Koli de teslim eden, gönderi de ayrıştıran DHL Express İK ekibi, sahanın nabzını tutuyor, uygulamalarda ödülü kucaklıyor

 DHL Express İnsan Kaynakları ve Kalite Direktörü Ayla Çetinbora’yı, üniformasını giymiş motorlu kurye ile sahaya inerken, koli teslim ederken, gönderi ayrıştırırken, satış ekipleri ile müşteri ziyaretindeyken ya da çağrı alırken görürseniz, şaşırmayın. Çünkü o, çalışanların ihtiyaçlarını ancak yaşayarak görebileceğine ve İK’nın “işin içinde” olması gerektiğine sonuna kadar inanan bir yönetici... Müşterilerin onu gördüğünde önce merakla “Kadın kurye mi işe aldınız?” diye sorduğunu, Direktör olduğunu öğrenince daha da şaşırdıklarını, gülümseyerek anlatıyor.

Çetinbora ile sohbetimizde kaptanlığını yaptığı İK ekibinin başarılı çalışmalarına kulak verdik: DHL Express, İş Sağlığı ve Güvenliği alanındaki uygulamaları ile 2014 yılında, tarafsız akademik danışmanlardan oluşan değerlendirme komitesi tarafından, DPDHL Kurumsal Sağlık Ödülü’nü, 2015’de ise dünya çapında çalışan memnuniyeti konusunda en yüksek standartları yakalayan şirketlere verilen En İyi İşveren Ödülü’nü
(Top Employer Award -Europe & Middle East) almaya layık görüldü.
Peki şu andaki temel odak alanları neler, hangi çalışmalara imza atmayı hedefliyorlar? Yanıtları Çetinbora’dan alıyoruz.

DHL Express İK yapılanması ve çalışmalarınız hakkında bilgi almadan önce, ekibin kaptanlığını yürüten ismi biraz daha yakından tanımak istiyoruz. Bizimle kısaca kariyer öykünüzü paylaşır mısınız?

Öğrenciyken hayalim Boğaziçi Üniversitesi’nde eğitim görmekti; bu nedenle sınavlarda tercihimi sadece bu yönde kullandım ve hedefim uluslararası ilişkiler olmasına karşın puanım tuttuğu için Mütercim Tercümanlık bölümünden mezun oldum.

Okurken ve mezun olduktan sonra gittiğim iş görüşmelerinde, özellikle uluslararası şirketlerde yapılan envanterlerde, benim için en uygun alanların İK ve pazarlama olduğu ortaya çıkmıştı. İK’yı o yıllarda tam olarak bilmememe karşın, kendime yakın hissediyordum. Ama moda alanına da eğilimim vardı. Bu nedenle ilk tercihimi bu yönde kullandım ve yabancı bir şirkette, icra kurulu başkanının asistanı olarak göreve başladım. Bu, bir şirketi tepeden görmek açısından bana çok önemli deneyimler kattı. Şirketin genelini, en tepedeki yöneticinin bakış açısını, yurtdışı ilişkilerini yakından gözlemleme şansı buldum. Sonradan İK alanında en alt pozisyonda işe başladığımda, bu bakış açısının faydasını çok gördüm.

İK alanına generalist başladım; bu, o dönemler data girmek, fotokopi çekmek anlamına da geliyordu. Sonradan ücret ve yan haklar tarafına yöneldim. Zaman içinde yükselerek şef ve müdür oldum. Bu esnada, şirketin ihtiyaçları ve o anki şartlar doğrultusunda idari işler, satın alma gibi farklı ek sorumluluklar da aldım. Ama İK her zaman hayatımda oldu.

Bu arada Harvard Üniversitesi, Harvard Business School’dan lisansüstü derecemi aldım. Ardından da yine Harvard Business School’da Müzakere ve Rekabetçi Karar Alma Programı’nı tamamladım.

1996’dan beri DHL’de görev yapıyorum. Toplam çalışma hayatım 19 yılı buldu.

Gelelim liderliğini yaptığınız ekibin yapısına...

İK’da şu anda ücretlendirme, ek menfaatler ve iş sağlığı & güvenliği birimlerimizin yanı sıra yönetim geliştirme, eğitim ve işe alım birimimiz var. Kalite ise benim İK dışı ek sorumluluğum...

Şu anda toplam 10 kişiyiz. Fakat şirketimizin büyümesi, çalışan sayısının artması doğrultusunda bu sayı yıllar içinde yükselecek gibi görünüyor.

