“Çalışan Merkezlilik bize IiP’yi getirdi ancak yolculuğumuz yenilikler ile devam ediyor”

 O sabah, kendilerini sıradan bir iş gününün beklediğini düşünen Garanti Emeklilik çalışanları, yanılıyorlardı. Çünkü onları girişte şaşırtıcı bir manzara bekliyordu:
Tüm yönetim ekibi, 07.30 itibariyle kapıda onları bekler durumdaydı.
Üstelik yalnız değildiler: Onlara eşlik eden bir bando ve tüm çalışanlara takılmak üzere madalyalar da vardı yanlarında!

Kutlama nedeni gerçekten de önemliydi: Garanti Emeklilik, Türkiye’de Bireysel Emeklilik sektöründe IiP(Investors in People) sertifikasını almaya layık ilk şirket olmuş,
bununla da yetinmemiş; standart sertifika almadan doğrudan Gümüş Sertifika almaya hak kazanan ilk ve tek Türk şirketi olma unvanını kazanmıştı. Ve işte bu başarı şimdi, ödülün asıl sahibi olan çalışanlarla kutlanıyordu.
Hemen ardından, Ortak Hedef Toplantısı için çıkılan Antalya yolculuğunda, otele varıp, odalarına yerleştiklerinde, gazetenin o sayfası özenle katlanmış şekilde, IiP ödülü için kendilerine yazılı teşekkürü okuyorlardı günlük gazetelerinde: “ Sertifikamız Gümüş, Çalışanlarımız Pırlanta” Teşekkürlerimiz bu ödülü almamızı sağlayan pırlanta gibi çalışanlarımıza…

Garanti Emeklilik’in bu başarıya ulaşması kesinlikle tesadüfi değil. Sürekli insana yatırımı ve çalışanı her zaman merkezde tuttuklarını, baştan beri bu yaklaşıma dayalı uygulamalara imza attıklarını vurgulayan
İK’dan Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı K.Çağlayan Bakaçhan, IiP sayesinde bu yaklaşımlarının tescillendiğini belirtiyor. Bunun uzun süreli bir yolculuk olduğunu dile getiren Bakaçhan, 2014’ün kendileri için en öncelikli projesinin de yine
“Employee Centricity” (Çalışan Merkezlilik) adını taşıdığını, çalışanı her zamanki gibi merkeze koyarak tüm iş süreçlerinin buradan hareketle yeniden tasarlandığını söylüyor.

“Çok küçük ayrıntılarla, ciddi fark yaratacağız” diyen Bakaçhan ile gerçekleştirdiğimiz söyleşide, bu yenilikçi projenin ayrıntılarını ilk kez öğrenme ve gündemdeki yeni çalışmalar hakkında bilgi alma fırsatı bulduk.

Garanti Emeklilik artık IiP sahibi... Üstelik standart sertifikayı almadan Gümüş Sertifika alan ilk ve tek Türk şirketi oldunuz. Geriye dönüp baktığınızda bu başarının altında hangi faktörlerin yattığını düşünüyorsunuz?

Bu başarı aslında Lider şirketin 1 numara çalışanlarının başarısı. Sektör lideri olmamız, IiP sertifikasına layık görülmemiz hepsi birbirini tetikleyen konular. IiP çalışmalarımız her ne kadar 2012 yılının sonunda başlamış gibi görünse de, aslında bunun uzun soluklu bir yolculuk olduğunu belirtmek gerekiyor. Biz zaten her zaman insana yatırımı uygulamalarımızın merkezine koyan, bunu taahhüt eden, insana değer vermenin kültüründe var olageldiği bir şirkettik. Dolayısıyla IiP için özel çalışmalar yapmadık, içeride var olan uygulamalar sadece belgelenmiş ve tescillenmiş oldu.

Ancak elbette bu yolculukta IiP sürecinin bize katkıları büyük oldu. Örneğin eğitim tarafına bakalım: 2013 yılında kişi başı 8,4 gün eğitim verdiğimizi, bunun önceki senelerde de aşağı yukarı bu rakamlarda olduğunu görüyoruz. Ancak eskiden eğitim ihtiyaçlarını belirlerken analiz toplantıları yapıyor, yöneticilerimiz ile konuşuyorduk. IiP süreci ile birlikte ise çalışanlarımızı da sürece dahil etmeye başladık.

