Afetlerde İK ne yapmalı?

Pek çok şirket yetkilisi, acil durum ve afet planlamasını yalnızca risk yönetimi ve güvenlik uzmanlarının bir işlevi olarak görse de İnsan Kaynakları yönetimi ister personel ve iş gücü planlaması olsun ister eğitim, yeniden yapılanma veya organizasyonun gözden geçirilmesi olsun, herhangi bir afet veya acil durumun planlanmasında kilit bir rol oynar. Değişen ihtiyaçları ve öncelikleri karşılamak için…

Bu makale, İK'nın acil durumda ve felakette planlama ve bunlara müdahale etmedeki rolünü ele alıyor, acil durum planlamasındaki temel adımları gözden geçiriyor ve İK disiplini içindeki belirli işlevleri ve afet yönetimi sürecinde yer alan konuları vurguluyor. 

Afet Yönetimi ve Operasyon Sürekliliği Planlamasında İK'nın Lider Rolü

Devlet ve topluluk liderleri, geniş etkiye sahip acil durumlar ve afetlerde, şirketlerin varlıkları veya devam eden operasyonları ile değil, öncelikle kamu güvenliği ve halk sağlığı ile ilgileneceklerdir. Bu nedenle, şirketlerin afetler sırasında kendi sürdürülebilirlikleri için planlar oluşturarak ve bu planları güncelleyerek hazırlıklı olmaları gerekir.

Üst düzey organizasyon yetkilileri, planın personel arabirimi öğelerinde kilit bir rol oynayan İnsan Kaynakları liderleri ile birlikte hareket etmesi gerekir.

Birden fazla lokasyona sahip şirketler için her lokasyonda afet planına uyumu sağlayacak operasyon liderleri belirlenebilir.

İK planlaması, stratejik afet yönetimi planlarının ayrılmaz bir parçasıdır. Şirket, uygun beceri setlerine ve yetkinliklere sahip çalışan sayısını tahmin etmek için işgücü planlamasına yatırım yaptığı ölçüde, acil durumlardan kaynaklanan değişikliklerin bu planları nasıl etkileyeceğini de tahmin etmelidir.

Planlama sürecinin bir kısmı, belirli çalışma gruplarının hastalık, ölüm veya seyahat kısıtlamaları nedeniyle yeterli personele sahip olmaması durumunda çalışanların işgücünün diğer alanlarına nasıl yerleştirilebileceğine ilişkin bilgiler de dahil olmak üzere kaynak tahsislerini ana hatlarıyla belirtmelidir. İşgücü planlama bileşeni, çalışanın acil durumlarda ek görevler almaya yeterince hazır olması için eğitim ihtiyaçlarını da belirlemelidir.

Şirketler zaman içinde büyüyüp değiştiğinden, hala çalışır durumda olduğundan emin olmak için acil durum planlarını periyodik olarak gözden geçirmeli ve güncellemelidir. Ayrıca, planın afet kaynakları, şirket personeli ve zamanla değişme eğiliminde olan diğer veriler göz önüne alındığında, tüm bilgilerin güncel olması için bu bilgilerin gözden geçirilmesi gerekecektir.

Acil Durum Planlamasında Temel Adımlar

Bunun için Amerika’dan bir örnek paylaşalım. 

Ready: Business, küçük ve orta ölçekli işletmelerin sahiplerine ve yöneticilerine çalışanlarını, operasyonlarını ve varlıklarını acil bir durumda hazırlamalarına yardımcı olmak için ABD İç Güvenlik Bakanlığı (DHS) ile Federal Acil Durum Yönetim Ajansı (FEMA) arasındaki bir ortaklıktır. Ready'ye göre, bir hazırlık programı geliştirmenin beş adımı; program yönetimi, planlama, uygulama, test ve tatbikatlar ve program iyileştirmedir.

Program Yönetimi 

Bir hazırlık programı, programın amaç ve hedeflerini ana hatlarıyla belirtmeli, rolleri ve sorumlulukları tanımlamalı ve programı geliştirmek ve güncellemek için bireyleri belirlemelidir. Şirketin hukuk departmanı veya hukuk müşaviri, risklerin en aza indirildiğinden emin olmak için tüm acil durum planlarını gözden geçirmelidir.

Planlama

Acil durumlara hazırlanmak için sistematik bir plan, meydana gelebilecek tehlikeler evreninin anlaşılmasını ve ardından bu felaketlerin meydana gelme olasılıklarının değerlendirilmesini içerir. Planlar, en yüksek olasılık derecesine sahip unsurlara odaklanmalıdır.

