“Oksijen maskesini ilk başta kendimize taktık ve ‘Önce Sen’ dedik”

Öngörülebilir bir dünyada yaşamadığımız, “değişim” kavramının artık hayatımızın bir parçası haline geldiği kuşku götürmez bir gerçek. Değişimin yaşandığı dönemlerin sıkıntılı geçtiği de…

Böylesi zamanlarda direncin önüne geçebilmenin ciddi emek, şeffaflık ve açık iletişim gerektirdiğini de artık biliyoruz. Bu ay söyleşi sayfalarımızın konuğu olan NN Hayat ve Emeklilik İK Genel Müdür Yardımcısı Başak Başar Beleli ile sohbetimizin ana odağını da “değişim” oluşturuyor. Zira 2015 yılında yeniden markalaşmanın yaşandığı kurumda, organizasyonel ve kültürel bir dönüşüm gerçekleşti. Peki, bu kültürel değişim sürecinde neler yapıldı? En önemli çıkarımlar neler oldu?

Bundan sonrası için nasıl bir yol haritası var? Biz sorduk, Beleli yanıtladı.

Yakın zamanda bir değişim süreci başladı şirketinizde. Öncelikle öykünün bu kısmını anlatır mısınız?

Şirketimizin tarihçesi 2003, bağlı olduğumuz Grubun Türkiye’deki geçmişi ise 2008 yılına dayanıyor. Ancak o dönemde bağlı olduğumuz grubun bankacılık, sigortacılık ve yatırım yönetimi faaliyetlerini ayırma kararı alması sonucunda, 2015’te faaliyetlerimizi NN Hayat ve Emeklilik adı altında sürdürmeye başladık. Dolayısıyla bir yeniden markalaşma süreci yaşadık ama aslında bir kültür değişimi de söz konusu oldu.

Şu anda, ağırlıklı Avrupa'da olmak üzere 18 ülkede faaliyet gösteren ve 12 bin çalışanın bulunduğu NN Group'un bünyesinde faaliyet gösteriyoruz. Genç bir çalışan nüfusumuz mevcut. Sektörümüz de oldukça dinamik. Dolayısıyla bir yandan bu tempoya ayak uydururken, bir yandan da kültürel bir değişim gerçekleştirdik. Daha çevik bir yapılanmaya geçtik; organizasyonumuzu baştan aşağı gözden geçirip, farklı şekilde ele alınabilecek bazı pozisyonları dönüştürdük.

Peki, bu değişim İK’ya nasıl yansıdı?

İşe zaten önce kendi yapılanmamızdan başladık. Bir benzetme yapmak gerekirse; oksijen maskesini önce kendimize takmamız gerekiyordu.

Ben 2014 yılında göreve başladığımda, İK departmanı üç kişiden oluşuyordu. Bu arkadaşlarım 340 kişiye, belirli bir iş bölümü olmadan hizmet sunuyor, ancak günlük ve operasyonel işlere odaklanabiliyorlardı.

Dolayısıyla öncelikle ekibi hem güçlendirip hem de iş ortaklığı yapısını getirerek iş bölümlerini netleştirmek istedik. İK İş Ortaklıkları ve Uzmanlık Merkezi oluşturduk. Bunun yanı sıra Satın Alma ve İdari İşler de bize bağlandı. Orada da bir takım sinerjiler yarattık. 

Sonuç olarak şu anda 16 kişilik bir kadroyla Satın Alma, İdari İşler ve İK alanında hizmet veriyoruz.

Bu değişikliğin ardından neler yaptınız ekip olarak?

Kendi düzenimizi oturttuktan sonra şirket organizasyonunu nasıl daha verimli kılabileceğimize baktık. İçinde bulunduğumuz piyasa ile karşılaştırmalar yaptık. Nerelerde fırsatımız olduğunu gördük. 

