İnsana dair her türlü ihlalde kovuşturmanın başında İK’nın olması gerekir! İK neleri, nasıl kovuşturmalı?

İnsana dair ihmal ve hataların kovuşturmaları kolay görevler değildir ve basit bir İK işi olarak görülmemelidir. Her kovuşturmacının uzak durması gereken bazı tuzaklar vardır; 10 hatta bu makalede sözünü ettiğimiz sayıdan bile daha fazla… Ancak dile getireceğimiz önerileri dikkate alarak sorunları önleyebilir, durumu çözebilir ve herkesin işe dönmesini sağlayabilirsiniz. Şirketinizde kaç kişi çalışırsa çalışsın, ne kadar gelir elde edilirse edilsin, eğitim programlarınız ve ayrımcılık karşıtı politikalarınız ne kadar net olursa olsun; işyerindeki bir ihlali kovuşturmanın gerekli hale gelmesi sadece an meselesidir. Bir çalışanın taciz şikâyetine nasıl yanıt verdiğiniz; çalışana sunduğunuz büyük bir ödüle de işyerinize karşı açılmış bir davaya da neden olabilir.

Çoğu İK uzmanı kovuşturmaları pek ender olarak ele alma fırsatı yakalayabildiği için bu alanda uzmanlaşmak kolay değildir. Yine aynı sebepten dolayı, İK’cıların bazı çok sık rastlanan kovuşturma tuzaklarına düşmeleri de mümkündür. Ne yazık ki, bu tür hatalar işyerindeki sıkıntılı durumları hızla çözebilme, davaları engelleme ve verimliliğe ya da çalışan moraline gelebilecek zararları en aza indirgeme becerinizi dikkat çekici biçimde etkiler.  Bu makaledeki gerçek yaşamdan alınmış senaryolar ve “yapılmaması gerekenler”e ilişkin öneriler, bir sonraki kovuşturma için daha hazırlıklı olmanızı sağlayabilir.

Finans departmanın “yüksek potansiyelli” çalışanı Kendra bir Cuma öğleden sonrasında İK Direktörü’nün ofisine uğrar. Çeyrek dönemin kapatılmasına yardımcı olmak için birkaç gecedir geç saatlere kadar çalıştığı için yorgun görünmektedir. Bu onun şirketteki ilk çeyreğidir.

Kendra destek verdiği departmanın raporlarında, bilinçli olarak bazı hatalar yapıldığından emin olduğunu haber vermek için İK Direktörü ile konuşmak istemektedir. İK Direktörü; şirkette kullanılan bazı araçların, çalışanın bir önceki firmasınınkinden farklı olabileceğini belirterek tüm kapanış aktiviteleri tamamlandıktan sonra süreçler hakkında daha fazla bilgi almak için Finans Direktörü ile konuşmasını önerir.

Kötü bir öneri. İşyeri ile ilgili potansiyel bir suçlama size ulaşır ulaşmaz, şikayetçinin suçlamalarını dikkatle dinlemek için zaman ayırın. Not tutun.

İşe yeni başlayan bir çalışanın böyle bir durumda yardım istemek için size gelmesi cesaret ister ve bir tür aksiyon talep ettiği kesindir. Onun endişelerini ciddiye aldığınızı, uygun bir biçimde ve zamanında ilgileneceğinizi hissetmesini sağlayın. Bir sonraki adım hakkında ne zaman kendisine geri döneceğiniz konusunda ona bir tarih verin. Zaman konusunda taahhütlerinize uyun. Ne yaparsanız yapın, onu başınızdan savmayın… Eğer böyle yaparsanız bir daha geri gelmez ve büyük olasılıkla dinlemeye daha çok can atan bir avukat (hatta gazeteci) bulabilir.

Karen Allen, uzun yıllardır XGroup’ta İK Müdürü olarak çalışmaktadır. Karen’in kişisel ilişkiler kurduğu iş arkadaşlarından biri de; müşteri hizmetleri yöneticilerinden Alexa’dır. Alexa bir hafta sonu Karen ile vakit geçirirken, yeni patronunun kendisini birkaç kez işten sonra içki içmeye davet ettiğinden şikayet etmeye başlar. Bir kez teklifi kabul eden Alexa, kendisini çok rahatsız hissettiği için patronunun diğer davetlerini reddetmeye karar vermiştir. Alexa, patronu ile bir iş gezisine çıkmak üzere olduğu için gergindir. Ayrıca patronu toplantılarına rahatça hazırlanabilmeleri için özellikle süit bir oda rezervasyonu yaptırdığını da söylemiştir. Alexa sadece, patronunun süregelen teklifleri ile nasıl baş edeceği konusunda Karen’in önerilerini duymak istemektedir; bir İK Müdürü değil, arkadaşı olarak…

