0
Bilgi Yönetimi Paylaştıkça Kazandırıyor
Durumun bu kadar karmaşık olmasının nedeni, asfalt dizaynları konusundaki bilgilerin bir dizi farklı formda yer almasıdır. FHWA’deki bazı uzmanlar, konuyla ilgili teknoloji ortaya çıktığından beri asfalt dizaynı konusundaki gelişmeleri takip ediyor olabilir. Konuyla ilgili iyi uygulamalar arşivlenmiş, üniversite araştırmaları belgelenmiş olabilir. Peki, bir ya da iki kaynak tespit etseniz bile varolan bilginin sadece küçük bir bölümüne sahip olup olmadığınızdan nasıl emin olacaksınız?
Bu tür sorunlar binlerce organizasyonda – belki günlerce binlerce kez- yaşanıyor ve “bilgi yönetimi” olarak bilinen konseptin gelişmesinin nedeni bu...
Bilgi Yönetiminin tanımı
Bilgi Yönetimi, pekçok farklı şekillerde tanımlanabilir. Bilgi Yönetimi’nin en çok kullanılan tanımlarından biri, “Bireysel çalışanlar tarafından daha önce dile getirilmemiş deneyim ve uzmanlıkların yanısıra veritabanları, dokümanlar, politikalar ve prosedürlerin de aralarında bulunduğu; organizasyonun tüm bilgi kanallarının tespit edilmesi, yönetilmesi ve paylaşılmasına yönelik entegre ve sistematik yaklaşım”dır. Bilgi Yönetimi ayrıca, “Bir organizayonun amacını yerine getirebilmesi için kollektif uzmanlıkların belirlenerek paylaşılması süreci” olarak da tanımlanabilir.
Bilgi Yönetimi belirli bir konuda organizasyon için kütüphane görevi görür, ancak aynı zamanda kuruluşun, bireylerin ellerinde olan bilgiye ulaşmasını da sağlar. Bu bilgi son derece değerlidir. Zira sürekli güncellendiği gibi, karar alma süreci açısından da son derece yararlıdır. Kısaca Bilgi Yönetimi; doğru bilginin doğru zamanda doğru kişilere ulaşarak doğru kararların alınmasına imkan sağlar.
İşdünyasının en son yakaladığı fikirlerden biri olmayan Bilgi Yönetimi, hem kamu hem de özel sektörde faaliyet gösteren pekçok kuruluş tarafından uzun yıllardır kullanılan bir konseptti. Bu tür kuruluşlarda Bilgi Yönetimi geleneksel olarak kahve makinesinin çevresinde gerçekleşen sohbetlerle hayata geçiriliyordu. Örneğin pekçok uluslararası danışmanlık şirketi, birbirinden uzak proje ekiplerinin etkili iletişim kurması ve önemli bilgileri paylaşması için Bilgi Yönetimi’ni son derece değerli olarak görür. Kamu sektöründe ise Bilgi Yönetimi, stratejik hedeflere ulaşılması için kollektif bilginin biraraya getirilmesi olarak görülür.
Bilgi çemberi
Geleneksel organizasyonlarda bilgi çoğunlukla organizasyonel çizgileri takip ederek; yani yukarıdan aşağıya doğru yayılır. Ancak bu yöntem çok ender olarak bilgiye tam zamanında ve en çok ihtiyaç duyulan anda ulaşılmasını sağlar. Bilgi Yönetimi’nin kullanıldığı organizasyonlarda ise, bilgi organizasyonel çizgileri atlayarak yayılır; yani bilgiyi organizasyonun hedeflerine yönelik olarak en iyi kullanabilecek kişilere ulaşır.
Bunun nasıl gerçekleştiği, Bilgi Yönetimi Çemberi’nin dört temel unsurunun belirlenmesiyle açıklanabilir: Bunlar;
• Bul / yarat: Bilgiye pekçok yoldan; yayınlar, konferanslar, toplantılar, proje deneyimleri, araştırmalar ya da sektör uzmanlıkları aracılığıyla ulaşılabilir.
• Organize et: İkinci adımda bilgi sözülerek, arşivlenir ve dış bağlantılar yaratılır.
• Paylaş: Elde edilen bilgi yüksek teknoloji bilgisayar araçları ya da konferanslar, makaleler yahut doğal iletişim kanalları kullanılarak iş ortamında kullanıma açılır.