Uygulama 

Şirketler daha sonra aşağıdakileri ele alan bir hazırlık planı geliştirmelidir:

• Kaynak yönetimi
• Acil müdahale
• Kriz iletişimi
• İş sürekliliği
• Bilgi teknolojisi
• Çalışan yardımı
• Olay yönetimi
• Eğitim

Beklenmedik durumlar. Planlar hem operasyonel hem de beklenmedik durumları içermelidir. Acil durumlarda açık kalan işyerlerinin, yerinden edilen çalışanlar ve personel için barınma, yiyecek ve su ve ulaşım konuları dahil olmak üzere çok çeşitli konuları dikkate alması gerekecektir.

Alternatif iş operasyon alanları. Şirketlerin operasyonlarını sürdürebilme olasılığına hazırlanmak için, potansiyel alternatif çalışma sahası düzenlemeleri ve personel seçeneklerinin yanı sıra işyerlerine erişilemiyorsa ticari operasyonları desteklemek için gereken teknoloji yapılarını belirlemeye yönelik planlar geliştirmelidirler.

Etki derecesine göre çalışanların sınıflandırılması. Acil durumun niteliğine ve büyüklüğüne bağlı olarak işverenlerin üç çalışan grubu olması muhtemeldir: Ciddi şekilde etkilenen çalışanlar (aile üyelerini veya evlerini kaybedenler ve hastalıktan kişisel olarak etkilenenler dahil); afet sonucu enerji veya ulaşım kayıpları gibi sorunlar yaşayan çalışanlar; doğrudan etkilenmeyen çalışanlar... Şirket, ihtiyaç ve sorunları göz önünde bulundurarak her çalışan grubu için politikalar oluşturmalıdır.

Resmi raporlama gerekliliklerine uygunluk. Acil durum planlamasının mutlaka bağlı olduğu ülkenin İş Hukuku ve mevzuatlarına uygun olması gerekir. Hukuki bildirimler ve diğer tüm uygulamalarda devletin öngördüğü gereklilikler dikkate almalıdır.

Emniyet ve güvenlik uygulamaları. İş sürekliliği, kurtarma ve acil durum müdahalesi, emniyet ve güvenlik programının önemli unsurlarıdır. Acil durum tahliye planları geliştirilmeli ve uygulanmalı, güvenli çalışma koşullarına ilişkin kararlar almak için kilit çalışanlar belirlenmelidir.

İletişim planı. Acil durumlarda çalışanlar, müşteriler ve diğer paydaşlarla iletişim kurmak kritik bir rol oynar. Etkili iletişim sayesinde müşteriler sadık kalabilir, çalışanlar yalnızca ne beklendiğini değil, aynı zamanda kriz sırasında destek için hangi kaynaklara başvurabileceklerini de bilirler ve diğerleri de acil durumdaki rollerini bilirler.

TEST VE ALIŞTIRMALAR

Acil durum planlarını uygulamak için testler ve tatbikatlar yapmak, bir hazırlık programının etkinliğini değerlendirmek, çalışanların ne yapacaklarını bilmelerini sağlamak ve gerçek bir acil durum meydana gelmeden önce işverenlerin ele alması gereken eksik parçaları bulmak için gereklidir.

Programı Geliştirmek 

İşverenler, organizasyonel değişiklikleri (ör. yeni tesisler, ek departmanlar, değişen organizasyon yapısı) kapsayıp kapsamadığını belirlemek için tüm planları periyodik olarak gözden geçirmeli ve güncellemelidir. Ayrıca planlar; salgın hastalıklar ve işyeri değerlendirmeleri hakkındaki güncellemeler veya küresel felaketlere müdahale protokollerindeki değişiklikler gibi en son acil durum bilgilerini içermelidir. Ayrıca, plan kaynakları ve iletişim bilgilerindeki güncellemeler, doğruluğundan emin olmak için periyodik olarak kontrol edilmelidir.

Personel Yönetimi Uygulamaları

İK fonksiyonu, acil bir durumda personel ihtiyaçlarını yönetmek için birincil sorumluluğa sahip olacaktır; afet ve acil durum planlama sürecinin bir parçası olarak acil durum personel planlarını içermelidir.

