Yöneticiler zamanlarının yüzde 80’ini konuşma ile geçiriyor… Ama nasıl geçiriyor ve geçirmeli?

 Konuşma davranışı teorisine göre; konuşma sadece bir bilgi alışverişi değil, aynı zamanda bir hareket şekli… “Şimdi sizi karı koca ilan ediyorum” dendiğinde, sözcüklerden öte aslında çok daha önemli bir şeyler kastedilir. Benzer şekilde, patronunuza “Pazartesi gününe kadar bu işi bitirmiş olurum” dediğinizde ya da bir müşteri problemi “endişelenme” diyerek affettiğinde, konuşma davranışı daha fazla önem taşır.

Kuşkusuz, konuşmanın sadece kelimelerden ibaret olmadığının farkına varanlar sadece bilim adamları ya da filozoflar değildir. İş dünyası düşünürleri de bu konuyla ilgileniyor ancak birçoğu, modern çalışma hayatının tamamen konuşmalardan ibaret olduğunu düşünerek hataya düşüyor.

Konuşma sanatı ile ilgili bazı notları paylaşmak gerekirse... Henry Mintzberg’in gerçekleştirdiği araştırmalara göre yöneticiler zamanlarının yüzde 80’ini konuşma ile geçiriyor (telefon görüşmeleri, toplantılar). MIT profesörü Peter Senge diyor ki: “Her ne kadar düşünce sistemleri, problem çözme konusunda güçlü bir araç olarak görülse de; biz bir dil olarak, çok daha güçlü bir araç olduğuna inanıyoruz.”

Nörolojistlikten yönetim danışmanlığına geçen Rick Ross sadece konuşmanın değil, yetenekli ve yaratıcı bir tartışmanın da uygulamadaki öneminden bahsediyor. Royal Dutch / Shell’den Kees Van Der Heijen senaryo planlamasını “stratejik konuşma sanatı” olarak tanımlıyor.

Konuşma sanatını, iş yaşamına en ciddi şekilde açıklamaya ve uygulamaya yönelik girişim olarak, Terry Winograd ve Fernando Flores tarafından geliştirilen “Koordinatör” adlı verilen e - posta programı gösterilebilir. Bu program; insanların kendi iletişimlerini yürütürken konuşma davranışı teorisine göre hareket etmelerini sağlıyor. Bu program popüler olma yolunda çok büyük adımlar atamasa da, doğru yönde bir adım olduğu da açık...

Tüm bu bahsettiklerimiz arasında vurgulanması gereken önemli nokta ise, konuşmanın karmaşık bir süreç olduğu ve yönetim sanatının da temelini oluşturduğudur. İşte bu nedenle, konuşmada gerçekten iyi olmalıyız. Belki hepimiz, iyi – kötü konuşuyoruz ama büyük bir organizasyon olmak istiyorsak, bu konuda “iyi”nin üzerinde olmalıyız.

İK’nın, konuşma teknolojisinden sorumlu olması gerekir.

Bilgi Teknolojileri departmanı enformasyon teknolojisinden sorumludur. İnsan Kaynakları’nın ise, konuşma teknolojisinden sorumlu olması gerekir. Ve eğer şirketler çok güçlü bir araç olan konuşmayı ciddiye alırlarsa, çok daha fazla fayda edinebilirler. Bu konuda danışmanların tavsiyelerine kulak verilebilir.

Ofiste nasıl konuşulması gerektiğini biliyor musunuz? İletişim hatalarından kendinizi arındırmayı başarırsanız, kısa sürede hep üstte, hep en sevilen eleman olabilirsiniz.

"Bilirsiniz" ya da “onun gibi bir şey” gibi sözler belirsizlik yaratıp sizi konuya hakim olmayan biri olarak gösterebilir.

Aynı zamanda tecrübesiz ve konuşmayı bilmeyen biri gibi algılanırsınız. Karşınızdaki insan fikirlerinizi ciddiye almaz; çünkü onları anlatırken emin ve etkileyici bir konuşmayı beceremiyorsunuzdur. Konuşmadan önce birkaç saniye durup, söylemek istediklerinizi düşünürseniz, konuşmanın ortasında durup düşünme ihtiyacı duymazsınız.

İlk önce ses tonunuzu kontrol etmeye çalışmalısınız. Cümlenin sonunda sesiniz yukarıya doğru değil, aşağı inmeli. Böylece anlatımınızdaki soru işaretleri kalkar, konuştuklarınızdan emin görünürsünüz. Eğer bunu kendi kendinize başaramazsanız, bir etkili konuşma kursuna yazılarak konuşmanızı düzeltin.

“Belki doğru olmayabilir, ama...” veya “Tam emin değilim ama...” tipi cümleleri fazla kullanıyorsanız, şunu düşünün: Siz bile fikirlerinizden şüphe duyarken, başka insanlardan onları ciddiye almasını nasıl beklersiniz? Uzmanlara göre bu sorun, kişinin kendine güven eksikliğinden kaynaklanır. Yani atılacak ilk adım özgüveni geliştirmektir. İş hayatınızda ne zaman zıt bir fikirle karşılaşırsanız, onu dosyalayın ve gerektiğinde onun üzerine tekrar dönün. Emin olmadığınızı gösteren cümleler yerine emin olduğunuzu gösteren ifadeler kullanın. Güvenilir bir kaynakta yazılanlar ve düşünceleriniz arasındaki bağlantıyı kurup, yazılanları sizin fikirlerinizi doğrular şekilde anlatın. Uzman bir kişinin fikrinizi desteklemesi sizin için önemli bir dayanak oluşturacaktır.