İK’nın işi çalışanları yönetmek değil yönlendirmektir!

Eğer çalışanları iş yerlerine ve işlere yönlendirme, yönetimin en ihmal edilen fonksiyonlarından biri haline gelmişse,
artık bu durumun önemsenme zamanı da gelmiş demektir.
Ne bir yönlendirmeye ne bir eğitime tabii tutulmadan sadece yöneticiyle on dakika konuşarak
işinin başına geçirilen işe yeni başlamış bir çalışan hakkında sayısız felaket hikayelerinden söz edilebilir.
Bu sadece çalışan için aşırı stres yaratan bir durum değildir; aslında bu, uzun bir dönem boyunca çalışanın
verimsizliğini garantileyen bir sürecin habercisidir.

PSM Supplement bu sayısında, yönlendirme sürecine ve bu süreçte yeni personeli yönlendirmede kullanabilecek bir denetim listesine değiniyor. Bu yazıyı okurken yönlendirmenin mevcut çalışanlarınız – tabii eğer kendilerine uygun hiçbir yönlendirme eğitimi almadılarsa veya şirkette meydana gelen birçok değişiklik ile şirketin amacı ve işlevinde değişimler yaşanmadıysa - için de önemli olduğunu aklınızdan çıkarmayın.

Yönlendirmenin bir ayrıntı olmadığını unutmayın!
Yönlendirme aşağıda yer alan amaçlar için kullanılır:

Başlangıç maliyetini azaltmak
Uygun yönlendirme ile yeni çalışan en hızlı şekilde yeni işine ayak uydurur ve bu da işi öğrenmeyle bağlantılı maliyetin azalmasını sağlar.

Tedirginlikleri azaltmak
Yeni işe başlayan her çalışan, hissettiği tedirginlik nedeniyle işi öğrenme kapasitesinin engellenmesi tecrübesini yaşar. Bu nedenle uygun bir yönlendirme ile, bilinmeyen hatta çalışan için tuhaf sayılabilecek durumun getireceği tedirginlikler azaltılabilir. Davranış ve iş sürecine ilişkin temel ilkeleri öğrenen çalışan, bu sayede misafirliğin getirdiği strese kapılmadan yeni işine adapte olabilir.

İşten ayrılmaları azaltmak
İşten ayrılmalar çoğunlukla, çalışanların kendilerini rahatsız ve değersiz hissettikleri durumlarda veya kendi işlerini yapmalarının mümkün olmadığı durumlara sokulduklarında yaşanır. Yönlendirme işe yeni giren çalışana şirket değerlerini gösterir ve çalışana işi devralmada gerekli araçları sağlar.

Amir ve diğer çalışanlar için zaman kazanmak
Yönlendirme; amir ve diğer meslektaşların, işe giren çalışan için yeni olan tüm konuları öğretmekle zaman harcamalarını engeller.

Gerçekçi iş beklentileri, olumlu tutum ve iş tatmini geliştirmek
Çalışanların kendilerinden beklenilenleri ve de kendisinin diğerlerinden beklentilerinin neler olduğunu, bunlara ek olarak şirketin tutum ve değerlerini erkenden öğrenmesi çok önemlidir. Aksi halde çalışan, tecrübeleri sonucunda bunları öğrenmek zorunda kalır ve bu da gereksiz birçok hata yapmasına ve zarar görmesine neden olur.

Yönlendirmenin iki türü vardır. Çalışma sisteminin sınırlarını anlamada ihtiyaç duyulan temel bilgilerin verilmesiyle ilişkili olan ilkine, Genel Açıklama Yönlendirmesi adı veriliyor. Genel Açıklama Yönlendirmesi çalışanların aşağıda yer alan maddeleri daha kolay anlamasını sağlar:

• Departman, bölüm ve genel yönetim
• Önemli politika ve genel prosedür
• Ücret ve kazançlara ilişkin bilgiler
• Güvenlik ve kaza önlemleri
• Çalışan ve sendika konuları (haklar, sorumluluklar)
• Fiziksel olanaklar

Çoğunlukla Genel Açıklama Yönlendirmesi çok genel bir giriş niteliği taşıması nedeniyle, İK departmanı tarafından ve de bu departmana bölüm yöneticisinin yardımı ile birlikte yürütülebilir.

İkinci tip yönlendirme ise İşe Özel Yönlendirme’dir. Çalışanlara aşağıda yer alan maddeleri anlamada yardımcı olan bir süreçtir:

• Şirketin fonksiyonları ve çalışanın bunlara uyum sağlaması
• İş sorumlulukları, beklentiler ve görevler
• Politikalar, prosedürler, kurallar ve düzenlemeler
• Çalışma yeri düzeni
• Şirket içinde yer alan diğer kişileri ve meslektaşları tanıma

Daha çok bireye özel içeriğe sahip olan İşe özel Yönlendirme ise en iyi şekilde amir ve / veya yönetici tarafından yürütülür. Bu yönlendirme süreci genellikle, amirler ve meslektaşların destek koçlukları ile devam eder.

Öneriler

1. Yönlendirme en önemli bilgi ile başlamalıdır.

2. Yönlendirme işin temel noktaları ve prosedürleri üzerinde durduğu kadar kişiler üzerinde de durmalıdır. Çünkü çalışanların, birlikte çalıştıkları kişilerin yaklaşımlarını ve hem sosyal hem de çalışma oluşumlarındaki tarzlarını bilmeleri gerekir.

3. Arkadaşlık kurmak istediğinden emin olunan daha tecrübeli ve iletişim becerileri kuvvetli bir çalışan ile arkadaşlık kurmak gerekir. Çünkü bu işe yeni giren bir çalışan için sürekli bir desteği getirir.

4. Yönlendirme süreçleri, bilgi ve kişileri kontrol etme yollarını çalışanlara tanıtır. Ancak işe yeni giren bir çalışan, işe ilişkin her şeyi bir seferde benimseyemeyeceğinden, bu konuda fazla zaman harcamaya, tanıştırma sürecini fazla uzatmaya gerek yoktur.

Yönlendirme (ya da yönlendirme eksikliği); işe yeni giren bir çalışanın daha verimli olması ve de uzun vadede şirkete fayda getirmesi konusunda açık farklılıkların ortaya çıkmasını sağlar. Yönlendirme sürecine yardımcı olabilecek İşe Özel Yönlendirme denetim listesini içeren bilgiler yukarıda verilmiş olsa da, unutmayın ki bu sürecin tam programı diğer elemanlara da sahiptir. Bu elemanlar ise Genel Açıklama Yönlendirmesi içinde yer alanlar ve yer alması gerekenlerdir.