0
İŞ TANIMLARI - Yetkinlikler ve Bilgi Toplama Yöntemleri
Yetkinlikler
Her organizasyon rekabet ortamında ayakta kalabilmek için bir öğrenen organizasyon olmalıdır, bunun da organizasyondaki yetkinliklerle doğrudan ilişkisi vardır. Yetkinliklerin İnsan Kaynakları uygulamalarında kullanımı gittikçe yaygınlaşmaktadır.
Yetkinlik Bazlı İnsan Kaynakları Uygulamalarına Ait Süreler(1)
| Uygulama Alanı | Gelişme Halinde | < 1 yıl | 1-2 yıl | 3-5 yıl | > 5 yıl |
| Eleman Seçimi | %29 | %26 | %29 | %12 | %3 |
| Performans Yönetimi | %33 | %25 | %28 | %11 | %3 |
| Eğitim ve Geliştirme | %44 | %14 | %25 | %10 | %7 |
| Ücret Yönetimi | %52 | %17 | %21 | %7 | %2 |
Yetkinlikleri en çok ilgilendiren alanlardan biri de iş tanımlarıdır. Genel olarak şirketler, yetkinlerini çeşitli modeller etrafında şekillendirirler. Yetkinlik uygulamaları çeşitli başlıklarda yapılandırılabilir (Güvener, 2002). Örneğin;
• Temel Yetkinlikler: Şirketteki herkesin sahip olması gereken yetkinliklerdir. Bu yetkinlikler şirket değerleri olarak da kabul edilebilir. Takım çalışması, müşteri ve kalite odaklılık, esneklik, karar alma, yenilikçilik gibi yetkinlikler.
• Fonksiyona Özgü Yetkinlikler: Şirketteki her fonksiyonel birimde yapılan işle ilgili olarak çalışanların sahip olmaları gereken yetkinliklerdir. Satış, üretim, İK, bilgi - sistem, pazarlama, finans vs. yetkinlikleri.
• Kariyer Düzeylerine Özgü Yetkinlikler: Şirket içindeki hiyerarşi kademelerine göre ilk, orta ve üst kademe olarak sınıflandırılabilir. Ağırlıklı olarak liderlik ve yöneticilik yetkinlikleridir. Takım, performans ve işgücü yönetimi, planlama ve organize etme gibi yetkinlikler.
• Özel Görevlere İlişkin Yetkinlikler: Özel bir takım görevler üstlenmiş çalışanların, o görevle ilgili sahip olması gereken yetkinliklerdir.
İş tanımlarında pozisyona göre bulunması gereken yetkinliklerin belirlenmesi ilk adımı oluşturur.
İş Tanımının Unsurları
Personel seçme ve yerleştirmede, iş değerlemede, ücret ve performans yönetiminde, organizasyonel yapılanmalarda, eğitim yönetiminde kullanılan iş tanımlarında bulunması gereken temel özellikler şunlardır:
1. Pozisyonun yer aldığı organizasyonel birim, raporladığı ve rapor aldığı pozisyonlar
2. Çalışılan ortam, iş riski ve çaba hakkında açıklamalar
3. İşi genel olarak tarif eden, nedenini sınırlarını ve hedefini belirten bir açıklama
4. İşin ne yaptığını ve neden yaptığını özetleyen, sonuçlara bağlı yazılmış özgün açıklamalar
5. Alınması gereken kararlar, yönetim ve finansal konulardaki yetkiler hakkında açıklamalar
6. Asgari kabul edilebilir düzeyde iş performansı için gereken yetkinlikler, sertifikalar, eğitimler, beceri ve deneyimler hakkında açıklamalar
7. İş sonuçlarını ölçebilmek için kullanılacak somut göstergelerle ilgili açıklamalar, başarının nasıl ve neye göre değerlendirileceği hakkında açıklamalar.
İş analizleri
İş analizi genel anlamda, işlerin çeşitli yönlerinin tanımlanması ve kaydedilmesi ve işin yerine getirilmesi için gerekli olan becerilerin ve diğer gereksinimlerin belirlenmesi süreci olarak tanımlanmaktadır. Yapılan iş analizi çalışmaları ile elde edilen iş tanımları ve iş gerekleri, işletmelerde yönetim işlevleri olan planlama, yürütme ve denetleme gibi fonksiyonların yürütülmesinde kullanılmaktadır.
İşler hakkında bilgi sağlamak için görev, nitelik ve davranışlarla ilgili iş analizi yapılır.
