Bilgi Yönetiminden Derin Dersler

David Creelman

Bilgi yönetiminin tarihi, İnsan Kaynakları için bazı derin dersler içermektedir. “Bilginin” ne olduğu ve organizasyonlarda oynadığı rolün temelden yeniden kavranması ile ilgisi var. İK profesyonelleri, nasıl değer katacaklarını yeniden tasarlamak için bilgi yönetiminin aldığı yolculuktan ilham alabilir.

Bilgi salt bir kütüphane midir?

Herhangi bir kişiye bir kuruluşta bilgi yönetimine nasıl yaklaşılacağını sorsanız, muhtemelen bir tür elektronik kitaplık oluşturmak için bir planla gelirler. Fikir, çalışanların "bilgilerini" yazmalarını sağlamak ve ardından diğer çalışanların gerektiğinde bilgilere erişebilmesi için bunu bir sisteme koymak olacaktır.

Bu yaklaşımın uygulanmasında açıkça çeşitli zorluklar vardır, ancak bu sorunu çözmenin başka bir yolunu hayal etmek zordur.

Bilgi yönetimi nasıl ve neden yanlış gitti?

Şirketler, sınırlı bir başarı ile bilgi yönetimine yönelik elektronik kütüphane yaklaşımına çok fazla zaman ve para harcadı. İki büyük sorun vardı:

1. Çalışanlar bilgilerini sisteme girmez.
2. Bilgi girildiğinde bile, çalışanlar bilgiye erişmek için sistemi kullanmazdı.
İlk konu pek ilgi çekici değil, açıkçası bilgiye girmek emek istiyor ve bu çevrimiçi kütüphaneyi oluşturma konusunda ciddiyseniz, insanların bunu yapması için önemli teşviklere ihtiyacınız olacak. Bu çözülebilir bir problem.

Daha derin sorun, insanların bilgilere erişemeyecek olmasıdır. Bunu söylerken biraz dikkatli olmam gerekiyor. İnsanlar her zaman kurumsal veritabanlarındaki bilgilere erişir. 

Çalışan el kitabında, müşterilerle ilgili bilgileri, yazılımın nasıl kullanılacağına ilişkin kılavuzlarda vb. bilgileri ararız. Bu tür bilgiler, kuruluşlarda uzun süredir ele geçirilmiş ve başarılı bir şekilde erişilmiştir. 

Bu da bizi bilgi yönetiminin misyonunun ne olduğuna dair önemli bir kavrayışa götürüyor: Basit gerçekler listelerinde bulunmayan diğer tüm bilgileri yakalamak... İnsanların erişmekle ilgilenmediği bu tür bir bilgi... Çevrimiçi olarak yakalandığı şekliyle yararlı olmadığı için ona erişmekle ilgilenmiyorlardı.

Bilgi “know-how” mıdır?

Bilgiyi "olgular" ve "know-how" olmak üzere iki ayrı kategoriye ayırmamız iyi olur. Bir gerçek, proje yönetimi yazılımınızdan bir raporun nasıl yazdırılacağı olabilir. Programın çok gerisinde kalmış bir projeyi nasıl kurtaracağınızı bilin. Bu tür bilgiler çok farklıdır ve gerçeklerle harika bir iş çıkaran çevrimiçi kütüphaneler, spektrumda gerçeklerden uzaklaşıp bilgi birikimine doğru ilerledikçe giderek daha az kullanışlı hale geliyor.

Gerçekler ile bilgi birikimi arasındaki en büyük fark, karşılaştığınız sorunun ne ölçüde bağlama bağlı olmasıdır. Bir proje raporu yazdırıyorsanız, projenin ayrıntılarının bir önemi yoktur. Başarısız bir projeyi kurtarmaya çalışıyorsanız, içerik her şeydir. Bu farkı fark edememek, birçok erken dönem bilgi yönetimi projesinden hayal kırıklığı yaratan sonuçlara yol açtı.

“Know-how” yönetimi nasıl yapılır?

Bilgi birikimini bir kişiden diğerine aktarmanın en iyi yollarından biri sohbettir. Genç proje yöneticisi, durumu anlamaya çalışan daha yaşlı biriyle konuşur ve ardından tam olarak o gencin sorununa göre uyarlanmış özel tavsiyeler sunar. Bu, ihtiyaç duyulduğunda, bir mentorluk programının parçası olarak veya bir tür devam eden çıraklık olarak olabilir. Bilgiden ziyade know-how'ı yönetmek için, verimli bir konuşma yapmak için yeterli kolaylaştırma ile doğru zamanda doğru insanlarla bağlantı kurmak istersiniz.

İK için alınacak ders 

İK için alınacak ders her şeyden önce, bir şeyi yapmanın görünürde bariz, mantıklı bir yolunun, örneğin çevrimiçi bir kitaplık oluşturmak gibi, uğraştığımız sorunun doğasını yanlış yorumladığımız için tamamen yanlış yönlendirilebileceğini kabul etmek olmalıdır.

Kariyer yolları fikrini düşünün. Bir dizi iyi tanımlanmış işiniz olduğunu hayal edelim: Jr. Muhasebeci, Muhasebeci, Kıdemli Muhasebeci. Birinin bu kariyer yolunda nasıl ilerlediği oldukça iyi tanımlanmış olabilir, belgelenebilecek pek çok gerçek vardır. Bu net kariyer yolu o kadar çekici ki, tüm işler için kariyer yolları inşa etme eğilimindesiniz. Ne yazık ki, muhasebe iş merdiveni, özellikle bağlama bağımlı olmadığı için bir istisnadır. Hemen hemen tüm jr. muhasebeciler bu kariyer yolunda hemen hemen aynı şekilde ilerleyebilirler. Bu, diğer birçok iş için doğru değil. 

İnsanlar ilgi alanlarına, yeteneklerine ve ortaya çıkan fırsatlara göre her türlü yönde hareket edebilirler. Gençlerin çoğu, kariyerlerine rehberlik etmesi için tecrübeli bir yöneticinin bilgi birikimine ihtiyaç duyar, haritalanmış kariyer yollarının bir veritabanına değil. Sohbete ihtiyaçları var.

Kariyer yollarına odaklanmak istemiyorum çünkü bu sadece bir örnek. İhtiyacımız olan şey konuşmaları kolaylaştırmakken yanlışlıkla bazı sabit cevaplar bulmaya çalışabileceğimiz her türlü durum vardır. Uygulamada, genellikle çevrimiçi bir gerçekler kitaplığı rolü ve konuşmaları etkinleştiren süreçler için bir rolün olduğu bir karışımdır.

Bu konuşmaları istediğimiz gibi kontrol edemeyiz, belgeleyemeyiz veya ölçemeyiz. Bu sohbetleri liderlerinize sunmak, örneğin devasa bir çevrimiçi bilgi kitaplığının olacağı kadar etkileyici olmayacaktır. Bilgi yönetiminden çıkarılacak ders, devasa çevrimiçi kitaplığın en çok önemsediğimiz bilgi birikimi açısından başarısız olduğudur. Konuşmanın gücünü nerede kullanmamız gerektiğini takdir ettiğimizde başarıya ulaşacağız.