Böylesi bir durumda arkadaşlık çok güç olabilir; özellikle sırlar ofis dışında ortaya döküldüğünde… Bununla birlikte Karen, İK Müdürü (ya da şirketteki herhangi bir yönetici) olarak hali hazırda potansiyel bir tacizden haberdar ediliyor ve harekete geçmesi şart. Eğer Karen hiçbir şey yapmazsa gelecekteki iddialar şirketin bu konudaki sorumluluğunu artırabilir. Şirkette mevcut durumdan (gayri resmi yollarla olsa bile) haberdar olan birileri var. Bu durum iddialar kanıtlandığında işleri daha da zora sokabilir. Her ne kadar duruma en üst seviyede hassasiyetle yaklaşacağınızı belirtseniz de, şikayetçiye asla bunun gizli kalacağı sözünü vermeyin.

Y Pharmaceuticals’da göreceli olarak yeni bir çalışan olan Bill Thomas,  performansı nedeniyle işten çıkarılır. Thomas tam kapıdan çıkmak üzereyken ayrımcılık mağduru olduğunu ve Hendricks ile yollarının yeniden kesişeceğini söyler. Bu, Bill tarafından ilk kez dile getirilen bir durumdur. Günün sonunda Bill, Hendricks’in tüm Yönetim Kurulu’na bir e-posta göndererek patronunun; Bilgi İşlem Direktörü’nün kendisine ırkçı fıkralar gönderdiğini belirtir, hatta mesaja bununla ilgili bir örnek ekler. Bill, Yönetim Kurulu’na gönderdiği e-posta’da bu durum uygun bir biçimde ele alınmazsa başka yollar deneyeceğini söyler.

Eğer kovuşturma deneyimi ile ilgili yeterli kaynaklara sahipseniz, pek çok durumda kovuşturmaları içeriden yürütmek mükemmel bir seçimdir. Bununla birlikte, yukarıdaki senaryoda olduğu gibi itham edilen üst düzey bir yönetici ise kovuşturmayı dışarıdan birinin yürütmesini sağlamak daha akıllıca olacaktır. Bu sayede şirket, sorunları hasıraltı ettiği yönünde ortaya çıkabilecek iddiaları ortadan kaldırabilir ve tepe liderleri de varsa ihlallerinden sorumlu tutmayı başarabilir. Günümüzde birbiri ardına patlak veren kurumsal skandallar nedeniyle dışarıdan üçüncü partiler tarafından yürütülen bağımsız kovuşturmalara sık sık rastlanıyor.

Şirketinizde belli bir sorunu kimin soruşturacağına karar vermeye çalışırken de, kendinize şu dört soruyu sorabilirsiniz:

1. Ekibim içinde bu tür bir kovuşturmayı gerçekleştirebilecek deneyim ve beceriye sahip kişi var mı?
2. Bu kişinin bu tip bir kovuşturmaya ayırabileceği vakti var mı?
3. Eğer bu durum mahkemeye hatta basına taşınırsa, jüri ya da kamuoyu dışarıdan bir kovuşturmacının daha yansız olabileceğini düşünür mü?
4. Bu durumu gizli tutarak şirketteki ilgili kişi sayısını sınırlamak istiyor muyum?

Ve her zaman, hakkında şikayet bulunan zanlıya ve kurbana, seçtiğiniz kişinin kovuşturmayı doğru bir biçimde yürüteceğine inanıp inanmadıklarını sorun. Seçiminizi onaylıyorlarsa bunu belgeleyin.

Gerard, İK Müdürü’ne bir şikayette bulunur: İş arkadaşı Joe, üretim sahasındaki gece vardiyası sırasında kendisini tehdit etmiştir. Gerard ve Joe yıllardır birlikte çalışmaktadır. Her ikisi de güçlü kişiliklere sahip olan bu ikili geçmişte de birbiriyle kızgın tartışmalar içine girmiştir. Bunun da diğerleri gibi bir tartışma olduğunu düşünen İK Müdürü, Gerard’ı “durumu çözmesi” için teşvik eder. Bir hafta sonra, iki çalışan büyük bir kavgaya tutuşur ve işten çıkarılır.

İş arkadaşlarının birbirine ve yöneticilerine geri bildirim verirken rahat olmasını sağlamaya çalışmak farklı koşullar altında doğru bir yaklaşımdır. Bununla birlikte, taciz ya da bir tür şiddet tehdidi söz konusu olduğunda bu uygun bir öneri olmaktan çıkar. İddiayla ilgili resmi bir kovuşturma başlatmak gerekir. Bu senaryoda, Gerard şirketin hareketlerini başarılı bir biçimde mahkemeye taşıyarak davayı kazandı. Mahkeme; şirketin Gerald’ın şikayetlerini kovuşturmamasının şiddetin yolunu açtığına hükmetti. 