Toplam çalışan sayımız ise bine yakın.

İK ekibi olarak, mümkün olduğunca işin içinde olmaya çalışıyoruz. Bu sene, yıllık bir ziyaret planı çıkararak bunu intranet’imizde yayınladık. Her hafta bir İK çalışanımız bir istasyonda tüm gününü geçiriyor.

Bunun dışında yine sık sık farklı departmanlarla, onların işleyişine göre sabah kahvaltılarında, öğle ya da akşam yemeklerinde bir araya geliyoruz. Bu resmi olmayan ortamlarda hem sosyalleşiyor, hem sorularını yanıtlıyor hem de onların sesine kulak veriyoruz. Elbette departman yöneticileri ile İK yöneticilerinin bir araya geldiği toplantılarımız da oluyor. Dolayısıyla çalışanlarımızla her kademede, kimi zaman bire bir kimi zaman tüm departman olarak bir araya geliyoruz.

Öte yandan ben şahsen tüm Anadolu’yu dolaşıyorum. Kimi zaman sabah gönderi ayrıştırması yapıyorum, kimi zaman araçla dağıtım yaptığım ya da koli teslim ettiğim de oluyor. Hatta, motorlu kuryelerimizin gününü nasıl geçirdiğini ve yaşadıkları zorlukları gözlemlemek için onlarla birlikte sahaya çıktığım da oluyor. Müşteriler çoğunlukla beni görünce; “Kadın kurye mi işe aldınız?” diye soruyor önce, ardından İK Direktörü olduğumu öğrenince daha da şaşırıyorlar. Fırsat buldukça Çağrı Merkezimizde çağrı aldığım ve satış ekiplerimizle müşteri ziyaretine çıktığım da oluyor.

Kısacası tüm bunlar bana işin başındaki arkadaşlarımızın neler yaşadığını görme fırsatı sunuyor.

Temel olarak hangi konular üzerinde çalışıyorsunuz şu anda?

Öncelikli odağımız çalışanlarımızın yeteneklerini geliştirmek... Şirketimiz için doğru çalışanları işe aldıktan sonra onların gelişimine odaklanıyoruz.

Bu anlamda, birkaç sene önce başlattığımız Uluslararası Sertifikalı Uzmanlar (Certified International Specialist) Projesi’nin çok önemli olduğunu düşünüyorum. Genel müdürümüz de dahil, her kademe çalışanımız, bu eğitime katılıyor. Her fonksiyon ve seviyeden çalışanımız, aynı sınıf içinde ve karma olarak aynı eğitimi alıyor.

Bu; tüm çalışanlarımızda aynı bakış açısını, aynı vizyonu yaratmak için, onları aynı bilinç düzeyine getirmek için çok ciddi ve güzel bir çalışma. Böylece tüm çalışanlarımızın aynı dili konuşabilmesini sağlıyoruz. Ayrıca her departman diğerinin ne iş yaptığını da anlayabiliyor.

Bu eğitimin sonucunda herkese Uluslararası Sertifikalı Uzman pasaportu veriyor, aldıkları her eğitimin mührünü basıyor ve tüm DHL hayatı boyunca çalışanlarımızın bu pasaportu yanında taşımasını istiyoruz.

Bunu takiben, her departman için ayrı mesleki eğitimlerimiz var. Yöneticiler için ayrı yöneticilik eğitimlerimiz de mevcut, bunlara her sene yenileri de ekleniyor.

Aramıza yeni katılan çalışanlarımız için uyguladığımız Oryantasyon programımızı da, çalışanlarımızın kendi departmanları dışında farklı departmanlarda belli bir süre geçirmelerini ve operasyonla sahaya inmelerini içerecek şekilde kurguladık.

Bunun dışında bizim için çok önemli konulardan biri de çalışanlarımızın motivasyonu... Çünkü biz; çalışanların tercihi (employer-of-choice) olan bir şirket olmayı hedefliyoruz. Bu nedenle şirket içinde motivasyonu artırıcı, çalışanlarımızın morallerini yüksek tutacak pek çok çalışma yapıyoruz. Takdir konusuna özellikle özen gösteriyor ve çalışanlarımızın iyi yaptıkları şeyleri sistematik bir biçimde takdir etmeye çalışıyoruz.