Çalışanlarımıza İK tarafından anketler gönderildi, yöneticileri ile bire bir görüşmeler yapıldı. Sonuç olarak 2014’ün başında artık herkesin kendine özel bir kişisel eğitim planı oluşuyor. Kişinin nerede gelişmek istediğine, şirketin bu kişiyi nerede görmek istediğine yönelik eğitim planları hazırlanıyor.

“Çalışana ve gelişimine yatırım” kavramından hareket edersek, bu konudaki çalışmalarınız hakkında bilgi alabilir miyiz?

Süreç, Değerlendirme Merkezi uygulaması ile başlar. Ardından da, potansiyel adaylarımızı takip etmek üzere Gelişim Merkezi devreye girer. Burada 1,5 yıl boyunca çalışanlarımız, geliştirmesi gereken yönler ile ilgili eğitim ve geri bildirim alır. Yöneticileri tarafından koçluk uygulanır.

Bu sayede içeride, bir üst pozisyona hazırlanan bir havuzumuz oluşur. Zaten Garanti Emeklilik’te yöneticilerimizin hemen hemen tamamının kendi içimizden yetişen çalışanlardan oluştuğunu söyleyebilirim. Saha kadromuzda 18 bölge müdürümüzün, 42 bölge yönetmenimizin tamamı ise içeriden yetişmedir. Bununla gerçekten de gurur duyuyoruz.

Ara kademe yöneticiler için 3 yıl önce başlattığımız bir projemiz var: Gönüllü Yönetmen Gelişim Programı’mızda 2 yıl boyunca eğitimler, ödevler, iş başı görevler ve sunumlar ile arkadaşlarımızı hazırlıyoruz. Geçen sene tamamladığımız bu programa 50 kişi katıldı, bu arkadaşlarımızın 8'i yönetici olarak atandı. Bu program, gönüllülük esasına dayalıdır, bir taahhüt programı değildir. Ancak lansmanı yaparken, buraya dahil olmanın şirketin çalışanlarımıza yatırım yapmasına fırsat vereceğini arkadaşlarımızla paylaştık. Çünkü bu program sadece şirketin yönetici ihtiyacını karşılamıyor, gerçekten de çalışanlar için önemli bir gelişim fırsatı sunuyor.

Tüm bu çalışmaları gerçekleştiren İK ekibinin nasıl bir yapısı var?

İnsan Kaynakları, Satınalma ve İdari İşlerden sorumlu birim müdürümüze bağlı olarak görev yapan bir eğitim ekibimiz var. Bu ekip, aynı zamanda ürün, satış, lisanslama eğitimlerimizi de veriyor. Ücretlendirme, performans, bordro, işe alım ve kariyer planlama ile satınalma ve idari işler fonksiyonları da İnsan Kaynakları’na bağlı.

Öte yandan işe alım ve gelişim ekibi “genel müdürlük” ve “saha” olmak üzere ikiye ayrılmış durumda. Bu iki gruptaki arkadaşlarımızın ihtiyaçları ile kariyer yollarının farklılık gösterdiğini biliyoruz. Çalışanlarımızdan da bu yönde bir öneri geldiği için 2010 yılında yapıyı ikiye ayırma kararı aldık. Bu ekibimiz aynı zamanda çalışanlarımıza kariyer koçluğu da yapıyor.

Kariyer koçluğu kavramını biraz açabilir misiniz?

Burada statik; çalışanlarımızın kariyerleri konusunda gelip sadece danışmanlık aldığı bir yapıdan söz etmiyoruz. İK’daki arkadaşlarımızın her yıl tüm çalışanlarımızla; 880 kişi ile en az bir kere, kendi ortamlarında bir araya gelme hedefleri var. Öncelikle çalışanın şirketten genel memnuniyet durumu, çalışma ortamı, ekip arkadaşları hakkında bilgi alıyor.