Bunun ardından ilk aşamada organizasyonel değişiklikler yaptık ve şirket genelinde bir yeniden yapılanmaya imza attık. 2015 yılında bu yapılanmaya devam etmekle birlikte, hızı biraz daha kesildiği için işin niteliğine de daha fazla eğilebileceğimiz bir döneme girdik. 

Bu dönemde değerlerimiz, çalışan markasının iletişimi ve değişik alanlarda örnek uygulamalar getirmek gibi konulara odaklandık. İçeride süreçlerimizi daha iyi oturttuk; performans yönetimi, ücret yönetimi gibi alanlarda hem güncelleme ihtiyacı olan hem de iletişiminin çok daha iyi yapılması gereken noktalar vardı. İç İletişim fonksiyonunu pazarlamadan devraldık. Mottomuzu “Önce Sen” olarak belirledik. Çünkü her şey kişiden başlıyor. Hiçbir değişimi ya da gelişimi kişiye dayatamazsanız, dayattığınızı sanırsınız. Ancak talep kişiden geldiğinde gelişim başlar. Biz de bunun yeşermesini sağlayacak ortamlar yaratmaya çalışıyoruz. Bu da kişilerin ve şirketin ilerlemesine katkı sağlıyor. 

Şirket bağlılığını artırabilecek sosyal aktivitelere ağırlık verdik. Gönüllü bir ekip kurduk, kendilerine “Renkli Fikirler Atölyesi” ismini veren bu gruba bir bütçe sunduk ve bir yıl boyunca çalışanlarımızla istedikleri aktiviteleri, istedikleri gibi planlamalarına olanak tanıdık.

Bunun yanı sıra eğitim ve gelişime daha fazla ve farklı bir formatta önem vermeye başladık. Çünkü değişimi yönetmek ve insanların sahiplenmesi için bu çok önemliydi. İş başında eğitim bizim için çok kıymetli bir araç. Çalışanların işin başında öğrenmesinin daha etkili olduğunu bildiğimiz için şirket içi rotasyonlar yaptık. Bu sayede kişisel gelişim ve kariyer hedeflerine ulaşabilmeleri için fırsatlar yarattık. 

Öte yandan, eskiden münferiten ve geleneksel şekilde yapılan eğitim programlarının yerine, 2014 yılında bir örnek uygulama olan “Kampüs” uygulamasını başlattık. Bu programda hafta boyunca, paralel seanslarda birçok farklı başlıkta kişisel gelişim eğitim platformu oluşturuyoruz. Sadece sınıf içi eğitimler değil, aynı zamanda ilham verici konuşmalar ve farklı motivasyonel aktiviteler de yapıyoruz. Bu da hem çalışanlarımızı yakınlaştırıyor, böylece işbirliğini artırıyor, hem de farklı ufuklar açıyor. Bu yılki Kampüs temamız ‘Yeter ki iste’ çünkü her şeyin öncelikle istemekle ve bunun için harekete geçmekle başladığı düşüncesindeyiz.

Nitekim bunu, bu yıl lanse ettiğimiz yeni yetenek programımızda da yansıttık ve “Önce Sen” mottomuz doğrultusunda hareket ettik: Bu programa girmek için yönetici yönlendirmesinden önce kişinin kendisinin başvurması ilk kriterimiz oldu.

‘Önce Sen’i işimizin her alanında yaşıyoruz, yaşatıyoruz. Bu kapsamda gönüllü çalışanlarımızın şirket için stratejik olan projelere dahil edilmesini sağladık. Farklı departmanlardan çalışanlarımız bir araya geldi ve belli konular üzerinde çalıştı, bunu yaparlarken onları yaratıcılık ve kurumsal girişimcilik eğitimleri ile destekledik. Proje bitiminde üst yönetime sunum yaptılar.