Bunun için de öncelikle yöneticilerimize geri bildirim eğitimleri veriyoruz. Yöneticilerimizin çalışanlarımıza hemen gönderebileceği “Teşekkürler” kartlarımız var. Her çeyrek dönemde “Çeyreğin Çalışanı”nı seçiyoruz. Bu çalışanlarımız arasından da Yılın Çalışanlarını belirliyoruz. Bu çalışma dünyanın diğer ülkelerinde de yapılıyor ve senede bir kere bütün dünyadaki yılın çalışanları bir araya gelerek bir haftalık, motivasyon, eğlence ve teşekkür – takdir aktivitesine katılma imkanı buluyor. Bu aktivite bünyesinde hem dünyadaki meslektaşları ile zaman geçiriyor hem de takdir edilmiş oluyorlar.

Bunun haricinde lokalde yaptığımız pek çok takdir programı var: Ayın sürücüsü, ayın satışçısı, ayın kuryesi gibi pek çok kategoride seçimler yapıyoruz. Ayrıca 5-10-15-20 yıl ve üzeri çalışanlarımız için kıdem ödüllerimiz de oluyor.

Bundan sonrası için neler var hedeflerinizde?

Öncelikli amacımız tüm bu çalışmaları bir sonraki seviyeye taşımak... Çünkü sürdürülebilirliğin yanısıra uygulamalara hep bir şeyler katmak gerekiyor. Var olan çalışmaların bir süre sonra alışkanlık haline gelmesi çok doğal. Bu sebeple çalışanlarımızı dinliyor ve onlardan gelen geri bildirimler doğrultusunda yenilikler yapıyoruz.

Özellikle eğitim ve gelişim alanında; çalışanlarımızın profesyonel iş alanlarında bir üst seviyeye geçerken almaları gereken eğitimler konusunda yoğun bir şekilde çalışıyor olacağız. Mesleki eğitimlerinin yanı sıra kişisel gelişim eğitimleri de odağımızda olacak.

Aile dostu uygulamalarımız da artarak devam edecek. Örneğin yine çalışanlarımızdan gelen geri bildirim doğrultusunda, düzenlediğimiz pikniklere ailelerin de katılması kararını aldık. Öte yandan çalışanlarımızın çocuklarına özel organizasyonlar yapacağız. “Annem – babam nerede çalışıyor?” günlerinde, çocukların ofise gelip, burayı tanımasını, hatta küçük aktiviteler yapmalarını sağlayacağız. İş sağlığı ve güvenliği, özellikle çok üzerinde durduğumuz bir konu olduğu için, çocuklar için de sağlık ve güvenlik ile ilgili, onların ihtiyacı olan konularda eğitimler vermek istiyoruz.

Söz buraya gelmişken, iş sağlığı ve güvenliği konusundaki çalışmalarınızı da aktarır mısınız?

İş sağlığı ve güvenliği, bizim için gerçekten çok kritik bir konu. Bu konuda en ufak bir noktada bile taviz vermiyoruz. Tüm çalışanlarımıza bu konuda eğitimler verdik; herkes iş sağlığı ve güvenliği eğitiminden geçti. Tüm ofislerimizi, tüm istasyonlarımızı denetledik. Aksiyon planlarımızı çıkardık ve bunları uyguluyoruz.

Bir iş sağlığı güvenliği kurulumuz var. Bu kurul düzenli olarak, 2 ayda bir, var olan aksiyonların ne durumda olduğunu ve bekleyen konuları gözden geçiriyor. Biz de tutanaklarla ve zabıtlarla bunları takip ediyoruz.

İş sağlığı ve güvenliği uzmanımız düzenli olarak tüm istasyonlarımıza her zaman denetimlerini sürdürüyor. Çalışanlarımızın alması gereken ek eğitimlere sürekli devam ediyoruz. Şirketimize her yeni katılan arkadaşımıza da mutlaka iş sağlığı ve güvenliği eğitimini veriyoruz.

Tüm bu çalışmalar sonucunda, 2014 yılında, tarafsız akademik danışmanlardan oluşan değerlendirme komitesi tarafından, DPDHL Kurumsal Sağlık Ödülü’nü almaya hak kazanmanın mutluluğunu yaşıyoruz.

Bu konuda devletin takibi kadar, işverenlerin hassasiyetinin çok önemli olduğunu vurgulamak isterim. Çalışanların bilinçlendirilmesi, gerekli eğitimlerin verilmesi şart. Çünkü bazı şeyler karşılıklı besleniyor. Çalışanlarımızı eğitip bilinçlendirdiğimizde, onlar da iş başında iyileştirilmesi gereken konuları tespit ederek iletişime açıyor. Dolayısıyla biz de onlardan besleniyoruz.