Kilit personel. Çalışanlar, bir acil durum veya afet sırasında kimin veya hangi pozisyonların gerekli kabul edildiğini anlamalıdır. Kilit personel, tipik olarak, sağlık hizmetleri ve kamu güvenliği çalışanları gibi koşullardan bağımsız olarak çalışmak için rapor vermesi gereken kişilerdir.

Alternatif çalışma programları. Acil durumlarda şirketlerin yarı zamanlı, iş paylaşımı veya geleneksel olmayan çalışma saatlerine (7/24 operasyonlar gibi) izin verecek yeni programlar dahil olmak üzere alternatif çalışma programlarını dikkate alması gerekebilir.

Alternatif çalışma alanları ve uzaktan çalışma düzenlemeleri. Acil durumlar nedeniyle iş yerlerinin yenilikçi yöntemlerle kapatılması, yerinin değiştirilmesi veya yeni personel istihdam edilmesi gerektiğinde, uzaktan çalışma yoluyla geçici iş yerleri veya sanal ofis ortamları oluşturmak uygun seçenekler olabilir.

Ulaşım servisleri. Afetler sırasında çalışırken, işverenlerin çalışanların işyerine ulaşabilmesi için farklı ulaşım hizmetleri sağlaması gerekebilir.

Yeni işe alım kanalları sorunları. İnsan Kaynakları profesyonellerinin acil durumlarda personel alma prosedürlerini değiştirmeleri gerekebilir. Bazı durumlarda, yeni çalışan alımının askıya alınması gerekebilir, ancak diğer durumlarda, yeni yerlerin faaliyete geçebilmesi veya personelin değiştirilebilmesi için hemen yeni personel gerekebilir.

Geçici personel sorunu. Bazı acil durumlarda, şirketin yeni yerlerde faaliyet göstermesi veya birçok tam zamanlı çalışanın işe gidememesi nedeniyle geçici personel gerekli olacaktır. İnsan Kaynakları uzmanları, ihtiyaç duyulan sayıya, beceri setlerine ve kimlik bilgilerine bağlı olarak, bir geçici çalışan havuzunu kullanmak, geçici personel hizmetlerini kullanmak veya sözleşmeli çalışan ve danışman görevlendirmek dahil olmak üzere çok sayıda geçici personel alımı seçeneğini göz önünde bulundurmalıdır.

Acil müdahale ekipleri. Bazı çalışanlar, devlet tarafından göreve çağrılabilir veya gönüllü müdahale ekiplerinin üyeleri olabilir. Bu çalışanlar için iş güvenliği koruması mutlaka olmalıdır; gönüllü olarak görev aldıkları sürece devamsız gibi görünmemeleri gerekir. Tüm iş hukuku haklarının korunması gerekiyor. 

Çalışan Ücret Yönetimi 

Ücret yönetimi. Afetler sırasında işverenler için önemli bir sorun, çalışanların ücretlerini sağlamaktır. İşverenlerin, çalışanlara maaşlarını ödeme yollarını düşünmesi gerekecek ve bunu yaparken zaman çizelgeleri için iş hukukunu dikkate almaları gerekir.

İşsizlik tazminatı. Bazı çalışanların bir tesisin kapanması nedeniyle işine son verilebilir veya çalışamaz durumda olabilir ve bu durumlarda çalışanların işsizlik tazminatı yönergelerine uyması gerekir.

Tehlike ödemesi. İşverenler, acil durumlar veya afetler nedeniyle çalışma koşulları aşırı olduğunda, afetlerde görev alan kilit personele farklı ücret teklif etmeyi düşünebilir.

Muaf olmayan çalışanlar. Muaf olmayan çalışanlara yapılan iş için ödeme yapılır. Bir kriz sırasında diğer çalışanları karşılamak için kendilerine artan talepler getirildiğinden fazla mesai tazminatı alabilirler. Çalışanlar evden çalışıyorsa veya iş yerinin dışında başka işler yapıyorsa, onlara tazminat ödenmelidir.

Muaf çalışanlar. Acil durum veya doğal afet nedeniyle işyeri haftanın bir bölümünde kapalı olsa bile, çalışma haftasının herhangi bir bölümünde çalışan muaf çalışanlara tüm hafta boyunca maaşları ödenmelidir. Tesis tam bir çalışma haftası boyunca kapalıysa ve muaf tutulan çalışan o hafta hiç iş yapmazsa, işverenin çalışana ödeme yapma yükümlülüğü yoktur.

