Çoklu performans değerlendirmede ne zaman yetersiz kalırız?

Yeni bir kıyafeti satın alırken muhtemelen kendinizi karşıdan, arkadan ve yandan görebileceğiniz bir ayna karşısında denersiniz ve o kıyafet içinde değişik açılardan nasıl göründüğünüzü anlamaya çalışırsınız. Böyle durumlarda bazen daha önce hiç görmediğimiz bir açıdan kendimizi görür ve şaşırırız hatta kendimizi tanıyamayız. Eğer yıllarca, kendi dış, fiziki görüntümüzün tam bir resmini görmeden yaşadığımızı düşünürsek, daha az görünür özelliklerimizi; davranışlarımızı, yeteneklerimizi, tutumlarımızı, potansiyelimizi fark etmede ne kadar yetersiz kaldığımızı tahmin edebiliriz.

Bu düşünce, çoklu-ölçüm geribildirimin ortaya çıkmasının önemli bir nedenidir. Bir kişi pek çok açıdan, iş arkadaşlarının, yöneticilerinin, elemanlarının hatta müşterilerinin bakış açısıyla gözlemlenirse, bu kişinin güçlü yönleri ve gelişim alanları hakkında çok daha tam ve doğru bir resim elde ederiz. Bu kişi meseleleri ne kadar iyi analiz etmektedir? Zorluklarla nasıl başa çıkmaktadır? Tutarlılığını nasıl korumaktadır? Diğerlerini nasıl yönlendirmekte, teşvik etmekte ve yetkilendirmektedir? 360-derece geribildirim ile kişiye, genellikle sadece başkalarının görebildiği o az rastlanan ve kendisine gecikmeli ulaşan kısa görüntüyü göstermek mümkün olmaktadır.

Çoklu-ölçüm geribildirim gerçekten işe yaramaktadır ve bu nedenle insan kaynakları gelişim aracı olarak popülerliği artmaktadır. Ancak, büyük sorunlar, çoklu değerlendirme programları yetersiz tasarlandığı veya uygulandığı zamanlar ortaya çıkmaktadır. Biz, çoklu geribildirimi kullanmada başarınızı sabote edecek ve tüm iyi niyetlerinizi değiştirecek altı tuzak görüyoruz.

Bazı organizasyonlar, sırf başkalarının işine yaradığını duydukları için çoklu- ölçüm değerlendirme programlarını hemen uygulamaya kalkma hatasını yapmaktadır. Ancak, bu aracın kuruluşunuz için tam anlamıyla yararlı olması için etraflıca düşünmeniz ve doğru amaçlar geliştirmeniz gerekmektedir. 

Bu değerlendirmeden ne elde etmek istiyorsunuz? 

Katılımcıların ne kazanmasını istiyorsunuz? Kimler ve niçin değerlendirilmelidir? Hangi gruplar dahil edilmelidir ve edilmemelidir? Performans değerlendirmek amacıyla mı yapılmalıdır yoksa geliştirme amaçlı mı yapılmalıdır? Organizasyonunuzun çoklu-ölçüm değerlendirmesinden ne kazanacağı konusunda açık bir fikriniz olmadığı sürece kendinizi hayal kırıklığına uğratmanız kaçınılmazdır. 

Pek çok organizasyonda değerlendirme çalışmalarını sorunlu alanlar ve sorunlu kişiler üzerinde yoğunlaştırma eğilimi vardır. 

Peki diğer alanlar ve kişiler ne olacaktır? Üstün performans sergileyenler de bazı alanlarda gelişme ihtiyacı içinde olabilir. Eğer geribildirim sadece düzeltme amaçlı veriliyorsa, nasıl bir mesaj yollamış oluyorsunuz? Eğer çoklu geribildirim sadece sorunlu elemanlara veriliyorsa, değerlendirme bir eleştiri veya çıkarılmak istenen kişilere karşı gerekçe olarak algılanacaktır. 

Oysa ki, eğer çoklu geribildirim, gelişmeye ve iletişime değer veren bir şirkette tüm kilit kişilere hareket, enerji katmak üzere konumlandırılırsa önemli bir kaldıraç etkisi yaratabilir. 

Gereksiz bir konumlandırmadan kaçının!

İnsanlar doğal olarak değerlendirilmekten rahatsız olurlar. Değerlendirme sürecinde bilgiyi paylaşmak bu rahatsızlığı, endişeyi hafifletebilir. Örneğin, değerlendirme yapmayı zorunlu kılan bir sebep verebilir misiniz? Elemanlarınıza, geribildirim aldıktan sonra kendilerinden ne beklendiği konusunda fikir verebilir misiniz? Katılımcıları organizasyonun beklentilerini karşılamaları için destekleyen değerlendirme sonrası takip faaliyetleri olacak mı? Sonuçları kim görecek ve sonuçlar nasıl kullanılacak? şeklindeki soruların cevapları, toplanacak bilginin kalitesini büyük oranda etkilemesi nedeniyle önemlidir. 

Biliyoruz ki insanlar, değerlendirilenin amirinin sonuçları göreceğini bildikleri zaman daha az samimi olmaktadır. Aynı şekilde, insanlar performans değerlendirmelerinde, sonuçların kişinin mevki ve ücretini etkilemesi nedeniyle yüksek puan verme eğilimindedir. Sonuçların gelişim amaçlı kullanılması hallerinde cevaplar daha yapıcı ve bilgilendirici olabiliyor. Çünkü insanlar cevaplarının yapıcı bir amaçla kullanılacağını düşünüyor.

Başarının bir anahtarı, her katılımcıyı programa en üst düzeyde dahil etmektir.