Bir sekreter şirket fonlarını uygunsuz kullandığından şüphe altındadır. Bu durum yöneticisine aktarıldığında, güvendiği çalışanının böyle bir şey yapmış olabileceğine inanamaz. Yönetici, İK Müdürü’nden herhangi bir direktif almadan doğrudan sekretere giderek parayı alıp almadığını sorar. Sekreter, şaşırtıcı olmayan bir biçimde iddiaları reddeder.

Herhangi bir kovuşturmanın bir parçası olarak sanıkla mülakat yaparak olanlar hakkında konuşma şansı vermelisiniz. Ancak bunu hemen yapmayın. Sanığı kovuşturmadan hemen haberdar etmek kovuşturmanın yolundan sapmasına neden olabilir. Başarılı bir kovuşturma dikkatli planlama gerektirir, özellikle mülakatların sıralaması açısından…

Yukarıdaki öyküde kovuşturma çalınan mal ve paralarla ilgiliydi. Ancak yöneticinin sekreteri kovuşturma konusunda anında haberdar etmesi hem çalışana kanıtları ortadan kaldırması için fırsat verdi, hem de doğru bir avukat bulabilmesi için kolları sıvamasına neden oldu. Sonuç olarak bu aşırı şevkli lider mantıklı ve kontrollü bir kovuşturmayı tehlikeye atmış oldu.

Büyük bir şirketin İK Müdürü’ne, üst düzey yöneticilerden Maggie’nin şirket kredi kartını kişisel harcamalar için kullandığı aktarılır. Maggie ödemeleri zamanında yapmasına karşın, harcamalar dikkat çekicidir. Ayrıca bu tür bir kullanım açık biçimde şirket politikalarına aykırıdır. Benzer uygulamalar, İK Müdürü’nün haberi olmadan bundan önce de birkaç kez yaşanmıştır. Bununla birlikte, her olay birbirinden bağımsız olarak değerlendirildiği için hiçbir şey resmi olarak belgelenmemiştir. Sonuç olarak Maggie terfi ettirilmeye ve organizasyondaki diğer pozisyonlara transfer edilmeye devam eder. Üstelik bu pozisyonlarda da yeni liderler kadının geçmiş ihlalleri hakkında hiçbir şey bilmemektedir.

Yıllar boyunca edindiğimiz kovuşturma deneyimi, raporlanan pek az şeyin “bağımsız bir olay” olduğunu öğretti. Bu nedenle önce sanığın kişisel dosyalarını inceleyerek benzer bir durumun raporlanıp raporlanmadığını kontrol edin. Ancak bununla yetinmeyin. Sağduyunuzu kullanarak kişinin eski İK yöneticileri ile konuşun, benzer bir durumun belgelenmese bile yaşanıp yaşanmadığını öğrenmeye çalışın. Ancak aynı hatayı yapmayın. Tüm kovuşturmalar bir tür raporla sonlandırılmalıdır. Eğer Maggie’nin bu davranışları nedeniyle herhangi bir aksiyona geçilmiş olsaydı, becerikli bir avukat İK’nın kaç kez çalışanın davranışlarını görmezden geldiğini sorgulayarak ortaya kötü bir resim koyabilirdi.

Allison’ı başka bir pozisyona alan İK Direktörü, ona iyilik yaptığını düşünüyordu. Sonuç olarak Allison, kendisiyle ilgili uygunsuz yorumlar yapan patronuyla çalışmaktan artık rahatsızlık duymayacaktı. Yeni pozisyon çalışanı patronundan uzaklaştırmakla kalmıyordu; maaşı da aynıydı. Üstelik işin lokasyonu çalışanın evine 10 dakika uzaklıkta olan bölge ofisindeydi; merkezde değil…

Mevcut yasalar taciz iddiasında bulunan bir çalışanın görev alanını ya da yerini değiştirmeyi artık daha zor hale getiriyor. Şirketin bu hassas kararı bazı kesimler tarafından misilleme olarak algılanabilir. Yukarıdaki örnek üzerinden gidecek olursak, Allison (hatta jüri) merkezden alınmanın şirket içindeki gelişim fırsatlarını engelleyeceğini düşünebilir. Bu nedenle dikkatli olun. Bunun yerine öncelikle sanığın yerini değiştirmeyi düşünebilirsiniz. Ve eğer şikayette bulunan bir süre izin istiyor ya da yerinin değiştirilmesini talep ediyorsa, bunu yazılı olarak isteyin.