Bu veriler, kurumsal hafızayı oluşturmak açısından kayıt altında tutuluyor ve alınması gereken aksiyon varsa yöneticisine geri bildirim veriliyor. Ancak görüşmeler elbette bununla sınırla değil: Çalışanın kariyer beklentileri üzerine etraflıca konuşuluyor.

Bu görüşmeler, İK’nın veri toplayabilmesi açısından gerçekten çok önemli. Hatta IiP süreci başlamadan önce, bu yaklaşımı daha da hızlandırmak, açık iletişimi ve samimi paylaşımı artırmak adına yeni bir platform daha oluşturduk: “Gelişim Benden Başlar” adını verdiğimiz bu platformda, 1 yıldan kısa sürede 700’ün üzerinde paylaşımda bulundu tüm çalışanlarımız..

Bu paylaşımların sahipleri, İK’nın önderliğinde bir araya gelerek 10’un üzerinde workshop yaptı. Bu sayede aynı öneriye sahip kişiler, birlikte çalışıp tartışarak, önerilerin uygulanabilir olup olmadığına karar vermiş oldu. Bu takip sonucunda alınan kararlar da tüm şirkette ilan edildi. Uygulanabilir olmayan önerilerin ise neden uygulanamayacağı tüm çalışanlarımıza açıklandı.

Şu anda gündemde olan yeni çalışmalarınız var mı?

Lider Şirket olmak sadece finansallar anlamında değil İK alanında da bize ciddi sorumluluk yüklüyor.. Bunun farkındayız, tüm çalışanlarımızın işlerinin 1 numarası olması ve çalışan deneyiminin de bu noktaya taşınması için planlamalarımızı yapıyoruz.

Örneğin “Yetkili” pozisyonunda olan, Y kuşağını temsil eden genç arkadaşlarımız için bir gelişim programı üzerinde çalışıyoruz. Bu grubun gerçekten doğru yönlendirildiğinde çok büyük katkıları olduğunu biliyoruz. Dolayısıyla onların da bir sonraki pozisyona yetiştirilmesi amacıyla bu yılın eylül ayında 2 yıllık bir programa start vermeye hazırlanıyoruz. Bu sayede ara kadrolarla ilgili de yapılandırılmış bir programımız olacak.

Öte yandan 2014’deki en öncelikli projemiz, Türkiye için de son derece yenilikçi bir kavram olan “Çalışan Merkezlilik” (Employee Centricity) adını taşıyor. Tüm süreçlerimizi çalışan merkezinde yeniden düzenliyor, onların deneyimlerini en mükemmel seviyeye taşımak için neler yapabileceğimize bakıyoruz. Bunu da işe alım sürecinden başlayarak; adaylara yaşattığımız mülakat deneyiminden, iş teklifimizi nasıl yaptığımıza, performans görüşmesini nasıl geçirdiğine kadar tüm süreçlerimizi yeniden tasarlayarak yapıyoruz. Kısacası çok küçük ayrıntılarla ciddi fark yaratacağımızı söyleyebilirim.

Tüm bu çalışmaları hayata geçirirken, İK’ya yönelik öngörü ve eğilimleri de dikkate alıyorsunuzdur. Sizce İK uygulamaları bundan böyle nasıl bir yönde ilerleyecek?

Uygulamalar arasında öne çıkan kavramlar var: Yetenek yönetimi bunlardan biri. Biz İK profesyonelleri olarak zaten uzun zamandır yetenek yönetimi üzerinde konuşuyorduk elbette ama artık bu konunun daha fazla gündeme gelmesinin en önemli nedeni üst yönetimlerin de yetenek yönetiminin öneminin ayrımına varması bence… Çünkü artık, içeriden yetişen kadrolarla yakalanan başarının sürdürülebilir olduğu herkes tarafından bilinir hale geldi. Aksi durumda başarı sürdürülebilir olmuyor. Kendi içindeki çalışanlara yatırım yapan şirketlerin başarısı görüldükçe, yetenek yönetimine verilen önem de artmaya başlıyor.