• Kullan / yeniden kullan’dır.
Ortak bir çıkarları olan insanların yer aldığı spesifik bir ortamda “organize et” ve “paylaş” fonksiyonlarının yerine getirilebilmesi için pekçok uzman bir Bilgi Müdürü bulunmasını önerir. Bu kişinin görevi yeni bilgiler geldikçe bunları arşivlemek, ihtiyacı olan kişilere bu bilgileri ulaştırmaktır; kısaca bu kişi bir “Bilgi Broker”ıdır.
Bilgi Yönetimi Zinciri’nin son halkası olan “kullan / yeniden kullan” fonksiyonu; hem gayriresmi bağlantılar hem de raporlara, iyi uygulamalara, başarı öykülerine ve diğer iletişim türlerine (eğitim gibi..) ulaşılabilmesini gerektirir. Bu bilgilerin büyük çoğunluğu internet aracılığıyla büyük kitlelere ulaştırılabilir. Bu halka sayesinde bilgi gerçek sorunların çözümü için kullanılabilir.
İşbirliğine dayalı bir kültür
Kuşkusuz ki teknoloji dünyasındaki gelişmelerin hem organizasyon içi hem de dışında bilginin paylaşımının sağlanması konusundaki önemi büyüktür. Ancak Bilgi Yönetimi için veri tabanları ve şebekeler yeterli değildir. Yalnızca teknolojik gelişimleri ön plana çıkaran şirketler sürecin yalnızca yüzde 20’sini tamamlamış demektir; zira geri kalan yüzde 80’lik bölüm paylaşıma açık bir ortam yaratılması ile ilgilidir.
Bilgi Yönetimi, çalışma ortamı içinde öğrenmeye dayalı; işbirlikçi, yenilikçi ve bilgiyi paylaşmaya yönelik bir kültür oluşturulmasını gerekli kılar.
Bilgi Yönetimi’nin temel prensiplerinden biri; bilginin elde edilip el değiştirmesinin pratiğe dayalı olmasıdır. Bilgi paylaşımı için araştırmalar, teknik özetler, ürün değerlendirmeleri ve diğer raporların yanısıra organizasyondaki çalışanların da deneyimlerini paylaşmak, konusunda uzman olan kişilerle biraraya gelmek, iyi uygulamaları tespit etmek konusunda emek harcaması gerekir. Tüm bu sürecin birleşmesi durumunda müşteri tatmininin doğal olarak artacağını da söylemek gerekir.
Bilgi Yönetimi’ni geliştirmek
Peki Bilgi Yönetimi’ni geliştirmek isteyen bir organizasyon kültürünü ne kadar değiştirmeli? Bazı uzmanlar; çalışanların iş yapış ve hareket şekillerinin tamamen değişmesi gerektiğini savunsa da bu bir efsane olarak kalacaktır. Gerçek şudur ki; Bilgi Yönetimi programları organizasyon kültürü ve tavırlar ile birlikte çalışır; onlara karşı değil...
Çalışanların tavırlarının ve organizasyonun kurumsal kültürünün kimi zaman Bilgi Yönetimi operasyonu ile çakışmaması da mümkün değildir. Bazı yöneticiler, departmanlarının sahip olduğu bilgi başkalarına açıldığında kontrolü kaybetmekten korkar. Bazı çalışanlar; süreçten hiç fayda sağlamayacaklarına inanarak bilgi paylaşmak için ekstra emek sarfetmeleri gerektiğine inanır. Bazı şefler ise astlarının geleneksel görevlerini yapmak yerine bilgi paylaşımı için zaman harcayacak olmalarından rahatsızdır.
Bu tür sorunların çözülebilmesi için açık bir biçimde iletişim haline geçilerek Bilgi Yönetimi ve sağlayacağı yararlar anlatılmalıdır. Bu arada, bilgi paylaşımı uygulamasına giden çalışanların teşvik edilmesi gerektiğini de unutmamak gerekir. Bu kültürel değişim sonucunda çoğunlukla Bilgi Yönetimi sürecinde gelişim görülür.