İsim verilmeden yapılan bir ihbar sonucunda, şirket çalışanlarından birinin mesai saatleri içinde kendi işini yapmak yerine şirket araçlarını kullanarak ikinci bir iş yaptığı iddiası ortaya atılmıştı. İK Müdürü’nün bu iddiaya verdiği ilk tepki, kişinin iş arkadaşları ile mülakat yaparak bildiklerini hemen öğrenmekti.

Mülakatlar önemlidir ve kovuşturmanızın kritik bir bölümünü oluşturur. Ama onları tek bilgi kaynağınız haline getirmeyin. Kişisel dosyalar, e-posta değiş tokuşları, bilgisayar dokümanları ve diğer kayıtlar da pek çok öykü anlatabilir ve “şunu dedi, bunu yaptı”dan daha kesin kanıtlar sunar. Şirketinizde bilgisayar verilerini elde etmek için yeterli kaynak bulunmuyorsa bir adli araştırma firması ile çalışın ya da konunun yargıya intikal etmesi durumunda elde edilen kanıtların kullanılabileceğinden emin olabilmek için doğru kontrol zincirlerinden yararlanın.

Yukarıdaki senaryoda şirketin mülakatlar yaparak, çalışanın mesai saatleri içinde şirket bilgisayarlarını kullanarak ikinci bir iş yaptığını kanıtlayabilecek asıl verileri toplamak için zaman kaybettiğini görüyoruz. Şirket elbette her şekilde kendi öyküsünü dinlemek için çalışanla mülakat yapmalı. Ama eğer asıl kanıtları toplamak için çaba harcasaydı kovuşturma çok daha hızlı olabilir, daha az çalışan sürece dahil edilir ve daha çabuk karara varılabilirdi.

Önemli müşteri listelerinden biri rakibinizin eline geçiyor. BT belgeyi takip ettiğinde, tek bir sınırlandırılmamış bilgisayara ulaşıyor. Bu bilgisayara giriş hakkına sahip olan çalışanlardan biri olan Susan, son birkaç aydır bir performans planı üzerinde çalışmakta ve zam alamadığı için çok kızgın hissetmektedir. Tesadüfen, Susan’ın eşi rakibin pazarlama departmanında çalışmaktadır. Susan mülakat sırasında iddiaları reddeder, sessizdir ve çok fazla bilgi sunmaz. BT departmanı hiçbir e-posta ya da Susan’ı dokümana ulaştıracak kayıt bulamaz. Şüpheler zirveye ulaşsa da, elde kanıt olmadığı için şirket hiçbir şey yapmamaya karar verir.

İşveren olarak aksiyona geçmek için bir suçun itiraf edilmesine ihtiyacınız yok. Soruşturduğunuz bazı ihlaller yasadışı olmayabilir; ama yine de şirket politikalarının ihlali olarak kabul edilebilir. Bu nedenle aksiyon almak için en üst seviyede bir kanıt beklemenize gerek yok. Yukarıdaki senaryoda Susan’ın ticari sırları dağıtmak konusunda rol oynadığına ilişkin sağlam kanıtlar vardı ve ayrıntılı bir değerlendirme sürecinin ardından şirketle ilişkisi kesildi.

Büyük bir üniversitenin deneyimli profesörü Bob, masrafları okulun karşıladığı bir gezi sırasında otelin barında bir grup kadın öğrenciye uygunsuz sözler söyler. Tanık oldukları karşısında çok kızan öğrencilerden Carol, Başkan Susan’a bir sesli mesaj bırakarak durumu şikayet eder. Duruma kendisi bakmaya karar veren Susan, Bob’a durumdan söz ettikten ve bunun tekrar olmaması konusunda uyardıktan sonra, Carol’a olayın kapandığını haber verir.

Kovuşturmayı içeriden yürütmeye karar verseniz bile, kovuşturma ile kararı birbirinden ayırdığınızdan emin olun. Kovuşturmayı yapan kişi gerçeklere odaklanmalıdır; ne oldu, hangi politikalar ihlal edildi, kimler dahil oldu gibi… Bazı şirketlerde kovuşturma yapan kişiden öneride bulunması da istenir. Bununla birlikte, ayrı bir karar alıcının bulguları dikkatle değerlendirmesi, organizasyonun geçmiş uygulama ve politikalarını dikkate alarak nasıl bir aksiyon alınacağına karar vermesi daha sağlıklıdır.

Yukarıdaki örnekte, Susan’ın daha önce benzer durumlarda ne yapıldığına ilişkin hiçbir fikri yoktu. Bob’u hemen uyaran Susan, üniversiteyi potansiyel davalar karşısında savunmasız hale getirdi.

Bu arada final karara varıldığında, uygun dokümantasyon ve ilgili kişilerle yapılacak takip de kovuşturmanın kapanması açısından önemlidir. 

Paylaş: