Johnson & Johnson’da tek İK, tek ekip “İz Bırakan Liderler” ile çalışanların “İlk Adım”ında yanında...

 
Johnson & Johnson Türkiye İK ekibi, 2014 yılının Eylül ayından beri hareketli günler yaşıyor:
Bağlı olduğu bölge içinde pilot olarak seçilen Türkiye’de, daha önce 3 farklı sektöre ayrı ayrı hizmet üreten
İK ekipleri tek çatı altında toplandı. Sistemlerde değişiklikler yapıldı,
mevcut uygulamalar tüm sektörleri kapsayacak şekilde güncellendi.
Yetenek Gelişim Akademisi’nin, İz Bırakan Liderler ve İlk Adım gibi programların lansmanları yapıldı.

Bu heyecan verici gelişmelerin ayrıntılarını, Johnson & Johnson İK Direktörü Demet Hatipoğlu Akman’dan dinledik.

Johnson & Johnson, tüketicinin yakından tanıdığı bir marka. Bize şirketinizi İK perspektifinden anlatır mısınız?

Johnson & Johnson Türkiye bünyesinde; İlaç Grubu, Medikal Cihazlar Grubu ve Tüketici Grubu olmak üzere 3 farklı sektörde faaliyet gösteriyoruz. 2014 yılının Eylül ayından itibaren global bir proje kapsamında Türkiye’nin pilot ülke olarak seçilmesiyle, tüm bu sektörlere tek İK, tek ekip olarak destek vermeye başladık.

Türkiye’deki 550 kişilik çalışan grubuna, 7 kişilik İnsan Kaynakları ekibi ile çözümler geliştiriyoruz.

Şu anda nasıl bir yapınız var?

İki İK İş Ortağımız, sektörlere odaklanarak görev yapıyor. Bu arkadaşlarımızdan biri ilaç ve tüketici grubundan, diğeri ise medikal cihazlar grubundan sorumlu.

İşe alımdan sorumlu olan müdürümüz, sektörlerdeki öncelikler ve gelen talepler doğrultusunda işe alım ihtiyaçlarının en iyi şekilde yanıtlanmasından sorumlu.

Öte yandan Çalışan İlişkileri ve aynı zamanda ücretlendirme ve ödüllendirme sistemlerimizden sorumlu bir arkadaşımız da var.

Ekibimizde İK sistemlerinden sorumlu olan bir arkadaşımız ile performans, çalışan gelişimi ve yetenek yönetimi programlarının tasarımını ve yürütülmesini sağlayan bir arkadaşımız da görev yapıyor.

Kısacası bu yeni yapı, ekibimizin hem birbiriyle çok yakından çalışmasını hem de işin ihtiyaçlarını çok daha iyi anlayabilmesini gerektiriyor.

Bu yeniliğe paralel olarak sistem ve süreçlerinizde nasıl değişiklikler oldu?

İşe alım tarafında tüm süreci tek bir sistem üzerinden yürütmeye başladık. Aynı zamanda bizim için, çalışanlarımızdan gelen öneriler, isimler de çok kıymetli olduğundan, referans sistemi uygulamamız da bu sistem üzerinden yürüyor. Bu şekilde işe alım süreçlerimizi en doğru şekilde, işin ihtiyaçlarına yanıt verecek şekilde yürütüyoruz.

Bunun yanı sıra artık entegre İK sistemini kullanıyoruz. Buna kritik öneme sahip olan performans ve gelişim süreci ile başladık. “5’li Etkileşim Görüşmeleri” adını verdiğimiz; 5 ana başlık altında topladığımız görüşmelerin hepsini bu sistem üzerinden takip ediyor ve yönetiyoruz.

5’li Etkileşim Görüşmeleri, öncelikli olarak yılın başında performans hedeflerinin ve gelişim planlarının oluşturulmasını, daha sonra yılın ortasında hedeflerin ara dönemde değerlendirilmesini, kariyer görüşmelerini, yılsonu performans görüşmesini ve son olarak ücretlendirme görüşmesini kapsıyor. Bunun dışında da yönetici ve çalışanlarımızın tüm yıl boyunca her zaman etkileşim halinde olmasını ve birbirlerinin gelişimlerine katkı sağlamasını bekliyoruz.

Sistemsel anlamda en önemli değişimlerimiz bunlar oldu.

Peki, tek çatı altında toplanmak yetenek yönetimi ve çalışan gelişimi alanlarına nasıl yansıdı?

Yetenek yönetiminde temel amacımızı; yetenekleri gerçekten en erken safhada belirlemek, gelişimlerini desteklemek, hatta eğer mümkünse bazı zorlayıcı projeler vererek ya da bağlı bulunduğumuz bölgedeki farklı projelerde görevlendirerek onların gelişimlerini hızlandırmak ve kritik pozisyonlarımızdaki yedekleme planlarımızı oluşturmak olarak özetleyebilirim. Bunları zaten yapıyorduk ancak artık tek bir çatı altında topladığımız için sektörler arası daha etkin uygulamalara imza atabiliyoruz.

Öte yandan merkez ofis çalışanlarımızı, satış ekibimizi de dahil edecek şekilde oluşturduğumuz ve daha önce tek bir sektör için uyguladığımız Yetenek Gelişim Akademisi’nin yeni lansmanını 2015 yılında, tüm sektörleri kapsayacak şekilde gerçekleştirdik. Sürdürülebilir yüksek performansa ve potansiyele sahip çalışanlarımızı, belirlediğimiz bir takım kriterleri de sağlamaları durumunda çeşitli gelişim merkezi araçlarını kullanarak değerlendiriyoruz. Bu süreçleri başarıyla tamamlayan arkadaşlarımız Yetenek Gelişim Akademisi’ne katılma şansına sahip oluyorlar. Bu Akademi süresince, yabancı dil desteği alıyor, mentorları oluyor ve farklı gelişim programlarıyla destekleniyorlar.

Yetenek Gelişim Akademisi nasıl oluşturuldu?

Yetenek Gelişim Akademisi’nin tasarımını yaparken, çalışanlarımızdan ve yöneticilerimizden beklenen özelliklerin yer aldığı Liderlik Gereklilikleri yetkinlik modelimizi temel aldık. Andımız (Credo) içinde de yer alan bu özellikler “Bağlan”, “Şekillendir”, “Liderlik Et” ve “Gerçekleştir” şeklinde sıralanıyor. Bu global tanımlamaların altında yetkinliklerimiz ve davranış modellerimiz yer alıyor.

Öncelikle gelişim yolculuğunda kişisel farkındalığın çok önemli olduğuna inanıyoruz. O yüzden Yetenek Gelişim Akademisi ilk olarak“Kendini Tanı” modülü ile başlıyor. Liderlik Gereklilikleri temelinde yapılandırdığımız Bağlan, Şekillendir, Liderlik Et ve Gerçekleştir modüllerimiz de arkadaşlarımızın gelişimlerini hızlandıracak öğrenme metotlarıyla yetkinliklerini geliştirecek içerikleri sunuyor. Her modülde öğrendiklerini, gerçek hayatta uygulayabilmelerini destekleyecek bir proje çalışması ile de, arkadaşlarımızın gelişimlerini pekiştirme ve etkileşimsel olarak birbirlerinin deneyimlerinden öğrenme fırsatı sunuyoruz. İlk kez bu sene tüm sektörler olarak birlikte gerçekleştirdiğimiz Yetenek Gelişim Akademisi, 1 yıllık zaman diliminde tamamlanıyor.

Yöneticiler için ne tür programlarınız var?

