0
En hassas kelime: Disiplin…
İki temel prensip
İlk öneri: Disiplinin rahatsız edici ve karmaşık yolları, iki temel prensip akılda tutularak etkili ve güvenli bir biçimde aşılabilir:
1) Çalışanlar; performans, davranış ve disiplin kuralları anlamında kendilerinden ne beklendiğini anlayabilme fırsatını hak etmektedirler.
2) Bir uyarı notu, çalışanlara neyin “kabul edilebilir olduğunu” açıklamak ve soruna neden olan tavır / davranışlarını değiştirme fırsatı vermek için kullanılabilecek bir araçtır.
Bu iki temel prensibi aklınızda tutarak organizasyon için yazılı bir disiplin politikası oluşturmak, belirsizliklerin netleşmesini sağlayacaktır. Örneğin, işverenler kimi zaman yazılı uyarıların çalışanın ilk amiri tarafından hazırlanmasını, ancak ilerleyen adımların organizasyondaki İnsan Kaynakları profesyonelleri tarafından takip edilmesini isteyebilir. Ancak yazılı politikalar hazırlanırken, organizasyondaki politika ve süreçlerin (gerekli olduğunda güncellenebilecek biçimde) esnek olmasına önem vermek de şarttır.
Organizasyondaki disiplin çalışmaları; sözel danışmanlık, yazılı uyarı ya da son olarak işten çıkarma şekillerinde gerçekleşebilir. Ancak genel olarak değerlendirildiğinde, en önemlisi disiplinin sürekliliğini sağlamaktır. Buradaki en önemli noktalardan bir diğeri de, bu politikaları çalışanların sendikal konumlarını dikkate almaksızın yönetmek ve özellikle organizasyondaki hem sendika üyesi olan hem de olmayan çalışanlar için tutarlı hale getirmektir.
Disiplin sürecini başlatmadan önce, yöneticinin çalışanın disiplin kayıtlarını gözden geçirmesi gerekir. En ideali, (işten çıkarmanın gerektiği durumlarda) İnsan Kaynakları departmanından bir temsilci ile bir ön değerlendirme yapmaktır.
Disiplinde süreklilik kavramı
Disiplinin süreklilik kazanması için ilgili tüm olayların, bir öncekinden daha katı tepkileri beraberinde getirmesi gerekir. Süreçteki her bir “adım” çalışanın uyarıya neden olan davranışlarını düzeltmesini güçlü bir biçimde teşvik eder. Temel olarak, örnek bir sürekli disiplin süreci aşağıdaki adımlardan oluşmaktadır:
Birinci adım: Sözel danışmanlık (danışmanlıkla ilgili tüm dokümanlar çalışanın dosyasına konmalı, bu dokümanlar danışmanlığın nedenlerini, danışmanlığın tarih ve saatini ve kimlerin katılımıyla gerçekleştiği bilgilerini içermelidir.)
İkinci adım: İlk yazılı uyarı
Üçüncü adım: İkinci yazılı uyarı
Dördüncü adım: Üçüncü yazılı uyarı (bunun son uyarı olduğu belirtilmelidir.)
Bazı ciddi ihlaller, yukarıdaki adımların bir ya da daha fazlasının atlanarak daha yüksek bir disiplin kademesine geçilmesine neden olabilir. (Kavga ya da hırsızlık gibi…) Bu tür ciddi ihlallerde, İnsan Kaynakları departmanının kişinin yöneticisi ile bir araya gelerek, genel yasal kurallar çerçevesinde konuyu değerlendirmesi uygun olacaktır.
Uyarı notları
Disiplin sürecinin belgelenmesi için gerekli olan yazılı uyarılar hazırlanırken, aşağıdaki noktalara dikkat etmek gerekir:
• Resmi formlar şeklinde yazılmaları önemlidir. “Çalışana not” şeklinde uyarılar yazmaktan kaçının. Bunlar hem fazla dikkate alınmaz, hem de çalışan eline ulaştığını inkar edebilir.
• İhlalin olduğu spesifik tarih, zaman ve yer bilgisi ile ihlalin ayrıntılarına uyarıda yer verin.
• Farklı ihlaller konusunda tek bir uyarı notu kullanılmaktan kaçının. (İhlallerin birbiri ile bağlantı olmaması durumunda…)
• Çalışanın konuyla ilgili kayıtlarını kontrol edin. Uyarı notlarının ardışık olması gerekir. (Çalışanın, benzer bir durumla ilgili olarak hali hazırda yazılı bir uyarı alıp almadığını kontrol edin.) Uyarı notunda disiplin sürecinin adımı da aktarılmalıdır. (örneğin birinci yazılı uyarı, ikinci yazılı uyarı gibi…)
• Eğer ihlal tekrar edilirse bir sonraki adımın ne olacağını çalışana aktarın.
