Metro Türkiye, yeni yöneticilerinin yaşamını İç Mentörlük programı ile kolaylaştırıyor

19 mağazada, 3850 çalışanı bulunan ve yıl sonuna kadar geçen senenin iki katı kadar mağaza açmayı hedefleyen Metro, bu hızlı büyüme sürecinde bünyelerine katılacak olan yöneticileri için yepyeni bir program hayata geçiriyor: Bu ay başlayacak olan ve yeni İşletme Müdürleri’nin hedeflendiği İç Mentörlük Programı ile çalışanların hem işlerine hem de kuruma daha kolay uyum sağlayabilmesi amaçlanıyor.

Var olan informal uygulamalarını çok daha sistematik bir hale getirdiklerini dile getiren Metro Türkiye Eğitim ve Gelişim Müdürü Seyhan Esen ile mentörlerin nasıl belirlendiğini, nasıl bir hazırlıktan geçtiklerini ve sürecin nasıl değerlendirileceğini konuştuk.

Esen ile sohbetimiz bununla sınırlı kalmadı elbette… Geçen yıl düğmeye bastıkları e-learning uygulamasında, perakende sektörü için çok yüksek bir rakam olan %75’lik başarılı tamamlama oranını yakalayarak dikkat çeken Metro Türkiye’de bu başarının nasıl yakalandığını da kendisinden dinledik.

Öncelikle bize Metro Türkiye Eğitim ve Gelişim Departmanı hakkında bilgi verir misiniz?

Ben dahil 7 kişiden oluşan bir ekiple, Metro Eğitim ve Gelişim Departmanı olarak 19 mağazamızdaki, toplam 3 bin 850 çalışanımıza hizmet veriyoruz. Verdiğimiz eğitimleri; “Operasyonel” ve “Lokal & Uluslararası Eğitimler” olarak ikiye ayırabiliriz.

Satış faaliyetlerini “operasyon” olarak adlandırdığımız için, operasyonel eğitimleri mağaza eğitimleri olarak da niteleyebiliriz. Bu eğitimleri, mağazalarda çalışmış, sahada deneyim kazanmış, mağaza müdür yardımcılığına kadar yükselmiş arkadaşlarımız veriyor. Dolayısıyla sadece teorik eğitimler sunmuyor, gerçekten uygulamaya yönelik tecrübelerini de aktarıyorlar.

Mağazalarımızdaki İşletme Müdürlerinin, İşletme Müdür Yardımcılarının, gıda ve gıda dışı reyonların departman müdürlerinin ve müdür yardımcılarının eğitimlerini merkezden veriyoruz. Yeni mağaza açılışları sırasında da adaylar işe alım departmanı tarafından pozisyonlarına yerleştirildikten sonra bu eğitimler, paket programlar dahilinde veriliyor.

Bu paket programlar merkezde mi oluşturuluyor?

Almanya, Paris, Moskova ve Şangay’daki lokasyonlarda, House of Training adlı eğitim kampüslerimiz var ve merkez tüm ülkeler için geçerli olan paket eğitim programlarını oluşturuyor. Bunların adına da “Start” deniyor. “Start İşletme Müdür Yardımcılığı Programı”, “Start Departman Müdürlüğü Programı”, “Start İşletme Müdürlüğü Programı” gibi paketlerimiz mevcut.

Ancak elbette paketler bize ulaştığında bire bir kullanmıyor; gerçekten işi bilen profesyonel arkadaşlarımızla birlikte ilk önce Türk kültürüne adapte ediyor, ekleme ya da çıkarma yapıyor; kısacası yerelleştiriyoruz.

Bu paket programların içeriğinde neler bulunuyor?

Operasyona yönelik eğitimler, kişisel gelişim eğitimleri, yöneticilik ve ekip yönetimi eğitimlerinin yanı sıra on – the – job dediğimiz iş başı eğitimleri de mevcut. En kısa eğitimimiz 3 ay; içeriden atamadığımız, dışarıdan aldığımız İşletme Müdür Yardımcılığı seviyesi için oluşturduğumuz eğitimimiz ise 12 ay sürüyor.