Öte yandan, İK’nın işinin git gide daha da zorlaşacağını düşünüyorum. Çünkü şirketlerin ihtiyaçları, yöneticilerin beklentileri değişiyor. Bu beklentilere yanıt verirken farkı yaratma aşamasında müşteri memnuniyeti ve çalışanın performansı belirleyici oluyor.

Kısacası çalışanı önemseyen, değer veren şirketlerin başarısı ve sektör liderliği görüldükçe İK profesyonellerinin işi zorlaşacak. Çünkü artık önemli olan uygulamaların kopyalayıp – yapıştırılması değil, bu farkın yaratılması olacak.

“İŞE ALIM SÜRECİMİZİ YENİDEN GÖZDEN GEÇİRDİK,
ADAYLARI SADECE BİZ SEÇMİYOR,
KARARI ONLARIN DA VERMESİNİ İSTİYORUZ”

Garanti Emeklilik’te İK uygulamalarının sürekli geliştiğini, yeniden tasarlandığını söylemek kesinlikle yanlış olmaz. Bu değişimden nasibini alan modellerden biri de işe alım olmuş. Grup mülakatları, bire bir mülakatlar, kişilik envanterlerinden oluşan klasik süreci, 2013 yılında revize ettiklerini belirten Bakaçhan, bakın konuyla ilgili neler anlatıyor: “Yılda 60 bin başvuru alan bir şirketiz. Adayların büyük bölümünü, beklentilerini çok da net ortaya koyamayan Y kuşağı oluşturuyor. Hal böyle olunca, sizin vaat ettikleriniz ile adayların beklentileri arasında ciddi farklar oluşabiliyor. Bu durumu ortadan kaldırmak için vaatlerimizi göstererek sunmak; adayların bunları kendilerine uygun bulması durumunda onlarla el sıkışmak istedik. Yine mülakatlarla başlayan süreci, artık adaylarımızı 15 gün bölge müdürlüklerimizde ağırlayarak sürdürüyoruz. Burada bazı eğitimler alıyor, işi bire bir gözlemliyor, saha hayatını görüyorlar. Bir koçları oluyor. Bu sürecin sonunda el sıkışmaya iki taraf karar vermiş oluyor”.

İşi seven ve işe uygun adayı şirkete kattıklarında elde tutma konusunda bir sıkıntı yaşamadıklarını vurgulayan Bakaçkan, bu yeni yaklaşımın turnover oranlarına ciddi katkı sağladığını belirtiyor.

Son olarak sizi de tanımak isteriz. Kariyerinizin gelişimini bizlerle paylaşır mısınız?

ODTÜ Psikolojik Danışmanlık bölümünden mezun olduktan sonra, Garanti Bankası MT programına katıldım. Bu 6 aylık bu eğitim benim için büyük bir şans oldu. Çünkü bankacılık konusunda ciddi bilgi sahibi oldum. Burası benim için adeta ikinci bir okul oldu.

Öte yandan, Garanti Bankası İnsan Kaynakları’nda göreve başlamak da benim için ayrı bir fırsat oldu. Çok değerli kişilerle birlikte çalışarak, İK süreçlerinin yeniden yapılandırıldığı, pek çok uygulamaya bugünkü isminin verildiği bir döneme tanıklık ettim. İK anlamında çok şey öğrendim.

Garanti Bankası’nda çalışan ilişkileri, işe alım, planlama gibi sorumlulukları yürüttükten sonra 2006 yılında Garanti Emeklilik’e geçtim. Sektörde İK sistemlerinin yavaş yavaş oluştuğu bir dönemdi; 2 – 3 kişilik bir ekiple göreve başladım. Ardından şimdiki ekibe ulaştık. Şu anda da İnsan Kaynakları'nın yanı sıra satınalma, idari işler, proje yönetimi, süreç, organizasyondan sorumlu olarak devam ediyorum.

Kariyerim boyunca edindiğim bu deneyimler sayesinde İK’nın bugün geldiği noktayı çok daha iyi değerlendirebiliyor, bu nedenle şanslı olduğuma inanıyorum.