“Her şeyi Tek Başınıza Yapmaya Çalışmayın, Başarısız Olursunuz”

Bir okurunuzun kitabınızla ilgili yorumu şu: “You Don’t Have to Do it Alone pek çok yönden sıra dışı bir kitap. Örneğin; farklı alanlarda yoğun deneyime sahip olan dört yazar tarafından kaleme alınmış.” Bu durumda öncelikle, bizlere kısaca kendinizden söz eder misiniz?

Richard H. Axelrod, Emily M. Axelrod, Julie Beedon ve Robert “Jake” Jacobs büyük grupların aracılığı (LGI) adlı alanın öncüleri arasında yer alıyor. LGI, katılımı maksimuma çıkaran bir süreç… LGI’yı biraz daha açıklayalım: Burada yüzlerce, kimi zaman binlerce kişi bir araya gelerek stratejik planlar yaratıyor, organizasyonları yeniden tasarlıyor ve kültürel değişimler yaratıyor.

Hayatı boyunca Chicago Cubs beyzbol takımının taraftarı olan Dick; takım ender olarak kazansa da umudun gücünün ne demek olduğunu biliyor. Emily çalışmalarımıza nüktedanlık ve ruh katıyor. Julie bizlere enerji, şevk veriyor ve bir matematikçinin gözleri ile bakmamızı sağlıyor. Jake “eğer değişime özel bir şey gibi bakarsanız, asla başaramayacağınıza” inanıyor.

Richard’ın üretim hatlarında edindiği deneyim, ona şunu öğretti: Organizasyonun neresinde çalışırsa çalışsınlar, insanların bunu daha iyi yapmak konusunda fikirleri vardır. Emily, Illinois Üniversitesi’ndeki yüzme takımına koçluk yaparken, yüzme gibi bireysel sporlarda bile katılımın çok önemli olduğunu öğrendi. Denizci bir babanın kızı olan Julie, farklı kültürlerde yaşamayı ve çalışmayı biliyor. Jack ise dondurma fabrikasında çalışırken; katılımın olmaması durumunda hayatın ne kadar anlamsız olabileceğini anladı.

Organizasyonlardaki pek çok kişi projeleri yönetirken ya realist ya da hümanist gibi davranıyor. Oysa sizin kitabınız; gerçekçilerin pratik bakış açısı ile hümanistlerin insan odaklı yaklaşımını bir araya getirerek her iki yaklaşımın da en iyi yönlerini tek bir rolde birleştiriyor: “Pragmatik Katılımcı”… Bu tanımı biraz açıklayabilir misiniz?

Gerçekçiler verimlilik hedefleri, deadline’lara uyum ve projeler; hümanistler ise bunların kişileri nasıl etkileyeceği konusunda endişe duyar. Eğer bunların sadece birine odaklanırsanız başınız derde girer.

Örneğin; eğer sadece işlerin yapılmasından endişe duyarsanız kişileri süreçten soğutursunuz. Öte yandan sadece kişilerin üzerindeki etkisine odaklandığınızda da hedeflerinizi asla gerçekleştiremezsiniz. Pragmatik katılımcı ise bu iki konuyu eş zamanlı olarak dengeler. Bir yandan işlerin doğru yapılmasına odaklanırken, kişilerin bu sürece nasıl dahil edileceği ile de ilgilenir. Kimi zaman birinden diğerine daha fazla vurgu yapabilir ama asla her ikisi ile ilgili bakış açısını kaybetmez.

Kitabınızdaki her bir bölümün başında bir anektod yer alıyor ve bunlar aracılığıyla kişilere konuyla ilgili yararlı araç ve teknikler sunuyorsunuz. Bu anektodlardan bazı örnekler verebilir misiniz?

Bu anektodlar arasında İngiltere Kraliçesi’nden bir çaya katılmak için alınan davet, Kanada’da bir bisiklet yarışı planlamak ve bir düğün planlarken kimlerin katılacağına karar vermek gibi olaylar yer alıyor. Elbette kurumsal örnekler de kitapta yer alıyor. Bu örnekler, fikirlerimizin nerelerde ve hangi olaylarda kullanılabileceğini gösteriyor.

Bir projeye başkalarını dahil ederken, kişinin detaylara odaklanmaya devam etmesinin ne kadar büyük ve olumlu farklar yaratacağını da anlatıyorsunuz.

Kişilerin işlerini yapabilmesi için ne tür desteğe ihtiyaçları olduğunu tespit etmek kadar, bir projeyi etkili yönetebilmek de önemlidir. Zaman çizelgeleri ve kontrol listeleri; ihtiyaç duyulan desteğin sağlanması kadar önemlidir. Kişilerin endişelerini dinlemek için zaman ayırmak ve onların doğru araç ve kaynaklara sahip olduğundan emin olmak da, deadline’lara uymak kadar önemlidir.

Daha önce anlattığımız hümanist – gerçekçi yaklaşımda olduğu gibi, kimi zaman birinden diğerine daha fazla odaklanmanız gerekebilir; ama önemli olan her ikisine de her zaman dikkat edebilmektir. Bunu yapan pek çok kişinin yeni süreçler geliştirdiğini ve organizasyonlarını yeniden yapılandırdığını; verimlilik ve çalışan tatminini yüzde 50 hatta daha fazla artırdığını gördük.