Müdürlerimiz için gerek global programlarımız gerekse lokal olarak geliştirdiğimiz gelişim programları mevcut. Tüm sektörler için lansmanını yaptığımız “İz Bırakan Lider” programımız var. Bu programla; tüm yöneticilerimizi kapsayarak insan kaynakları yönetim araçlarımızı daha detaylı bir biçimde paylaşmayı amaçlıyoruz ve bunun da tüm sektörlerin birbirleri ile etkileşim sağlayacak ve birbirlerinin deneyimlerinden öğrenecek şekilde olmasına önem veriyoruz.

Bu programlarda vakalar, yaşanmış örnekler üzerinden gidiyor, rol uygulamaları yapıyor, tüm bunları geri bildirim kültürü ile nasıl destekleyebileceğimize bakıyoruz. Her sene bir temamız oluyor. 2015 yılı için temamız “Performans Odaklı Kültür” oluşturmaktı; 2016 için ise “Yetenek Yönetimi” temasıyla hareket ediyoruz.

Burada da; sadece bizim verdiğimiz programlarla değil aynı zamanda dışarıdan da destek aldığımız şekilde yetenek yönetiminin nereye gittiğini, bu konudaki önceliklerin neler olduğunu yöneticilerimize aktarmayı amaçlıyoruz.

Bünyenize yeni katılan çalışanlar için çalışmalarınız var mı?

2015’te İlk Adım Programı’nın lansmanını yaptık. Bu program “J&J’ye İlk Adım”, “Kariyerine İlk Adım” ve “J&J’de Yöneticiliğe İlk Adım” alt başlıklarından oluşuyor.

“J&J’ye İlk Adım”, organizasyonumuza yeni katılan çalışanlarımıza yönelik çok kapsamlı bir oryantasyon programı. “Kariyerine İlk Adım” programı ile ise, staj yapan arkadaşlarımızı en iyi şekilde kariyer yolculuklarına hazırlamaya çalışıyoruz. Stajyerlerimizi gelecekte organizasyonumuza dahil edeceğimiz genç yetenekler olarak konumlandırıyoruz. Bu bakış açısıyla, staj yapan arkadaşlarımızdan boş pozisyonlara başvurarak seçilmiş ve bünyemize kattığımız pek çok genç yeteneğimiz var.

Yöneticiliğe İlk Adım’da da bünyemize yeni katılan ya da içeriden atanan yöneticilerimizin J&J’deki yönetim araçlarına adaptasyonlarını hızlandırmayı hedefliyoruz.

Tüm bunların yanı sıra, bağlılığa da hizmet eden farklı uygulamaları geçirdiniz mi hayata?

Biliyorsunuz sağlık sektöründe her gün daha çok insanın hayatına dokunan çözümler geliştiriyoruz. Çalışanlarımızın sağlığı bizler için son derece kıymetli. Bu nedenle 2 önemli projenin lansmanını yaptık. Bunlardan biri, global bir sistemimiz olan Health Profile Programı idi. Bu, tamamen kişiye özel, sadece kişinin erişimine açık olan bir sistem. Çalışanlarımız sisteme, kolesterol, yağ oranı, vücut kitle endeksi gibi verilerini girebiliyor ve sonucunda bir rapor alarak dikkat etmeleri gereken noktaları ayrıntılı olarak öğreniyor.

Öte yandan bir Genel Müdür’ümüzün sponsorluğunda Wellness Takımımız oluşturuldu. Wellness Takımı çerçevesinde Koşu Kliniğimiz, diyetisyenimiz, sigarayı bırakmak isteyen arkadaşlarımız için destek programlarımız da mevcut.

Tüm bunların yanı sıra, çalışanlarımızdan gelen taleplerle şekillendirdiğimiz ve uzun süredir üzerinde çalıştığımız bireysel emeklilik lansmanını ve global olarak Çalışan Destek Programı’mızın lansmanını gerçekleştirdik.

Ayrıca esnek çalışma sisteminden de kısaca söz etmek isterim. Çalışanlarımız 07:30-16:30 ya da 09:30-18:30 aralarında esnek çalışabiliyor; ya da ayda 2 gün ofis dışından çalışma imkanları var.

Kısacası, bunun gibi uygulamalarla hem çalışanlarımızı özel ve iş hayatlarında destekliyor, hem de çalışan bağlılığını artıracak uygulamalar yaratıyoruz.

Yapılanları konuştuk, biraz da 2016 hedeflerinizi ve gündemdeki çalışmaları bizlerle paylaşır mısınız?

En önemli önceliklerimizden biri, İz Bırakan Lider’in temalarından biri olan yetenek yönetimi... Yetenek yönetimi ile ilgili olarak; yetenekleri daha erken nasıl belirleyebileceğimiz ve organizasyonumuza nasıl katabileceğimiz konusunda çalışmalar yapıyor, yetenek yönetimini pek çok ayağı ile değerlendirmeye çalışıyoruz. Gerek işe alım tarafında, gerek onun öncesindeki yeteneği erken belirleme aşamasında, çalışanlarımızın gelişimlerini hızlandıracak şekilde programlar oluşturmayı hedefliyoruz. Bunun için de hem yöneticilerimizi kapsayan programlarımız olacak, hem de dışarıdan gelecek farklı konuşmacılarla, bu bakış açısına odaklanmaya devam edeceğiz.

Bir diğer hedefimiz, mentor’luk sistemini daha yapılandırmış olarak yerleştirmek... Bu konuyla ilgili de liderlerimizden, yöneticilerimizden belirlediğimiz bir havuzla mentor’luk almak isteyen çalışanlarımızı ve verecek yöneticilerimizi eşleştireceğiz. Bunun bir sonraki aşaması da tersine mentor’luk olacak. Ayrıca yeni jenerasyonun beklentisine ve yönetimine yönelik de çalışmalarımıza da hız kazandırmayı planlıyoruz.

“ÖNCE VE EN ÖNEMLİSİ SAHA ZİYARETLERİ...”

Demet Hatipoğlu Akman, endüstri mühendisliği mezunu, işletme master’ı yapmış bir yönetici... İnsan Kaynakları alanında çalışmayı bilinçli olarak seçtiğini söylüyor ve bu konuda şanslı olduğuna da inanıyor. Bakın neden?: “Lafarge’da yarı zamanlı olarak çalışmaya başladığımda güzel bir fırsatla karşılaştım ve İK’nın kurulumunda yer aldım. Sonrasında da 3 yıl boyunca İK alanında çalıştım ve gerçekten çok şey öğrendim”.

Akman, 3 yılın sonunda farklı bir kariyer yolculuğu ile karşı karşıya kaldığını söylüyor. Söz kendisinde: “Lafarge bünyesinde süreçlerin optimizasyonuna yönelik bir takım çalışmaları da kapsayan bir proje başlatıldı ve endüstri mühendisi de olmam sebebiyle Bilgi Teknolojileri’ne geçtim. Bu süre içinde süreçleri detaylı olarak görme şansı elde ettim. Yaptığımız işin finanstaki hangi kaleme etkisi olduğunu, stok, satın alma süreçlerini irdelemeyi öğrendim, iyileştirmeye yönelik çalışmalar yaptım. Proje yönetimi konusunda deneyim kazandım.”.

6 yılın ardından yeniden İK’ya döndüğünü ve 14,5 yılın sonunda en son Başkan Yardımcılığı görevini yürütürken Janssen’den gelen teklif ile sağlık sektörüne geçen Akman, ilaç sektörünün kendisi için bambaşka bir deneyim olduğunu dile getiriyor: “Sektörü tanımak ve öğrenmek için önceliği saha ziyaretlerine verdim. 8,5 yılın sonunda bunu hala da yapıyorum ve ekibimin yapmasını talep ediyorum. Çünkü oradan gelen bilgiler ve sahanın sesine kulak vermek, bizim yaptığımız işi çok besleyen bir unsur...”