Çalışanlar kimi zaman Bilgi Yönetimi uygulamasının geliştirilmesinin ne kadar süreceğini merak eder. Bilinmelidir ki; Bilgi Yönetimi başlayan ve bir süre sonra sona eren bir proje değil; organizasyonun faaliyetleri çerçevesinde devam edip olgunlaşan bir değişimdir. (1)
Bilgi Yönetimi’ni gerçeğe dönüştürmek için...
Bilgi Yönetimi konusunda her organizasyonun farklı bir yaklaşımı olmasına karşın, bu konuda bazı evrensel stratejiler bulunduğu söylenebilir. Bilgi Yönetimi’nin kurum içinde etkin biçimde yürüyüp yürümediğini anlamak için yedi temel yol izlenebilir:
• Liderlik geliştirmek: Üst düzey yönetimin Bilgi Yönetimi’nin değerini anlayıp hayata geçirilmesi için gereken program ve politikalara destek vermesi çok önemlidir. Uzmanlar; Bilgi Yönetimi konusunda başarılı olan organizasyonların herzaman üst düzey yönetim desteğine sahip olduğunu belirtiyor.
Ancak liderliğin bu noktada sadece bütçe ayırması ya da sözlü destek vermesi yeterli olmayacaktır. Üst düzey yöneticilerin Bilgi Yönetimi’nin sunduğu olanaklar ve karar alma süreci içinde ne kadar aktif rol oynadığı konusunda bilgi sahibi olmalıdır. Üst düzey yönetim desteği önemlidir çünkü; Bilgi Yönetimi’nin ucu organizasyon içindeki hemen herkese dokunur. Bilgi Yönetimi konusundaki pekçok süreç çalışanlarla da ilgili olduğu için üst düzey İnsan Kaynakları Yöneticilerinin de desteği şarttır.
• Bilgiyi planlaması için takımlar oluşturmak: Bilgi Yönetimi’nde yalnızca doğru bilginin yakalanması yeterli değildir. Çalışanların aradığı bilgiye ulaşabilmesi için bilginin sunumu da kritik önem taşır. Bir çok şirket için bu durum; teknoloji bilgisine sahip ve farklı departmanlardan gelen kişilerden oluşan bir ekip oluşturulmasının öneminin altını çizmektedir. Böylesi bir ekip olmadan, son kullanıcı için yararlı olmayan bir sistem kurulması riski ile karşı karşıya kalabilirsiniz. Çünkü sistem sadece kendi ihtiyaçlarını dikkate alan birkaç kişi tarafından dizayn edilmiş olur.
Bu noktada olası bir soruna da değinmekte yarar vardır: Birlikte çalışma alışkanlığı olmayan kişilerin oluşturduğu bir takımı verimli hale getirmek ve yönetmenin çok büyük zorlukları olduğunu kabul etmek gerekir. Burada önemli olan; işbirliğinin sağlanması ve herkesin ihtiyaçlarının karşılandığından emin olunmasıdır. Tüm bunların yanısıra; paylaşıldığında en çok işe yarayacak olan kilit önemdeki bilgiye de odaklanmak gerekir.
• Bir sürecin işlediğinden emin olmak: Bilgiyi organizasyon içinde şekillendirmek mücadelenin sadece bir bölümüdür. Bilgiye ulaşmak için bir sistemin geliştirilmesi de kritik öneme sahiptir. Bu noktada kesinlikte; sisteme giren bilgiyi organize ve analiz edecek ve çeşitlendirecek yeteneğe sahip çalışanlara ihtiyaç vardır. Arthur Andersen’da sisteme girilen tüm bilgiler uzmanlar tarafından derecelendirilir ve bilgilere bir “değer” biçilir. Böylece sisteme girenler yararsız bilgilerin oluşturduğu bir denizde boğuşmak ya da organize edilememiş bilgilerle dolu bir suda boğulmak durumunda kalmaz. Boston merkezli bir Bilgi Yönetimi Danışmanlık Firması olan Delphi Group’un Başkanı Thomas Koulopoulos, “İyi dizayn edilmiş bir süreç olmazsa, dünyadaki tüm bilgiler değersizdir” diyor.