Bu çalışanlarımız, bu sürenin ilk 4 ayında Departman Müdürü olarak eğitim alıyor. Çünkü bizim için reyon çok kritiktir. Dolayısıyla kişinin ilk önce bu deneyimi yaşayıp görmesini sağlar, sonra İşletme Müdür Yardımcılığı eğitimine devam ederiz. Kişi bu görevde, farklı bir mağazaya giderek eğitimine devam eder.

Bu çok uzun bir süreç, bu nedenle bu pozisyona aldığımız arkadaşlarımızla bu konuda mutabık olmamız büyük önem taşıyor.

Yoğun mağaza açılışlarının beraberinde getirdiği kapsamlı eğitimler devam ederken, gündeme İç Mentörlük sistemini de getirdiniz. Buradaki yola çıkış amacınız neydi?

Yapmış olduğumuz beyin fırtınası toplantılarından birinde böyle bir fikir doğdu. Yöneticilerimizi teorik ve pratik eğitimlerle destekliyor olsak bile, bu kişiler pozisyonlarına atandıklarında; özellikle İşletme Müdürlüğü pozisyonunda, yanlarında bir destek arıyorlardı. Bunu zaten informal olarak yapıyorduk ama biraz daha yapılandırılmış bir hale getirmek istedik.

Bunun üzerine hemen operasyon bölümü ile iletişime geçerek fikirlerini aldık. Onlar da, informal bir sistem olduğu için takibin zor olduğunu, dolayısıyla süreci sistematik hale getirmenin çok yararlı olacağını vurgulayınca düğmeye bastık. Sistemin tüm eğitimlerini ve dokümanlarını hazırladık, artık uygulamaya geçiyoruz.

Kimler mentör’lük yapacak?

19 deneyimli işletme müdürümüz arasından 5’ini seçtik ve yönetim olarak teklifte bulunduk. Kendilerine bu proje ve iş anlatıldığında, onlara da çok cazip geldi. Zaten informal olarak yaptıkları bir uygulamaydı; bunun eğitimle desteklenerek daha formal hale getirilmesinin çok yararlı olacağını dile getirdiler.

Ne bekliyorsunuz mentör’lerinizden?

Burada onlardan beklentimiz, içeriden atanan ya da dışarıdan gelen yeni İşletme Müdürlerinin görevlerine adapte olmasını sağlamak, aslında onlar için biraz hayatı kolaylaştırmak… Sonuçta yeni arkadaşlarımız elbette işlerini nasıl yapmaları gerektiğini biliyor. Mentörlerin çok kritik noktalarda devreye girerek, onlara doğru yolu göstererek şirkete adapte olmalarını ve yeni görevlerine uyum sağlamalarını hızlandırmak çok önemli. Bu programın temel amacı bu aslında…

Öte yandan, operasyonel anlamda da, ekip yönetimi anlamında da çalışanın desteğe ihtiyacı olduğu noktalarda yanında yer almak ve şirket kültürü, değerleri doğrultusunda neyi nasıl yapması gerektiği konusunda ona yol göstermek çok önemli.

Mentörler bu sürece nasıl hazırlandılar? Özel bir eğitimden geçtiler mi?

Evet, geçtiler. İlk önce bir günlük bir workshop düzenledik; sistemi birlikte tasarlamak istedik. Metro’da özellikle önem verdiğimiz konulardan biri de; yukarıdan aşağıya değil hep birlikte sistemi oluşturmak, bunu kullanacak kişilerle birlikte şekillendirmek, sahiplenmesini sağlamak olduğu için bu noktada da yine onları dinledik; atacağımız adımların neler olması gerektiğine, kapsama, süresine, değerlendirme formlarının kaç tane olacağına kadar tüm sürece birlikte karar verdik. Mentörlerimiz bunun sonrasında iki günlük bir uygulamalı eğitim aldılar.

Süreç nasıl işleyecek?