Kişilerin, değerlendirmeye kimlerin katılacağı ve sonuçların nasıl değerlendirileceği konusunda fikirlerini almak, onların sürece güven duymasını sağlayacaktır. Programa dahil oldukça daha çok benimseyecekler ve bu da sahiplenmelerini beraberinde getirecektir. Yapılmaması gereken şeylerden biri, süreç başladıktan sonra uygulama yöntemlerini değiştirmektir. Sonuçların kimlere verileceği veya bilginin nasıl kullanılacağı konularını sonradan değiştirmek tüm programın temelini zayıflatacaktır. Gelecekte yapılacak değerlendirmelere katılımı azaltacak ve güven ortamını zedeleyecektir.

Yanlış bir değerlendirme aracı kullanmaktan kaçının!

Birçok çoklu değerlendirme aracı var. Hangisinin sizin için en iyisi olduğunu nasıl bileceksiniz? Bu bir maliyet meselesi olmaktan öte bir konu. Amaçlarınızın açık, belli olması, mevcut “raftaki” bir aracın sizin ihtiyaçlarınıza cevap verip veremeyeceğini anlamanıza yardımcı olacaktır. Eğer amaçlarınız şirketinize özel bir uyarlamayı ve hassasiyeti gerektiriyorsa, bu durumda aracın size uyarlanarak tasarlanmasını tercih edeceksiniz.

Unutmayın ki, fazla standart çoklu değerlendirme araçları, değerlendirilen kategoriler işlerine ve organizasyonlarına uygun olmadığı için katılımcılar tarafından kolayca küçümsenir. Katılımcı sonuçları, onun “işte ne yaptığını” yansıtmadığı için dikkate almayacaktır. 

Bir diğer tehlike; bir niş pazara girme telaşıyla bazı girişimcilerin, yetersiz donanımla çoklu geribildirim alanına girmiş olmalarıdır. Doğru, tutarlı bir değerlendirme aracı oluşturmak kolay değildir ve bu alanda uzman olmayı gerektirir. Raftan bir araç aldığınızda da veya kendinize uyarlanmış bir araç istediğinizde de bu uzmanlık ödediğiniz bedelin karşılığını almanız için önemlidir. 

Her geribildirim sonunda mutlaka bir gelişim planını gerçekleştirin!

Geribildirim sonuçları, katılımcı onları kişisel gelişimi için, güçlü yönlerini daha güçlendirmede ve zayıf yönlerini gidermede kullanamazsa çok fazla bir şey ifade etmez. Ne yazık ki, deneyimlerimiz bize, katılımcı bir eylem planı oluşturmazsa, geri bildirim sonrasında pek fazla bir şey değişmediğini göstermiştir. 

Bazı değerlendirme araçları düşük maliyetli olabiliyorlar ancak, geribildirim çok alt düzeyde olduğu gibi eylem planı hiç olmayabiliyor. Bazıları ise bilgisayar çıktısı bir eylem planı veriyor ancak bunun ne kadar kişiye has olabileceği sorulması gereken bir husus. Her katılımcı kendi eylem planını hazırlamalıdır. Bunu yaparken amirinden veya İnsan Kaynakları’ndan destek alabilir. Geribildirim sonuçlarının bir uzman tarafından yorumlanması ve katılımcıya aktarılması çoklu değerlendirme sürecinden yararlanmanızı sağlayacaktır. Uzman, her katılımcıya, bir davranış değişikliği veya bir gelişim yaratacak kişisel bir eylem planı hazırlamasında da yardımcı olacaktır.

Mutlaka ve mutlaka tüm süreci denetleyin ve takip edin!

Pek çok organizasyon, 360-derece değerlendirmeye yaptıkları yatırımı geri kazanmakta ve bir şeylerin değişeceği şeklindeki beklentilerini karşılamakta başarısız olmaktadır, çünkü sonuçlar çıktıktan sonra süreç durmaktadır. Listelerine işin yapıldığına dair işaret koymakta ve başka işe geçmektedirler. Ancak, her konuda olduğu gibi gerçek geri dönüş takip esnasında olmaktadır. 

Salt bir değerlendirme yapmakla başarılı ve sürekliliği olan bir gelişim süreci yaşatmak arasındaki farkı, organizasyonun beklentileri ve her katılımcıya değişim çabalarında sağladığı destek yaratacaktır. Deneyimlerimiz bize, gelişim istek ve niyetlerine devam edebilmeleri için insanların her zaman yardıma ihtiyaç duyduklarını gösterdi. Organizasyonun bu sürekli çabayı nasıl desteklediği kritik bir noktadır. Katılımcının eylem planlarını amiri ile paylaşmasını istiyorlar mı? Geribildirim sonuçlarını ve eylem planlarını takip eden bir sistem var mı? Eylem planlarında sağlanan ilerlemeler, performans değerlendirmenin bir parçası olarak ele alınıyor mu?

Organizasyon, toplu sonuçları katılımcıların eğitimlerini geliştirmek için kullanıyor mu? (Bazı şirketler grup değerlendirme sonuçlarını eğitim ihtiyaçları analizi olarak kullanmaktadır) 

Şirket, katılımcılara ilk geribildirimi vermek ve takip eden her altı ayda bir gelişmeleri izlemek, tavsiyelerde bulunmak ve soruları yanıtlamak için bir uzmanı görevlendiriyor mu? Organizasyon, insan kaynaklarının sürekli gelişimi için ne kadar güçlü bir kararlılık göstermektedir? Yukarıda sıralanan tuzaklar gerçek tuzaklardır. Bunların hepsini şirketlerde yaptığımız çalışmalarda gördük. Her biri, organizasyon çoklu geribildirimi kullanmaya başlamadan önce dikkate alınmalıdır. Bu tuzakları ve engelleri ortadan kaldırdıktan sonra çoklu değerlendirme programının iyi dikilmiş bir kıyafet gibi size uyacağını göreceksiniz.