Esnek çalışma saati uygulamasının yanı sıra “Otonom Saatler” adı altında bir uygulama da başlattık. Orada da çalışanlarımızın, iş tanımının dışındaki bir alanda, katkısı olabilecek herhangi bir fikri olması ya da bir problem üzerinde çalışmak istemesi durumunda; yöneticisiyle mutabık kalarak bir gün istediği yerde, istediği kişilerle çalışabilmesine olanak tanıdık. Tek beklentimiz, projesi ile ilgili gelip bizlere kısa bir sunum yapıp kendisini nasıl destekleyebileceğimizi söylemesi... Bu hem çalışanların görünürlüğünü artıran, hem de şirketi ileriye taşımak için sürekli iyileştirmeye olanak sağlayan bir uygulama ve bu tarz bir iç motivasyonu olan kişiler için gerçekten önemli bir fırsat.

Yaratıcılığı desteklemek için fiziksel koşullarımızı da farklılaştırdık. Çalışanlarımız ofisimizin ‘çevik’ ve ‘dinamik’ köşelerinde, masalarının dışında çalışabiliyor.

Kısacası gelenekselden biraz uzaklaşıp farklı formatta uygulamalar yaptık. Genç bir nüfusa sahip olduğumuz için de bu uygulamalar çok etkili oldu. Tüm bunları yaparken doğru iletişim yapmamız sayesinde şirkete karşı daha şeffaf bir İK haline geldik. Bu da tabii güveni artırdı.

Tüm bunlar yapılırken en önemli çıkarımlarınız neler oldu?

Şeffaflık ve açık iletişim kesinlikle çok önemli. İletişimi değişim sürecinde çok kilit buluyorum. İç İletişim fonksiyonunun bize geçmesiyle, niteliği için farklı yöntemler geliştirdik. Farklı ve düzenli iletişim etkinlikleri gerçekleştirdik. İki yönlü iletişimi açtık. Anketler yaparak, odak grup çalışmalarını destekleyerek ve açık kapı politikasını hayata geçirerek çalışanlarımızın sesini hep dinledik. Değişimi yönetirken bunların tümü çok önemli. Kişilerde güveni oluşturmak için şeffaf olmak gerekiyor. Çalışanların, olan bitenlere ilişkin akıllarında yanlış şeyler kurmamaları önemli.

Değişimle yüzleşmenin faydasını da gördük. Tüm şirketi topladığımız toplantılarda, çalışanlar arasında konuşulduğunu ya da endişe yarattığını bildiğimiz konuları bizzat dile getirip doğruları aktardık. Bu tür durumlarda proaktif iletişimin önemli olduğunu gördük.

Tüm bunları yaparken çalışanları sürece dahil etmenin de önemine vurgu yapmak isterim.

Şu anda temel olarak neler var gündeminizde?

Az önce sözünü ettiğim tüm bu uygulamalarla birlikte temellerini attığımız konuları biraz daha ileriye taşıyarak, inovasyona odaklanmak istiyoruz. Çünkü bizim sektörümüzde havuz da, içindeki paylar da belli. Kendimize havuzun dışında başka dünyalar yaratabilirsek, daha fazla şansımız olacağını biliyoruz. Bunun da yolu inovasyondan geçiyor. Bunu Türkiye’de çok da örneği olmayan biraz daha farklı bir organizasyonla hayata geçirmek; inovasyonun ruhuna uygun bir şekilde, inovatif bir yapılanmayla yol almak istiyoruz. Bunun için bir çalışmamız var. 2017’de ağırlığını vereceğimiz konu bu olacak.

Önemli önceliklerimizden biri de, 2017 başında hepimizin hayatına girecek olan otomatik katılım konusunda şirketlerdeki farkındalığı artırabilmek... Özellikle İK olarak bize bu konuda önemli bir görev düşüyor çünkü bu konuda şirketlerdeki İK yöneticilerini önemli bir karar mercii olarak görüyoruz, dolayısıyla bilgi aktarımında aktif rol oynuyoruz. Şirket içinde de otomatik katılım için bir ekip oluşturup bazı farklı çalışmalar yapıyoruz.