Mentör – danışan ilişkisi, bir yıl sürecek. Mentörlerimiz ilk 3 ay içinde 15 günde bir mutlaka mağazayı ziyarete gidecek ve yüz yüze görüşme yapacak. 3 aydan sonra ise ziyaretler ayda bire inecek ama iletişim telefonla ya da başka kanallarla devam edecek.

Bu konuda nasıl bir değerlendirme, ölçümleme yapmayı düşünüyorsunuz?

Farklı şirketlerde bu uygulamaları yaparak deneyim kazanmış olan danışmanımızla birlikte, ölçümleme kısmını çok ciddiye alıyoruz.

Süreç, her şeyden önce bir taahhüt ile başlıyor. Her iki taraf da, beklentileri konusunda mutabık kalıyor.

Ardından, her ay sonunda taraflardan bir değerlendirme yapmalarını istiyoruz. Bu değerlendirmeyi danışan hazırlıyor. Nelerin konuşulduğunu, nelerin karara bağlandığını, neler yapılmasının planlandığını mentör’üne göndermesini istiyoruz. Mentör daha sonra gerekiyorsa bunun üzerinde değişiklik yapabiliyor. Ardından yine danışan, İK’ya ve bölge müdürlerine cc’leyerek bu raporu elimize ulaştırıyor.

Öte yandan, mentör’ün de üçüncü ve on ikinci ayda süreci değerlendirmesini istiyoruz. Üçüncü ayda değerlendirme istememizin nedeni, kritik bir konu varsa buna hemen müdahale edip, gerekirse değişiklik yapmak…

Son olarak, dönem sonunda yapacağımız değerlendirme ile de bu uygulamanın gerçekten işe yarayıp yaramayacağını anlamayı hedefliyoruz.

İç Mentörlük programının yanı sıra, geçtiğimiz yıl başlattığınız e-learning çalışmalarınız olduğunu da biliyoruz. Nasıl yol aldınız?

Çok farklı lokasyonlarda, çok yüksek sayıda çalışanımız olduğu için eğitim ve gelişim faaliyetlerini onlara daha etkili biçimde ulaştırmanın yollarını araştırdığımızda, karşımıza çıkan yöntemlerden biri e-learning oldu. Geçen yıl çalışmalara başladık ve birlikte çalıştığımız Enocta firmasının da desteğiyle lansmanından, konuyu nasıl iletişime açacağımıza kadar çok yoğun bir çalışma yaptık. Sonuç olarak 3500 çalışanımıza eğitim atayarak süreci başlattık.

Şu anda intranet’imizde, House of Training’in oluşturduğu, yaklaşık 15 farklı konuda eğitimimiz mevcut. Öte yandan bunlara, kişisel gelişim ve bilgi güvenliği gibi eğitimleri de ekledik. Yöneticilerimiz için yönetsel beceri eğitimlerini, tüm çalışanlarımız için iletişim, stres yönetimi ya da hizmet standartları gibi eğitimleri atadık.

Sonuç olarak atanan bu eğitimlerin yüzde 75’i tamamlandı. Bunu özellikle vurgulamak istiyorum; çünkü özellikle perakende sektörü için bu başarılı tamamlama oranı çok yüksek... Sektör için çok ciddi bir oran olduğunu biliyoruz.

Özellikle perakende sektörünü baz alırsak, eğitim ve gelişim konusunda öne çıktığını düşündüğünüz eğilimler var mı?

Aslında zaten sözünü ettiğim tüm projeleri, bu eğilimleri dikkate alarak gerçekleştiriyoruz. Tüm sektörlerde olduğu gibi artık perakendede de içerideki deneyimlerden yararlanmak için koçluk, mentörlük uygulamalarını kullanmak; farklı lokasyonlara ulaşabilmek için teknolojiden yararlanmak çok önemli.