• Bilgi Yönetimi’nin sürdürülebilmesi için teknoloji geliştirmek: Bilgi Yönetimi’nin başarılı olabilmesi için gereken teknoloji kullanımı konusunda kesin ve katı bir kural yoktur. Ancak; bu alanda sonuçlara varabilmek için en güçlü araçlardan birinin intranet olduğu açıktır. Intranet; just – in – time (anında) temelinde konuyla ilgili iletişim kurulmasını sağlar. Bu da; bilginin anında güncelleştirilmesini sağlar. Bu arada organizasyon içinde kurulacak başka sistemlerle de (HRMS ve tedarik zinciri de dahil) duvarlar yıkılarak bilginin dağılımı sağlanabilir.
• Paylaşıma açık bir kültür oluşturmak: Delphi Group’un Başkanı Koulopoulos, “Hiçbir bilgi sistemi, belli bir kültürel değişimin yaşanmadığı bir organizasyonda yürüyemez” diyor. Bu tür bir değişime tipik olarak pekçok düzeyde ihtiyaç duyulur. Bilginin paylaşımı için çoğunlukla ödül formunda teşviklerin verilmesi gereklidir. En çok kullanılan ve en gerekli olan bilgiyi paylaşan çalışanlar; nakit ödül ya da bir plaket için ödüllendirilmelidir.
Ancak Bilgi Yönetimi sadece ödüllerle ilgili değildir. Olması gereken; bilgi paylaşımının teşvik ya da talep edildiği bir ortam yaratmaktır. Bazı uzmanlar bu ortamda “paylaşım için sosyal bir zorunluluk” olması gerektiğini belirtir. Elbette çalışanları bu sorumluluk hakkında eğitmek ve gerekli değişim konusunda bilgilendirmek İnsan Kaynakları Departmanları’nın görevidir.
• Bilgi Yönetimi’nin değerini göstermek: Çalışanların, organizasyonun neden Bilgi Yönetimi uygulamasına gittiğini anlaması gerekir. Pekçoğumuzun paylaşmaya inanmayan bir ortamda yetiştiği, kariyerlerimizi bilgi ve deneyimlere göre oluşturduğumuz düşünülürse bunun önemi anlaşılacaktır.
Eğitim, sadece duvarların yıkılmasında bir aracı olacaktır. Çalışanların kesinlikle, bilgi paylaşımının işlerini kolaylaştırdığını ya da iyileştirdiğini görmesini sağlamak gereklidir. Peki bu nasıl sağlanabilir? Bir öneri: Bilgi Yönetimi Sistemi’nin büyük bir çalışan kitlesine yarar sağlayacak ve geri kalanların da ihtiyaçlarına uyacak biçimde oluşturulmasını sağlayabilirsiniz. Bu noktada bir kez , İnsan Kaynakları Departmanları bilgi toplamak, güncellemek ve eğitim konusunda kilit öneme sahiptir.
• Bilgi Yönetimi’ni bir gelişim aracı olarak görmek: Bazı şirketler Bilgi Yönetimi’ni uygulayarak büyük faydalar elde etse de, sistemin hala belirsiz olduğunu söyleyebiliriz. Bu sorunun bir nedeni her organizasyonun farklı olması; bir diğeri ise her organizasyonun farklı bir yaklaşıma ihtiyaç duymasıdır.
Bunun daha da ötesi; organizasyonun Bilgi Yönetimi konusundaki bakış açısının işe girişildikten hemen sonra değişebileceği ihtimalidir. Sonuç olarak Bilgi Yönetimi konusunda başarılı olmak için deneyip görmek, esnek olmak ve değişime hazırlıklı olmak gerekir.
Bilgi Yönetimi ve İK
Bilgi Yönetimi teknolojisi sayesinde İnsan Kaynakları Departmanları’nın da büyük fayda sağlayacağı bir gerçektir. Bu avantajlar 5 temel noktada sıralanabilir:
• Bilgi paylaşımı: Organizasyonlar intranet ya da online forumlar aracılığıyla bilgi değiş tokuşu yaptıkları sürece ihtiyaç duyulan temellerde deneyim de el değiştirmiş olur. Bu da insan kaynakları açısından önemli bir gelişmedir.
• Yeterlik yönetimi: Bu; bir organizasyon içindeki yeteneklerin, bilgi ve performansın tespite edilmesi için gerekli olan araçları sağlar. Bu tür bir sistem sayesinde organizasyondaki açıklar kapanır, gerekli eğitimler sağlanır. Bu arada bugünkü ve gelecekteki ihtiyaçlar temen alınarak işe alım programları oluşturulabilir.