KATILIM KONTROL LİSTESİ

“You Don’t Have to Do it Alone”, umutlarımız ve korkularımızla başa çıkmamıza yardımcı olacak beş temel soru üzerine temelleniyor. Bu soruları yanıtlamak değişim için uygun bir ortam yaratılmasını sağlıyor. Sorular şöyle:

• Ne tür bir katılıma ihtiyaç var?
• Kimlerin katılımını sağlamam gerektiğini nereden bileceğim?
• Kişilerin katılımı için onları nasıl davet edeceğim?
• Kişilerin katkıda bulunmaya devam etmesini nasıl sağlayacağım?
• İşi nasıl sonlandıracağım?

Bu soruları yanıtlarken aşağıdaki kontrol listesinden yararlanabilirsiniz:

Ne tür bir katılıma ihtiyacınız olduğuna karar verin…

Başkalarını işinize dahil etmenin ya da yola yalnız devam etmenin risk ve ödüllerini düşünün.

Eğer başkalarının katılımını istediğinize karar verdiyseniz hangi tür katılımın en çok işinize yarayacağını belirleyin. Şu koşulları dikkate alın:

Know – how katılımı

Bedensel katılım

Özen ve kararlılık katılımı

Öğrenme ve öğretme katılımı

Kimlerin katılacağına karar verin…

Altı kategoriyi baz alarak kimlerin katılacağını düşünün: önem verenler, otorite ve sorumluluk sahipleri, bilgi ve deneyim sahipleri, kişisel olarak etkilenecekler, farklı bakış açılarına sahip olanlar, sorun çıkaranlar.

Tüm ilgili gruplarla beyin fırtınası yapın.

Katılmasına ihtiyaç duyduğunuz kişiler kadar katılmasını istediğiniz kişilerin de listesini yapın.

Projeyi gönüllülere açmayı isteyip istemediğinize karar verin.

Davet edeceğiniz kişilerin seçimini yapın. Bunu yaparken projenin doğasını ve var olan zaman ve bütçe gibi göstergeleri dikkate alın.

Davetinizi hazırlayın…

Davet etmek istediğiniz kişilerin listesini gözden geçirin.

Bu kişiler hakkında bildiklerinizi (ihtiyaçları, ilgi alanları ve endişeleri) not edin.

Davetiniz için en uygun kanalı belirleyin.

Davet etmek istediğiniz her bir kişi için mesaj hazırlayın.

Yanıtları takip edin ve ihtiyaç olduğu sürece izleyin.

Katılan herkese (talebinizi geri çevirenler de dahil) teşekkür edin.

İnsanların katılımını sürekli kılın…

Kişilere, neden katıldıklarını sürekli hatırlatın.

Katılıma devam edebilmeleri için destek verin.

Katılıma devam edebilmeleri için açık olun.

Birkaç ekip üyesi pes ederse endişelenmeyin.

İşi bitirin…

Kişilerin, işi bittiğini bilerek ayrılmasını sağlayın.

Tüm ayrıntıların tamamlandığından ve işin iyi yapıldığından emin olun.

Gelecekte yeni ve başka katılımlar olabilmesi için kişilerin daha iyi hazırlanmasını sağlayın.

Kişileri, daha fazlasını ister durumda bırakın.

Kutlayın ve “Bir dahaki sefere kadar…” deyin.

Toplantılar

Kişilerin kendisini iyi hissetmelerini sağlayacak bir başlangıç yapın.

Kişiler arasında bağlantı kurulabilmesi için zaman ayırın.

Hali hazırdaki durumun resmini aktarın.

Nereye gitmek istediğinizi ayrıntılı olarak anlatın.

Karar verdiğiniz geleceği yaratmak için kimin ne yapacağına karar verin.

Hatırlama noktaları

Projenin değerli olduğundan, kişilerin göreve odaklandığından ve kişilerin katılımının önemli olduğundan emin olun.

Projenin her aşamasında aynı yöntemi izleyin.

Küçükten başlayın.

Planlama yapmadan start vermeyin.

İnsan Kaynakları profesyonellerine konuyla ilgili olarak neler önereceksiniz?

İnsan Kaynakları profesyonelleri liderleri etkilemek konusunda çok önemli bir konuma sahip. Bunu iki şekilde yapabilirler: Yeni İK politika ve süreçleri geliştirirken liderlerin katılımını isteyerek ve ikincisi; liderler kendilerinden yardım istediğinde onları etkileyerek…

İK profesyonellerinin, liderlerden kitabımızın da temelini oluşturan şu beş soruyu sormalarını istemeleri önemlidir: “Ne tür bir katılıma ihtiyaç var, kimler katılmalı, bu kişiler katılıma nasıl davet edilmeli, kişilerin katılımının devamı nasıl sağlanmalı, iş nasıl tamamlanmalı?” Bunu yapmak; katılımın organizasyondaki yönünü değiştirebilir.

Tüm bunların dışında kitabınızla ilgili olarak paylaşmak istediğiniz noktalar var mı?

Bu kitabı yazarken harika zaman geçirdik. Hiçbirimizin tek başına yapamayacağı kadar iyi bir iş çıkardık. Eğer daha fazla bilgi isterseniz www.youdonthavetodoitalone.com sitesini ziyaret edebilirsiniz.