Bu noktada belirtmek istediğim bir konu daha var: Perakende sektöründe değerlerinizin ve çalışma prensiplerinizin çok basit ve pratik olması gerekiyor. Biz de bu noktadan hareketle, bunları tekrar gözden geçirmek istedik. Yılın başında, farklı seviyelerden gönüllü belirlediğimiz 200 çalışanımızı Değişim Elçileri adıyla İstanbul’da topladık. Tüm değerlerimizin, prensiplerimizin, çalışma ilkelerimizin üstünden geçtik ve dört temel değer belirledik. Bunların hayata nasıl geçirileceğini, davranışlarımıza nasıl yansıyacağını konuştuk.

Sonuçta tüm İK uygulamalarının, süreçlerinin bu değerlerin üstüne oturuyor olması gerek. Çünkü bu değerler bir anlamda sacayağı gibi… Onları sadece süslü ifadelerle duvara yazmak, içini doldurmamak pek bir şey ifade etmiyor. Bunların davranışlarımıza yansımasını ve hayata geçmesini istiyorsak tüm İK uygulamalarının, süreçlerinin de bunları tamamlıyor olması, desteklemesi lazım. Tabii ki eğitimi hiçbir şekilde bunun dışında tutamayız. Eğitimlerimizin de bu şirket değer ve prensipleri ile çok iç içe olmasına özen gösteriyoruz.

Hatta bunun bir adım ötesine de geçerek, yine çalışanlarımıza sorduk: “Bu davranış değişikliklerinin hayata geçmesi için nasıl bir teşvik ve ödüllendirme sistemi kurulmalı?” Çünkü bunun tekrarlanması için o davranışın fark edilmesi ve sonrasında da ödüllendirilmesi gerekiyor. Şimdilerde bunun üzerinde çalışıyoruz. Bundan sonra da uygulamaların, süreçlerin içine entegre etmek kaldı.

Bu kadar yoğun bir çalışma temposu içinde çalışanlarınızın iş – özel yaşamı konusunda uygulamalarınız oluyor mu?

Evet, kesinlikle... Bu yılın başında, mağaza açılışlarımız ve buna bağlı olarak eğitimlerimiz çok yoğun geçtiği için onların özel yaşamlarına destek olabilecek, biraz da olsa nefes almalarını, ruhen beslenmelerini sağlayacak bir uygulama başlattık: 2010’un Aralık ayında Cuma Buluşmaları adı altında, iki saatlik, iş dışında bir konunun işlendiği konferanslar düzenlemeye başladık. Bunu artık her ayın son cumasında yapıyoruz. İş dışında; örneğin astroloji, nefes teknikleri gibi konular belirliyoruz.

Çalışanlarımızdan aldığımız geri bildirimler de son derece olumlu. Biz de onları özel yaşamlarında desteklemenin, kendilerini iyi hissetmelerini sağlamanın hiç kuşkusuz ki iş yaşamlarına da yansıyacağına inanıyoruz.

Son olarak, kariyerinizin bugüne gelişimini, o günden bu yana nelerin değiştiğini gözlemlediğinizi paylaşır mısınız?

1996 yılında Boğaziçi Üniversitesi Rehberlik ve Psikolojik Danışmanlık bölümünden mezun oldum. 10 ay kadar üniversitede kaldıktan sonra, baştan beri İK alanında kariyerimi sürdürmek istediğim için Metro Eğitim Uzmanı olarak çalışmaya başladım. Böylece kurumla yollarımız kesişmiş oldu.

O günlerle şimdi arasındaki farkı değerlendirmemi isterseniz çok net olarak şunu söyleyebilirim: O zamanlarda yapmak istediğimiz uygulamalar konusunda yöneticileri biz ikna etmek durumundayken, şu anda o taleplerin çalışan ya da yöneticilerden bize geliyor olduğunu görüyoruz. Metro Eğitim ve Gelişim Departmanı artık böyle bir noktada. Bunu görüyor olmak beni çok sevindiriyor. Burada bir kaynağın, deneyimin var olduğunu bilen ve bundan yararlanmak isteyen yöneticilerin gelip bize fikir soruyor olması ya da birlikte bir proje üretiyor olmamız, işin en keyifli tarafı…