Verimlilik düşmanı Devamsızlık sorunu nasıl çözülür?

Devamsızlık, en genel anlamda çalışanın planlanmış iş süresi içinde işinin başında olmaması olarak tanımlanabilir. Gecikmeler de devamsızlık oranlarından ayrı bir yerde tutulsa da genel olarak kişinin çalışma saati olarak belirlenmiş zaman diliminde işe başlamaması olarak gelişen bir devamsızlık türü olarak karşımıza çıkıyor. Bugün birçok profesyonel, gecikme ve devamsızlıkları işten ayrılma ile sonuçlanan “işten uzaklaşma” sürecinin bir parçası olarak görüyorlar.

Şirketler işe gelmeme sorunu ile nasıl başa çıkılabilir? Fazla izinlerden kaynaklanan maliyetler nasıl en aza indirilebilir? Birçok organizasyon “mazeretli” ve “mazeretsiz” devamsızlığı birbirinden ayırırken, raporlarda sadece mazeretsiz devamsızlığı veri olarak kabul ediyorlar. Bu aslında kimi zaman yanlış yönlendirici bir bilgi olabilir. Çünkü mazereti olsun veya olmasın devamsızlık; devamsızlıktır.

Bu yüzden organizasyonlar devamsızlık ile neyi kastettiklerini ve kabul edilebilir devamsızlık oranlarının ne olduğunu açıkça belirlemelidirler. Organizasyonel politikalar ve yararlar çalışanlara organizasyon açısından neyin kabul edilebilir olduğunu açıkça göstereceği için çalışanlar da bu limitleri birer norm olarak kullanacaklarıdır.

Devamsızlık günümüzde en fazla mevsimlere bağlı olarak değişiklik gösteriyor. Bunun yanı sıra günlük örnekler de (özellikle Pazartesi günleri) en fazla rastlananlar arasında yer alıyor. Devamsızlık, özellikle bazı iş gruplarında veya vardiyalarda devamsızlık yapan kişinin yerine işi üstlenecek kişiler açısından diğerlerine oranla çok daha kritik önem taşıyabiliyor.

Devamsızlık oranları birçok farklı yolla hesaplanabilir. 

Bu yollar çalışanların bölüm, departman, vardiya, mevki, çalışan tipi, sendikalı olma/olmama durumu, iş ailesi gibi alt grupların ayrılması esasına göre oluşturulabilir. Bununla beraber hesaplamalar haftalık, aylık, üç aylık, mevsimlik, yarı yıllık veya yıllık olarak yapılabilir. 

Devamsızlık probleminin özüne inmek gerekirse ilk önce uzun dönemli devamsızlıklar ile kısa dönemli devamsızlıklar arasında bir ayrım yapmak en doğrusu olacaktır. Çünkü yılda beş kez üçer günlük devamsızlık yapan bir çalışan ile yılda on beş kez birer günlük devamsızlık yapan bir çalışanın sorunları hiç kuşkusuz birbirinden farklıdır. Bu yüzden devamsızlık oranları hesaplanırken devamsızlık politikalarının ve kontrol mekanizmasının geliştirilmesinde oldukça fayda var.  

Devamsızlık oranları, ne yazık ki, öykünün sadece bir bölümünü anlatıyor. 

Yukarıda belirttiğimiz oranların yanı sıra bir organizasyon, devamsızlığın sebep olduğu maliyetleri de hesaplamak durumundadır. Çünkü devamsızlık nedeniyle ortaya çıkan maliyetler çoğu zaman göz ardı edilemeyecek kadar büyük olabiliyor. Bunlardan birkaçını sıralamak gerekirse: Maaş ve ücretlerde kayıp (hastalık izinleri için yapılan ödemelerde); sosyal yardım ödemeleri; geçici yardımlar için prim ödemeleri; mesai ödemeleri; şeflere devamsızlıktan kaynaklanan sorunlara harcadıkları zaman için yapılan ödemeler; kalite ve nicelik anlamında standartların altında üretim ve artan araştırma maliyetleri...

Devamsızlığın standart maliyetlerinin yanı sıra, organizasyonlar mutlaka kendi sektör veya işlerinin özelliğinden kaynaklanan bazı özel maliyetlere de maruz kalacaklarıdır. 

Devamsızlık üzerine yapılacak organizasyonel araştırmalar mutlaka şu üç temel amaç üzerine kurulmalıdır. Hangi devamsızlık problemlerinin yaşandığının ve bunların niçin yaşandığının araştırılması ve hangi çözümlerin uygulamaya geçirilebileceğinin tespit edilmesi...

Bugün yapılan uygulamaların çok büyük bir bölümü bu hedeflere ulaşmak üzere tesis edilir. Mevcut verilerin değerlendirilmesi ile devamsızlığın organizasyon için bir problem özelliği teşkil edip etmediği bilgisine kolaylıkla ulaşılabilir. Organizasyonel verilerin tarihi bir sıralaması devamsızlık probleminin geçen zaman içinde artış eğilimi gösterip göstermediği konusunda oldukça aydınlatıcı olacaktır. Verilerin ayrıntılı bir biçimde dökümü, coğrafi konum, departman veya bölüm gibi spesifik sorun bölgelerinin de belirlenmesine yardımcı olacaktır. 

Problem tanımlandıktan sonra, diğer araştırmalar yüksek devamsızlığın ana sebebini belirlemek üzerine odaklanmalıdır. Etik ve davranışsal araştırmalar ile işten ayrılma görüşmelerinden elde edilen bilgilerin birleştirilmesi yüksek devamsızlık oranına sebep olan temel sebeplerin belirlenmesi konusunda oldukça faydalı olacaktır.  

Elde edilen bu veriler aynı zamanda çalışan tarafından sıkıcı bulunan işler, stresli meslekler, çalışma şartları liderlik tarzlarının denetlenmesi ya da güvensiz iş ortamları gibi temel devamsızlık nedenlerini açıkça gözler önüne serecektir. 

Temel olarak aşırı devamsızlığın küresel ölçekteki işaretleri genel bir sorun üzerine kolaylıkla adapte edilebilir. Fakat bazı spesifik problemlerin çözümünde devamsızlığa diğerlerinden daha yatkın çalışanların, iş gruplarının, departmanların belirlenebilmesi detaylı bir araştırma sürecini gerektiriyor. Unutulmaması gereken bir nokta da devamsızlık sorununun zaman içinde kontrol altına alınabilmesi için bu çabaların etkililiğinin ölçümünün devamlı olarak yapılmasıdır. 

Bütün organizasyonlar devamsızlığı tümüyle ortadan kaldırmak veya kontrol altına almak gayesindedirler ve doğru olana da budur. Devamsızlık kontrolünde kilit nokta, sorunu en doğru şekilde tanımlamak ve kontrol mekanizmasının nerede devreye girmesi gerektiğini açık bir şekilde belirlemekten geçer. 

Organizasyon çapında devamsızlık kontrol yöntemleri (devamlılığı ödüllendirme, devamsızlık disiplin uygulamaları, günlük devam kayıtları.. vb) genellikle başarılı olmakla birlikte küresel uygulamalar bazı bireysel ve spesifik sorunların çözümünde etkili olamayabiliyor. Bu gibi durumlar için ensek iş saatleri, işin yeniden tasarlanması, gelişmiş güvenlik ölçümleri gibi uygulamalar gerektiriyor. Detaylı bir şekilde yapılmış devamsızlık araştırma sonuçlarının özenli analizi problemlerin çözümü ve muhtemel çözüm yolları için önemli birer kaynak olacaktır.