten sonra eğitimlerin içeriğinin hazırlanması noktasında ekip çalışması yapılması ve o konunun uzmanlarının süreç içerisinde mutlaka yer alması önemli. Eğitim içeriklerinin; hem görsel hem de içerik anlamında eğitimin ilkelerine uygun olarak hazırlanmış olması lazım.
Bu arada insanların tamamen gönüllü olarak bu sisteme girmesini beklemek de çok mümkün değil. Bu noktada; bir takım zorlayıcı yaptırımlar – elbette cezalandırma anlamında değil – kullanılabilir. Buna şirketimizden bir örnek vereyim: Çalışanların, yükselmede katılması gereken belli eğitimler söz konusu, ancak bunların hepsini e-Öğrenme’ye dahil etmiyoruz. Çünkü çalışanların sistemi sadece yükselmeye odaklı olarak kullanmalarını arzu etmiyoruz.
En önemli noktalardan biri de; uygulama genele yaygınlaştırılmadan önce kesinlikle bir pilot uygulama yapılması…. Hangi eğitimlerin, hangi metodla dijital hale getirileceği de önemli. Bir takım genel istatistik ve araştırmaların da incelemesi gerektiğine inanıyoruz. Bunlar, karşılaşılan aksaklıklar ve bunlardan nasıl kaçınılması gerektiği konusunda bir fikir verebilir.
Son olarak dikkat çekmek istediğiniz bir nokta var mı?
e- Öğrenme sisteminin kuruluşuna kadar yapılan faaliyetler öncelikler kurumun eğitime bakış açısına ve maddi olanaklara dayalı. Ancak asıl önemli olan katılımcıların sistemli, disiplinli, gönüllü bir biçimde inanarak bu sisteme katılımlarının sağlanması ve bu sistemin onların kişisel gelişimlerinde, önemli bir rol oynaması.