• İnsan Kaynağı Portföyü oluşturulması: Yönetici ve proje takımlarının; intranet üzerindeki kişisel web sitelerini araştırarak kalifiye bireyler bulmasını mümkün kılar.
• Rekabetçi Bilgi Yönetimi: Bu sayede organizasyonlar, yazılım ve diğer araçları kullanarak şirketin sınırları dışındaki bilgi ve deneyimlere ulaşır. Bunu yaparken Internet ve farklı arama motorları, extranetler, veritabanları ve diğer teknolojilerden yararlanılabilir.
• Uzaktan öğrenme: Intranet ya da Internet kullanarak pekçok farklı konuda çalışanları eğitmek ve bilgilendirmek mümkündür. İyi dizayn edilmiş bir sistem ayrıca yine pekçok farklı konuda üst düzey bilgiye sahip olunmasını da sağlar.
e – learning ve Bilgi Yönetimi
Geleneksel olarak farklı disiplinler olarak görülmesine karşın eğitim ve Bilgi Yönetimi giderek yeni ve teknoloji ile beslenen bir yapı haline dönüşüyor. Bu yeni yapı; e – learning’de kullanılan resmi eğitimlerle organizasyon içinde dağılan bilgiyi biraraya getiriyor.
Bu iki uygulamayı biraraya getiren teknolojiler organizasyonun bilgiye daha çabuk ulaşmasını sağlayan en önemli etken olarak görülüyor. Bu etken her geçen gün biraz daha belirginleşirken, e – learning ve Bilgi Yönetimi’nde kullanılan teknolojiler de gelişmeye devam ediyor.
Tüm bunlar olurken, bazı uzmanlar iki uygulamanın da üst düzey yöneticiler gözündeki yeri konusunda bazı görüşlerini dile getiriyor. GartnerGroup’da Araştırma Uzmanı olan Clark Aldrich bunlardan biri. Aldrich şunları söylüyor: “Bilgi Yönetimi geleneksel olarak organizasyonlarda çok iyi bir konuma getirilmiştir. İç eğitim organizasyonlarına karşıt olarak bütçenin altında kalması da üst düzey yönetim için önemli bir etkendir.” Bilgi Yönetimi’nin istenilen hedeflere ulaşılmasında önemli olduğunu belirten Aldrich, e – learning’in de eğitimin stratejik bir araç olarak parlak bir yıldız olduğunu sözlerine ekliyor. Aldrich’e göre bu durum, bir süre sonra iki sürecin de birarada kullanılması fikrini gündeme getireceğini dile getiriyor.
Bilgi Yönetimi ile e – learning bağlantısı konusundaki çalışmalara ilişkin yapılan en önemli araştırma, çoğu ABD merkezli ve yıllık 5 milyar dolardan fazla geliri olan 158 çokuluslu şirket arasında yapıldı. Araştırmaya göre katılımcıların yüzde 80’i Bilgi Yönetimi ile e – learning’in “içerdiği taktik ve araçlar açısından benzerlik gösterdiğine” inandığını belirtiyor. Araştırmada, e – learning ile Bilgi Yönetimi arasında doğrudan bir bağ kurulmamasına karşın her iki uygulamada da web tabanlı teknolojilerinin kullanıldığı belirtiliyor.
Bu sonuçlara karşın, Bilgi Yönetimi ile e – learning arasında belirgin bazı farkların bulunduğu da bir gerçektir. Bunlardan en önemlisi; e – learning’in yetenek ve bilgiyi test etmek için; Bilgi Yönetimi’nin ise bilginin elde edilip paylaşılmak için kullanılmasıdır. Organizasyonların bu hedefleri ayırarak en etkin biçimde yerine getirmeye çalışması e – learning ile Bilgi Yönetimi’nin birarada kullanılmasının yolunu açacaktır.
KAYNAKÇA
1. “Knowledge Management: Everyone Benefits by Sharing Information”, Mike Burk
2. “How to Make KM a Reality”, Samuel Greengard, workforce October 1998
3. “Five Ways to Use KM”, Samuel Greengard, workforce October 1998
4. “A Smarter Frankenstein: The Merging of e – learning an Knowledge Management”: Tom Barron, Learning Circuits, August 2000