• Çalışandan uyarı notunu imzalamasını isteyin. Eğer çalışan bunu reddederse, imza atılması gereken boşluğa “çalışan imza atmayı reddetti” yazın. Bu arada çalışanın, uyarının bir kopyasını aldığına dair bir tanık edinin.
• Çalışanlar ya da sendika temsilcileri uyarının üzerine herhangi bir not yazmamalıdır. Eğer çalışan ya da temsilci yazılı bir yanıt vermek isterse, bu ayrı bir kağıda yazılmalı ve uyarı notuna eklenmelidir.
• Uyarı notları arasındaki süre çok önemlidir. Bir yıl ya da daha uzun süre önce gönderilmiş olan uyarı notlarının daha az etki yarattığı unutulmamalıdır. (Elbette ihlaller çok önemli ya da sert bir özellik taşımıyorsa…)
Sözlü danışmanlık ve son uyarılar konusunda
dikkat edilmesi gereken noktalar
“Eğer yazılı değilse, olmamış demektir” deyişi, çalışan ilişkileri konusunda büyük önem taşır. Bu nedenle sözlü danışmanlıkların bile belgelenmesi gerekir. Oturumun tarih ve zamanlamasını içermesi gereken bu doküman, yapılanların özetlenmesi için kullanılır. Çalışana bunun sadece sözlü bir danışmanlık olduğunu belirtmek gerekir ancak yine de dokümanı imzalamasını istemek önemlidir.
Genel olarak, bir çalışana sadece bir kez sözlü danışmanlık yapılması yeterli olacaktır. Bir çalışanla aynı konu hakkında sürekli toplantı yaparak, aynı konuyu masaya yatırmak sadece çalışanı sindirecek, yöneticiyi gerginleştirecek ve disiplin sürecinin ciddiyetini azaltacaktır.
Aynı şekilde, bir çalışana son uyarıyı göndermeye hazırlanmak da yöneticinin bu konuda kararlı davranmasını gerektirir. Birden fazla son uyarının, daha az anlamlı olacağını asla unutmayın. Bu nedenle hem yönetici, hem de çalışanın bunun gerçekten de son uyarı olduğunun farkında olması çok önemlidir. Bundan artık geri dönüş olmadığının bilinmesi gerekir.
Başarılı bir disiplin uygulaması için öneriler
• Çalışanlar, kendilerine disiplin konusunda danışmanlık yapılırken bunun gizlilik içinde olmasını hak ederler. İhlal ne olursa olsun, hiçbir çalışan arkadaşları önünde utandırılmamalıdır.
• Yöneticilerin profesyonel ve sakin tavırlarını koruması gerekir.
• Çalışanın temizlemesi gereken bir alanın kirliliği ya da olması gereken çalışma alanında bulunmaması gibi kanıt gerektiren durumlarda, çalışana danışmanlık vermesi gereken yönetici sendika temsilcisi ya da duruma tanıklık edebilecek bir kişiyle bağlantıya geçmelidir.
• Olayın şiddeti, şiddetli disiplin gerektirmediği sürece, “normal” adımları takip etmek çok önemlidir. Eğer bu yapılmazsa, yöneticinin çalışanı suçlamak için zaten bahane aramakta olduğu düşünülebilir. Her bir olay bireysel olarak değerlendirilmelidir.
• Eğer çalışan sendika üyesiyse, bir temsilci istemesi sağlanmalıdır. Bu, yasal olarak zorunlu olmayan durumlarda bile iyi niyet göstergesi olarak algılanabilir. Eğer çalışan itiraz ederse, bu öneriyi reddettiği konusunda imza alınmalıdır. Çalışanın temsilci araması için mantıklı bir süre tanıyın.
• Uyarının “Uyarı Notu” şeklinde aktarılmasının tek nedeninin; yöneticinin çalışanın davranışını düzeltmeye çalışması olduğunu unutmayın.
• Çalışanlar kendi kendilerini kovarlar. Çalışmaya mükemmel performans ve mükemmel katılım kayıtları ile başlarlar. Bu modelden uzaklaştıkça kendilerine danışmanlık verilir ya da uyarılır. Eğer bu uyarıları göz ardı etmeyi tercih ederlerse, “kendi kendilerini kovdurmuş” olurlar. Buradaki hassas nokta şudur: Kovulmak, çalışan için bir sürpriz olmamalıdır.
• Yöneticiler kimi zaman duygusal faktörlerden dolayı çalışanları yazılı olarak uyarmayı tercih etmez. Ancak unutmamak gerekir: Eğer bir sorun göz ardı edilirse buharlaşmaz, daha da kötüleşir. Sonunda bir gün, yönetici duruma daha fazla dayanamaz, gerginleşir ve çalışanın kovulmasına neden olur. Bu riski asla göz ardı etmeyin.