• Göreve dayalı iş analizi; bireylerin veriler, insanlar ve yerler ile ilgili çalışan fonksiyonlarına bakmalarını gerektirmektedir.
• Niteliğe dayalı iş analizi; işin gerektirdiği yetenek, ilgi ve fiziksel emek konularına odaklanmaktadır.
• Davranışa dayalı iş analizi yaklaşımı ise; çalışanların insanlar ya da veriler ile ilgili olarak yerine getireceği işlevler ile ilgilenmektedir (Drummond, Ryan 1995).
1970’li yıllara kadar iş analizinde rasyonellik, etkinlik ve verimlilik konusu önemli bir yer tutmuş, ancak bunlara ek olarak iş tatmini ve eğitim de ele alınmaya başlanmıştır. 1970' li yıllar ve daha sonraları 1980' lerde modern yönetim yaklaşımları ve bunların uzantısı olarak gelişen yeni yönetim yaklaşımları ve araçları içinde iş analizi süreçlerin yeniden tasarlanması amacı ile kullanılmaya başlanmıştır.(2). 1980 yılından sonra organizasyonlar rekabet ve müşteri tatmini üzerine yoğunlaşmış, kalite grup çalışması gelişen organizasyonlar gibi kavramlar gelişmeye başlamıştır. Organizasyonların hedeflerine ulaşabilmeleri için “süreç odaklı” çalışma tarzı benimsenmiş, çalışanların fiziksel ve zihinsel tepkileri gibi konular önem kazanmaya başlamıştır. İşlerin yeniden tanımlanması, tasarlanması ve süreçler halinde gruplandırılması çalışmalarında iş analizi bilgilerine ihtiyaç duyulmaya başlanmıştır(3).
İş analizleri mevcut sistemin analizinden çok, çevreye uyum sağlamak için gerekli olan yeni iş tasarımlarına odaklanırlar. Bu bakımdan iş analizi daha çok süreç analizi şeklinde yürütülmektedir.
Süreç Analizi
Organizasyonlarda yapılan tüm sorgulamalarda temel teşkil eden başlangıç bilgilerinin bilinmesine ihtiyaç vardır. Süreç analizi için yapılan sorgulamalarda da önce bilgi toplanası gerekir,bu yöntem en çok eğitim ihtiyaçlarının saptanmasında kullanılır.
Bilgi Toplama
İş tanımlarındaki görev, nitelik ve davranışlar hakkında bilgi toplamada, şirket içinde faydalanılabilecek başlıca kaynaklar şunlardır:
• Yetkinlik analizleri
• Performans analizleri
• Karar sistemleri
• Ölçme değerlendirme sistemleri
Bilgi toplama yöntemleri
• Görüşme: İş sahibi ile konuşarak yaptığı işleri ve görevleri tanımlaması istenir, abartma ve eksik bilgi verme riski vardır
• Gözlem: İş sahibinin yaptığı işleri bir iş analisti gözlemleyebilir, dikkat dağıtıcı etkisi yüzünden yüksek konsantrasyon ve zihinsel çalışma gerektiren işler için uygun değildir.
• Yazılı: Soru formları ile bilgi alınır.
En Çok Kullanılan Soru Formları
1. Common Metric Questionnaire (CMQ): Amerikan hükümetinin geliştirdiği www.commonmetric.com adresinden İngilizcesi temin edilebilen bu soru formu 5 bölümden oluşmaktadır:
(1) İş kapsamı, riskler,geri bildirim,görev çeşitliliği,otonomi (41 soru)
(2) Kişiler arası insan iletişimleri, firma içi ve dışı ile iletişimler (62 soru)
(3) Karar alma, gereken bilgi ve beceriler, kullanılan bilgiler (80 soru)
(4) Fiziksel ve mekanik etkinlikler, ofis gereçleri kullanımı ve gerekli fiziksel etkinlikler (53 soru)
(5) Çalışılan ortam ve diğer iş özellikleri (47 soru)
2. Fleishman İş Analizi Araştırması (FJAS): 40 yıllık geniş araştırma ve deneyler sonucu belirlenmiş 52 bilişsel, fiziksel, psikomotor ve duyusal yeteneği ölçmede kullanılır, yapıldığı pozisyon için bu yeteneklerin kullanım seviyelerini belirler. İşler onları yapmak için gereken yeteneklerin seviyesine göre sınıflandırmıştır, bunlar KSAO (knowledge,skills, abilities & other characteristics) olarak literatürde yer almaktadır.
KSAO kurumsal davranışların ortaya çıkmasına, bunlar da pozisyondan etkin sonuçların alınmasına ve kurumsal sonuçlara götürür.
Yetkinlik Modellemesi başarılı bir iş performansı için hangi özelliklere ihtiyaç duyulduğunu saptamak için kullanılan yöntemlere verilen isimdir. Bu yöntemler aşağıdaki özellik ve yetenekler için kullanılırlar :
Çalışanın yetenekleri – Flesihman sisteminde saptanan davranışsal ve ölçülebilir yetkinliklerdir. Tek birim tabloları halinde Karar verme, Müzakere, Mekanik etkinlikler, ve Bilgisayarlara çalışma için yapılmaktadır. Çok kişisel değerlendirmeler yapılabilmesi ve yapılan değerlendirmelerin doğruluklarının saptanamamı gibi sakıncaları vardır.
Çalışanın kişilik özellikleri – Ana kişilik boyutlarında ve Fleishman araştırması tarafından belirlenen yetenekler ve alışkanlıklar için yapılmaktadır.
3. Çok Amaçlı Mesleki Sistemler Analiz Envanteri (MOSAIC): Kapalı uçlu sorulardan oluşan ve çok amaçlı olarak pozisyonların görevlerini ve yetkinliklerini saptamaya yönelik bir çalışmadır. Bu yaklaşım pozisyonlar hakkında bilgi toplarken maliyeti düşürür ve teknik olarak sağlam bir İK yönetimi veritabanı oluşturur. Bu yaklaşımla oluşturulan bilgiler görev tasarımı, işe alma, seçme, performans değerlendirmesi ve kariyer gelişimi konularında kullanılabilir. Mosaic daha çok devlet görevleri için kullanılmaktadır ve güvenilirliği kanıtlanmamıştır.
4. Mesleki Analizler Envanteri (OAI): 617 iş unsurundan oluşur. Mosaic gibi tüm pozisyonlar için geçerli olan bilgilerden ziyade daha pozisyona özel bilgilere ulaşmayı amaçlar. Bu bilgiler 5 ana kategoride yer alırlar:
(1) Alınan bilgi (çalışanın bilgiyi nasıl ve nereden aldığı)
(2) Zihinsel işlemler (çalışanların kullandığı mantık yürütme ve diğer zihinsel işlemler)
(3) Çalışma davranışı (diğer çalışanlarla ilişkiler)
(4) Yapılan iş (işte kullanılan fiziksel etkinlikler ve araçlar)
(5) Çalışmanın kapsamı (fiziksel ve sosyal kapsam)
OAI araştırmacıları yüzlerce iş hakkında kapsamlı bilgiler toplamışlar ve bunlardan analiz yöntemleri ile kullanmak üzere veri bankaları oluşturmuşlardır.
5. Pozisyon Analizi Soru Formu (PAQ): Görevleri, teknolojileri veya işleri tanımlamak yerine iş özelliklerini insan özellikleri ile ilişkilendirerek ölçen yapısal iş analizi sorularından oluşur. İş tanımlarında kullanılan başlıca yöntemlerden biridir.
Sırasıyla iş hakkında genel sorulardan başlayarak kişi hakkındaki özel sorulara geçer. Çalışanın yönettiği kişi sayısını ve değerlendirme kabiliyetini, şirket içi ve dışındaki iletişim becerilerini, toplantı yönetimini, iş araçları kullanımını, çevre faktörlerini ve fiziksel etkileri, dil kullanımını, duyular kullanılarak alınan bilgileri, yönetim kararlarına katılımı, işe özel konuları, gereken bilgi ve yetenekleri saptamak için sorular sorar.
(1)Cooper,2000
(2) Kozak, 2001
(3) Sayın 1999
Diğer Kaynaklar
İDEA Kurumsal Geliştirme Merkezi (www.idea.com.tr)
Yönetim-Organizasyon ve IK Bilgi Sitesi (www.insankaynaklari.gokceada.com)
HR internet guide (www.hr-guide.com)
Job analysis internet quide (www.job-analysis.net)
E-dergi (www.isguc.org)
İş analizinin yönetim yaklaşımları içindeki önemi, Doç.Dr.Meryem Akoğlan KOZAK/Araş.Gör.Oya YAZICILAR,
Bir Üretim İşletmesinde İletişim Yetkinliğinin Değerlendirilmesi, Erkan TOZLUYURT
www.commonmetric.com (formlar)