Kısacası iş sağlığı ve güvenliği, hem devlet hem de işveren tarafından desteklenmesi; bu arada çalışanların da bilinciyle çok daha iyi seviyelere gelmesi gereken bir konu...

“KADIN İŞGÜCÜNE İNANIYORUZ,
TÜRKİYE YER OPERASYONLARININ BAŞINA BİR KADIN YÖNETİCİ ATADIK”

Çetinbora, DHL Express içinde kadın iş gücüne çok önem verildiğini vurguluyor: “Üst ve orta düzey yöneticilerimizin yüzde 50’si kadın. Yönetim kademesinde boşalan her pozisyon doldurulacağı zaman uygun adayların içindeki kadın adayları değerlendiriyoruz öncelikle...” diyen Çetinbora, yakın zamanda tüm Türkiye yer operasyonlarının başına bir kadın yöneticinin atandığını ve operasyona daha çok kadın almak istediklerini de aktarıyor. Ancak elbette kadınların toplum içindeki farklı sorumlulukları nedeniyle, iş hayatı onlar için her zaman çok daha kolay olmuyor. İşte bu noktada şirket olarak olabildiğince destek vermek üzere pek çok aksiyon aldıklarını vurgulayan Çetinbora; “Doğum yaptıktan sonra kişinin evine mutlaka, eğitim vermesi amacıyla bir hemşire gönderiyoruz. Süt ve doğum izinleri konusunda çok esnek bir yapımız var. Arzu edenlere ücretsiz senelik izin hakkı tanıyoruz. Ofisimizde süt odası ve ekipmanları bulunuyor. Kadın çalışanlarımızın kuru temizleme, alışveriş gibi ihtiyaçlarını karşılayabilmesi için genel müdürlük ofisimizden yakındaki alışveriş merkezlerine her gün öğle tatilinde servis kaldırıyoruz” diyor.

HEM AVRUPA’NIN HEM ORTADOĞU’NUN EN İYİ İŞVERENİ...

DHL Express Türkiye, İK yaklaşımı konusunda gösterdiği üstün başarı ile dünya çapında yalnızca çalışan memnuniyeti konusunda en yüksek standartları yakalayan şirketlere verilen En İyi İşveren sertifikasıyla ödüllendirildi yakın zamanda...

En İyi İşveren sertifikası sadece çalışma koşullarında en yüksek standartlara ulaşan organizasyonlara veriliyor. Bu ödüle hak kazanabilmek için organizasyonlar öncelikle Top Employers Enstitüsü tarafından her sene revize edilen ve organizasyon içerisindeki İK etkisini detaylı biçimde analiz eden bir ankete katılıyorlar. Bu anket, çalışma şartlarını ve çalışanların organizasyon içerisindeki gelişim fırsatlarını detaylı bir biçimde değerlendirmeye alıyor. Bunu takip eden bağımsız dış denetim süreci de yine uluslararası standartlarda gerçekleşen bir puanlama ve değerlendirme sürecinin ardından tamamlanıyor.

En iyi işveren ödülü kapsamında şirketler organizasyon içi iletişim kanalları, eğitim ve gelişim fırsatları, ücretlendirme ve yan haklar, esnek çalışma koşulları, sosyal aktiviteler, işe alım ve şirket kültürüne uyum, kariyer yönetimi, ek menfaatler ve çalışan sağlığına yönelik programlar alanlarında değerlendiriliyor.

DHL’in TOP Employer ödülünü almasında önemli rol oynayan CIS – Sertifikalı Uluslararası Uzmanlık programı DHL Express kültürünün ve FOCUS stratejisinin, iş hedeflerinin açık bir şekilde anlaşılmasına ve uluslararası büyümeye odaklanılmasına olanak sağlıyor. Seneler içinde gelişme gösteren bu program sayesinde Tümevarım, Ticari Bilgi, Fonksiyonellik ve Yönetim gibi içerikler çalışanlara aktarılıyor.

Top Employer ödülünün kazanılmasında rol oynayan bir diğer önemli program ise DHL Express’in Motiv8 isimli mevcut performans yönetim programı... Beş evrensel yetiye dayanan bu program, sadece yöneticilerin çalışanlarının performansı konusundaki görüşlerini değerlendirmekle kalmıyor, aynı zamanda çalışanların kariyer ve hedefleri konusundaki görüşlerini de göz önünde bulunduruyor.