Bilge Aslan - The Marmara Hotels İK ve Kalite ve Direktörü:
“Disiplin yönetmeliği İş Kanunu,
şirketin genel uygulama ve prensipleri ile uyumlu olmalı”
“Bizim disiplin yönetmeliğimiz, bu yönetmeliğin hangi durum ve koşullarda uygulanacağını, belirtilen durumlara bir aykırılık söz konusu olduğunda ne tür cezalar uygulanacağını, bu cezaların uygulanmasını gerektirecek eylemlerin neler olduğunu açıklar.
Bu tür yönetmelikler hazırlanırken en başta İş Kanunu hükümleri ile uyumlu olmasına dikkat edilmeli. Şirketin genel uygulama ve prensipleri ile de uyumlu olmalı. Kurumu ve çalışanları çok zorlayıcı ya da uygulanamaz kuralları içermemeli. Mümkün olduğunca açık, net ve detaylı olmalı. Yönetmelik, yöneticiler ve çalışanlar tarafından biliniyor olmalı.”
Çınla Sarıkaya – Hugo Boss
Genel Müdür Yardımcısı / İnsan Kaynakları & Organizasyon Geliştirme
“Disiplin uygulamaları bir şirkette en son başvurulacak yöntemler içinde düşünülmeli”
“Hugo Boss olarak özellikle belirtmek isteriz ki, disiplinin tek başına yönetmeliklerle sağlanabileceğine inanmıyoruz. Bunun çalışanların şirketi sahiplenme duygusuyla yakından ilgili olduğunu düşünüyoruz. Bu sebeple enerjimizi, kuralların ve yönetmeliklerin detaylarına harcamak yerine, temel değerlerimizin tüm çalışanlarımızca benimsenmesine yönelik faaliyetlerde kullanıyoruz.
1999 yılı Ağustos ayında 400 kişiyle kurulmuş olan işyerimiz o günden beri hızla büyüyerek bugün itibari ile 3 bin kişilik bir aile haline geldi. Bu kadar büyük bir aileyi yönetmek için de büyürken temel değerlerini korumayı, gözden geçirmeyi ve yaşatmayı kendimize ilke edindik.
Bu yaklaşımın sonucu olarak, personel ve disiplin yönetmeliğimizi oluştururken temelde şirketimizin vizyon, misyon ve temel değerleri ile örtüşen bir yapı kurmaya çalıştık. Hugo Boss, konfeksiyon sektöründe hızı, çevikliği ve esnekliği ile operasyonel mükemmellik standardını belirleyen kurum olmak gibi iddialı bir vizyona sahip olduğu için, çalışanlarımızın iş disiplininin de bu vizyona hizmet eder nitelikte olmasını bekliyoruz.
Disiplin Kurulları
Disiplin konuları ile ilgili yaklaşımımız tamamen çalışanı kazanmak, tekrar işe odaklanmasını sağlamak, hataların tekrar etmemesi için çalışana destek olmak ve farkındalık yaratmak üzerine geliştirilmiştir.
Temel değerlerimiz içerisinde yer alan adalet kavramına uygun düşecek şekilde, her fabrikamızda içinde mavi yakalı temsilcilerin de bulunduğu toplam altı kişiden oluşan Disiplin Kurulları faaliyet göstermektedir.
Biz şirketimizde disiplin kuruluna sevk edilen durumları incelerken temel değerlerimiz ışığında değerlendirmeye çalışıyoruz. Şirketimizdeki disiplin faaliyetleri ile ilgili çalışanlarımızın tedirgin olmasını değil, aksine bunu bir iyileştirme fırsatı olarak görmelerini, korku kültürü yerine ‘adanmışlık’ duygusu ile kurum bağlılığı yaratmayı amaçlıyoruz.
Şirketimiz disiplin yönetmeliğindeki başlıkları ise şöyle özetleyebiliriz.
1. İş disiplini ile ilgili kurallara aykırı fiil ve hareketler.
2. Metod ihlalleri.
3. İşçi sağlığı ve iş güvenliği ile ilgili kurallara aykırı haller.
4. Disiplin kurulu üye tespiti.
5. Disiplin kurulunun toplanması ve işleyişi.
6. Disiplin soruşturmasının yapılması ve karar alma usulleri.
7. Kararların tebliği ve uygulanması.
Unutulmamalıdır ki, disiplin uygulamaları bir şirkette en son başvurulacak yöntemler içinde düşünülmelidir. Aslolan çalışanın kurum kültürüne ve değerlere uygun davranışlarını pekiştirecek yöntemler geliştirmek, değerlerin yayılımını ve yaşamasını sağlamaktır.”