Çalışan Yan Hakları 

İlkeleri bırakın. Acil durumlarda ortak bir yardım konusu, çalışanlara izin sağlamaktır. Ücretli izin kullanımında esnekliğe izin verilmesi yaygındır. Bazı işverenler, felaket sırasında ücretli izinlerini tüketmiş olan çalışanlara yardımcı olmak için izin bağışı programları yapıyor.

Sigorta faydaları. Tesis kapanışları nedeniyle ticari faaliyetler askıya alındığında, işverenlerin sosyal yardım planlarının devam edip etmeyeceğini belirlemesi gerekecektir. İnsan Kaynakları profesyonelleri, hangi yan hakların devam edeceğini, hangilerinin kesileceğini ve bu değişikliklerden çalışanların nasıl haberdar edileceğini belirlemek için sigorta şirketleriyle iletişime geçmelidir. Hayat, sağlık ve maluliyet teminatları etkileneceğinden, sigorta şirketleri ve yöneticilerin bir afet sırasında müşterilerinin başvurabileceği özel yardım hatları olmalıdır.

Aile ve sağlık izni. İşverenler, acil durum ve afet durumlarında sağlık sorunları nedeniyle işten izin alması gereken çalışanlarla karşılaşabilir. Şirketler, çalışanların bu haklarından haberdar olmalarını ve izinlerini kullanmak için işveren politikalarına ve ilgili formlara erişmelerini sağlamalıdır.

Çalışan Yardım Fonu (EAF)

Her şirketin mutlaka bir Çalışan Yardım Fonu olmalıdır. Çalışan yardımı veya kriz fonları olarak da bilinen bu programlar, tıbbi bir sorun veya doğal afet nedeniyle konut kaybı gibi kişisel bir aksilik nedeniyle mali zorluklar yaşayan çalışanlara yardımcı olmak için hibeler (kredi değil) sunar. Bu fonları vergi avantajlı planlar olarak oluşturmak için işveren, çalışanlara katkı payı alan ve hibe dağıtan kâr amacı gütmeyen bir şirket kurabilir. 

COVID-19 salgını sırasında, birçok şirketin çocuk bakımı sorunlarından, karantinalardan ve hastalıktan, bir eşin veya kendi işini kaybetmesinden etkilenen çalışanlarını desteklemek için EAF'leri kullandığını gördük.

Örneğin ABD Ticaret Odası Vakfı, işverenlere, işveren tarafından belirlenen parametreleri ve nitelikleri karşılamak üzere uyarlanmış harici EAF yönetim hizmetleri sunar. Uzun yıllara dayanan deneyimlerini, işverenlere bir program oluşturmak için ihtiyaç duydukları tüm rehberliği sağlamak için kullanırlar.

İzin Bağışı 

İzin bağışı veya izin paylaşım programları, çalışanların birikmiş ücretli izinlerini (PTO), tatillerini veya hastalık izinlerini tıbbi acil durumlar yaşayan veya büyük felaketlerden etkilenen ve mevcut tüm ücretli izinleri tüketmiş olan diğer çalışanlar tarafından kullanılmak üzere genel bir havuza bağışlamalarına olanak tanır. İzin bağışı programları işverene fayda sağlayabilir ve çalışanların moralini ve arkadaşlığını artırabilir. Bu çalışan dostu programlar aynı zamanda üretkenliği artırmada, devamsızlığı azaltmada ve kaliteli çalışanların işe alınması ve elde tutulmasını iyileştirmede rol oynayabilir.

Global İK sorunları 

Acil durumlar doğası gereği küresel olabilir veya uluslararası şirketler için küresel etkiye sahip olabilir. Bu büyüklükteki krizler, İK'nın sınırlar ötesinde afet planlamasını tahmin etmesini, uygulamasını ve değişen uluslararası standartları ve protokolleri dikkate almasını gerektirecektir. Sınır ötesi çalışanların tahliyesi veya acil tıbbi hizmetler gibi kararlar, uluslararası görevlerin başlangıcında belirlenmelidir. 

Teknoloji Sorunları 

Bir kurum, acil durumlarda finansal ve diğer kritik verilerini nasıl koruyacak? Acil durumlarda teknoloji erişilebilir olacak mı? Tesis ve bununla birlikte iş operasyonları için gerekli veriler yok edilirse ne olur? Bunlar, acil durum planlamasının yanı sıra iş sürekliliği ve kurtarma için ele alınması gereken kritik teknoloji sorunlarından bazılarıdır.