Uygulamalarımızı güncellerken hem en iyi uygulamalara, hem de içerideki ihtiyaçlara bakıyoruz. Müşterinin ne kadar önemli hale geldiğini biliyor ve İK’da iç müşterimiz olan çalışanların sesine çok önem veriyoruz. Süreçlerimizi uygularken onların ihtiyacına özel olmasına dikkat ediyoruz.

“FİNANS ALANINDAN GELMENİN YARARINI GÖRDÜM, BENCE HER İK’CI
KARİYERİNİN BİR BÖLÜMÜNDE FARKLI BİR FONKSİYONDA ÇALIŞMALI”

Gelelim Beleli’nin, 2014 yılının Şubat ayında NN Hayat ve Emeklilik’teki göreve gelişinden önceki kariyer öyküsüne… 1996’da, ekonomi alanındaki lisans eğitimini tamamladığını ve finans alanında çalışmaya başladığını belirten Beleli’nin ilk durağı P&G olmuş: “Burada 9 yıl boyunca finansın değişik birimlerinde görev yaptım. Birim yöneticisi olduğum zamandan itibaren de şu anda anladığımız haliyle İK’nın konusu olan işleri daha çok yapmaya başladım. Organizasyon tasarımından performans yönetimine, ücretlendirmeye kadar tüm çalışmaları birim yöneticileri yapardı o zamanki sistemde. Ben de zaman içinde bu tip islerle uğraşmaktan daha çok zevk aldığımı fark ettim”.

Ancak Beleli’nin kariyer yolculuğu, bu dönemde ikiz bebeklerini dünyaya getirmesi ve eşinin iş değişikliği nedeniyle İzmir’e taşınması sebebiyle kesintiye uğramış. Beleli, biraz daha kendine dönme fırsatı yakaladığı bu dönemde İK alanında kariyer yapmaya kesin karar verdiğini belirtiyor. Söz yine kendisinde: “Bu dönemde sertifikasyon programlarına da katıldım ve İK’nın teorisini kavradım. Artık yeni bir başlangıç yapmaya hazırdım. Bunun üzerine kariyerimi kaldığım yerden sürdürmek üzere İstanbul’a döndük”.

Ve bu dönemde yollar, o zamanki adıyla Cadbury ile buluşur. Beleli’nin görevi, İK’da bir proje yönetmektir. “Kendi adıma, baştan sona bütün süreçleri gördüğüm için çok öğretici bir dönem oldu” diyor Beleli: “Değişimin çok sık yaşandığı bir kurumdu. 6 yıl boyunca 4 kez şirket ismi değişti. Dolayısıyla çok farklı deneyimler kazandım. Her tür birleşme, ayrılma, yeniden yapılanma, küçülme, büyüme gibi durumu bu dönemde yaşama imkanım oldu. İK’nın değişik alanlarını da deneyimleme fırsatım oldu”.

Beleli’nin daha fazlasını yapabileceğine karar verdiği bu dönemde; NN Hayat ve Emeklilik’teki bu görev çıkar karşısına. 2014 yılının Şubat ayından beri İK’nın liderliğini yürüten Beleli, yakın zaman önce NN Group’ta Ücretlendirme alanında Bölgesel bir sorumluluk da üstlenmiş.  

Peki, finans alanından gelmenin yararlarını görüyor mu Beleli? Sözü kendisine bırakalım: “Ben yararını çok gördüm. Zaten bana göre, bir İK’cının kariyerinin bir bölümünde masanın diğer tarafında, farklı herhangi bir fonksiyonda çalışması büyük katkı sağlıyor. Bu empatinizi artırıyor, işi anlıyor olmanız karşıya çok daha fazla güven veriyor ve işinizi kolaylaştırıyor. İşe daha fazla katkıda bulunabiliyor ve etkinizi artırabiliyorsunuz ”.

Paylaş: