Onboarding: İK’nın yeni yönetim aracı mı yoksa yeni nesil oryantasyon mu?

Eğer çalışanların işyerine ve işlere oryantasyonu yönetimin en ihmal edilen fonksiyonlarından biri haline gelmişse, artık bu durumun önemsenme zamanı da gelmiş demektir. Ne bir onboarding’e ne de bir eğitime tabi tutulmadan, sadece yöneticiyle on dakika konuşarak işinin başına geçirilen işe yeni başlamış bir çalışan hakkında sayısız felaket hikayelerinden söz edilebilir. Bu sadece çalışan için aşırı stres yaratan bir durum değildir; aslında bu, uzun bir dönem boyunca çalışanın verimsizliğini garantileyen bir sürecin habercisidir.

PSM Supplement bu sayısında, onboarding sürecine ve bu süreçte yeni çalışan için onboarding’de kullanabilecek bir denetim listesine değiniyor. Bu yazıyı okurken onboarding’in mevcut çalışanlarınız – tabii eğer kendilerine uygun hiçbir onboarding eğitimi almadılarsa veya şirkette meydana gelen birçok değişiklik ile şirketin amacı ve işlevinde değişimler yaşanmadıysa - için de önemli olduğunu aklınızdan çıkarmayın.

Onboarding’in kurumsal bir ayrıntı olmadığını unutmayın!
Onboarding aşağıda yer alan amaçlar için kullanılır:

Maliyetleri azaltabilirsiniz: Uygun onboarding ile yeni çalışan en hızlı şekilde yeni işine ayak uydurur ve bu da işi öğrenmeyle bağlantılı maliyetin azalmasını sağlar.

Karşılıklı tedirginlikleri azaltabilirsiniz: Yeni işe başlayan her çalışan, hissettiği tedirginlik nedeniyle işi öğrenme kapasitesinin engellenmesi tecrübesini yaşar. Bu nedenle uygun bir onboarding ile, bilinmeyen hatta çalışan için tuhaf sayılabilecek durumun getireceği tedirginlikler azaltılabilir. Davranış ve iş sürecine ilişkin temel ilkeleri öğrenen çalışan, bu sayede misafirliğin getirdiği strese kapılmadan yeni işine adapte olabilir.

İşten ayrılmaları azaltabilirsiniz: İşten ayrılmalar çoğunlukla, çalışanların kendilerini rahatsız ve değersiz hissettikleri durumlarda veya kendi işlerini yapmalarının mümkün olmadığı durumlara sokulduklarında yaşanır. Onboarding işe yeni giren çalışana şirket değerlerini gösterir ve çalışana işi devralmada gerekli araçları sağlar.

Yönetici ve diğer çalışanlara zaman kazandırabilirsiniz: Onboarding; yönetici ve diğer ekip üyelerinin, işe giren çalışan için yeni olan tüm konuları öğretmekle zaman harcamalarını engeller.

Çalışanların kendilerinden beklenilenleri ve de kendisinin diğerlerinden beklentilerinin neler olduğunu, bunlara ek olarak şirketin tutum ve değerlerini erkenden öğrenmesi çok önemlidir. Aksi halde çalışan, tecrübeleri sonucunda bunları öğrenmek zorunda kalır ve bu da gereksiz birçok hata yapmasına ve zarar görmesine neden olur.

Onboarding’in iki türü vardır. Çalışma sisteminin sınırlarını anlamada ihtiyaç duyulan temel bilgilerin verilmesiyle ilişkili olan ilkine, Genel Onboarding adı veriliyor. Genel Onboarding’i çalışanların aşağıda yer alan maddeleri daha kolay anlamasını sağlar:

• Departman, bölüm ve genel yönetim
• Önemli politika ve genel prosedür
• Ücret ve kazançlara ilişkin bilgiler
• Güvenlik ve kaza önlemleri
• Çalışan ve sendika konuları (haklar, sorumluluklar)
• Fiziksel olanaklar

Çoğunlukla Genel Onboarding çok genel bir giriş niteliği taşıması nedeniyle, İK departmanı tarafından ve de bu departmana bölüm yöneticisinin yardımı ile birlikte yürütülebilir.

İkinci tip onboarding ise İşe Özel Onboarding’dir. Çalışanlara aşağıda yer alan maddeleri anlamada yardımcı olan bir süreçtir:

• Şirketin fonksiyonları ve çalışanın bunlara uyum sağlaması
• İş sorumlulukları, beklentiler ve görevler
• Politikalar, prosedürler, kurallar ve düzenlemeler
• Çalışma yeri düzeni
• Şirket içinde yer alan diğer kişileri ve ekip arkadaşlarını tanıma

Daha çok bireye özel içeriğe sahip olan İşe özel Onboarding ise en iyi yöneticisi veya ekip arkadaşı tarafından yürütülür. Bu onboarding süreci genellikle, yöneticiler ve ekip arkadaşlarının destek koçlukları ile devam eder.

Neden onboarding önemlidir?

• Onboarding en önemli bilgi ile başlamalıdır.

• Onboarding işin temel noktaları ve prosedürleri üzerinde durduğu kadar kişiler üzerinde de durmalıdır. Çünkü çalışanların, birlikte çalıştıkları kişilerin yaklaşımlarını ve hem sosyal hem de çalışma oluşumlarındaki tarzlarını bilmeleri gerekir.

• Arkadaşlık kurmak istediğinden emin olunan daha tecrübeli ve iletişim becerileri kuvvetli bir çalışan ile arkadaşlık kurmak gerekir. Çünkü bu işe yeni giren bir çalışan için sürekli bir desteği getirir.

• Onboarding süreçleri, bilgi ve kişileri kontrol etme yollarını çalışanlara tanıtır. Ancak işe yeni giren bir çalışan, işe ilişkin her şeyi bir seferde benimseyemeyeceğinden, bu konuda fazla zaman harcamaya, tanıştırma sürecini fazla uzatmaya gerek yoktur.

Onboarding (ya da onboarding eksikliği); işe yeni giren bir çalışanın daha verimli olması ve de uzun vadede şirkete fayda getirmesi konusunda açık farklılıkların ortaya çıkmasını sağlar. Onboarding sürecine yardımcı olabilecek İşe Özel Onboarding denetim listesini içeren bilgiler yukarıda verilmiş olsa da, unutmayın ki bu sürecin tam programı diğer çalışanlara da sahiptir. Bu çalışanlar ise Genel Onboarding içinde yer alanlar ve yer alması gerekenlerdir.