İşten ayrılmanın en büyük nedeni; yanlış bir seçme-yerleştirme sürecidir!

Stratejik işe alım deyimi oldukça yaygın olsa da işe alım aktivitelerinin çoğunu en iyi ihtimalle taktiksel olarak tanımlayabiliriz. Bu konuda genellikle izlenen süreç, hatalardan ders almadan, aynı şekilde kendini tekrarlar: Bir çalışan işten ayrılır ve İnsan Kaynakları da kendi hatası olmamakla beraber boşalan pozisyonu doldurmak için hızla arayışa girer.

Hemen hemen tüm İK uzmanları ya da işe alımdan sorumlu kişiler her zaman, işe alımda daha etkili olabilecek yollar olduğunu düşünür. Fakat, en kararlı İnsan Kaynakları ekibi bile, yalnızca kurumsal içeriğin izin verdiği kadar yapıcı olabilir. Bu konudaki birçok projede olduğu gibi, sadece liderlere tam destek vermek yeterli değildir. Başarılı bir işe alım planlaması için; şirketin tamamını ilgilendiren süreç ve prosedürlere yönelik büyük değişiklikler yapılmalı ve yönetimin tüm kademeleri arasında bir iş birliği olmalıdır. 

Şirketlerin yıllık bütçe oluşturma sürecinde, genellikle yöneticilerin, gelecek mali yıldaki çalışan ihtiyaçlarını belirlemeleri gerekir. Maalesef bu iş, fonların kısa dönemlik dağılımını etkilemenin ötesine gitmez. Bunun yanında, tek bir yıla odaklandığımızda, ihtiyaçlar genellikle mevcut duruma bağlı olarak değerlendirilir.

Gerçek bir durum var ki, iş dünyasının inanılmaz bir hızla değiştiği ve bugün işe yarayan bir planın yarın yaramayacağıdır. 

Özellikle teknoloji, işin doğasını her geçen gün yeniden tanımlar. Yetenek ihtiyacınız yanlış öngörülmüş olsa bile, detaylı bir insan kaynağı planı sizi doğru hedefe yönlendirecektir. Ayrıca, bütün bunlar, şirketin değişime ayak uydurma kabiliyetini arttırır. Bugünün hızla değişen iş dünyası hiçbir yavaşlama sinyali vermiyor. Peki, sizin şirketiniz düşmeden devam etmeyi başarabilir mi?

Gelecekteki taleplerle ilgili kesin tahminlerde bulunmak zor olsa da karşılaşılabilecek durumlara karşı hazırlıklı olmak için elimizden gelenin en iyisini yapmalıyız. Dikkatlice hazırlanmış ve uygulanan bir insan kaynağı planı, işe alım eylemini “yer doldurmak”tan çıkarıp şirketin işe alım planlaması ve stratejik hedefleri arasındaki bir bağa dönüştürür. Bu da sadece çalışanlardan sağlanan faydayı değil, şirketin genel olarak etkililiği ve rekabetçiliğini de arttırır. 

İşe alım planlaması, işe alım ihtiyaçlarını belirlemek ve bu ihtiyaçların karşılanması için şimdiden başlayarak ne gibi adımlar atılması gerektiğine karar vermekte kullanılan sistematik bir yaklaşımdır. Bu çok basamaklı süreç şunları içerir: 

1. Şimdiki işgücünün derin bir analizini yapmak ve bu konuda geniş bir bilgiye sahip olmak. 

2. Gelecekte görmeniz muhtemel olan iş ortamını hayal edip tasarlamak.


3. Şirketin zorlukları yenmesini sağlayacak, yeni imkanlar yaratacak ve yeni iş ortamını geliştirecek yetenekleri belirlemek. 

4. Bu işgücünü oluşturmak için stratejiler geliştirmek ve taktikler uygulamak. 

Şirketin kısa ve uzun dönemde yararına olacak, daha isabetli işe alım kararlarına yol açacağı için, işe alım planlaması sizi “bir adım öne” götürür. İşe alım dışında da birçok avantajı vardır; aynı zamanda, eğitim, farklılıkların yönetimi, tazminat gibi birçok İK politikası ve programı için de yapı oluşturur. En önemlisi değişime ayak uydurabilen, esnek bir işgücü yaratırken, insan sermayenizi en etkili ve verimli biçimde nasıl kullanabileceğinizi öğrenmenizi sağlar. 

Tamam, ikna olduk! Peki nereden başlayalım? 

Şirketler arasında bazı farklılıklar görülse de Yetenek ihtiyacınız yanlış öngörülmüş olsa bile, detaylı bir insan kaynağı planı sizi doğru hedefe yönlendirecektir. Ayrıca, bütün bunlar, şirketin değişime ayak uydurma kabiliyetini arttırır. Bugünün hızla değişen iş dünyası hiçbir yavaşlama sinyali vermiyor. Peki, sizin şirketiniz düşmeden devam etmeyi başarabilir mi? 

İşe alım planlaması genel olarak şu dört adımlı modeli izler: 

İşe alım planlaması için ilk ve en basit adım şu anki işgücünüzün niteliğini ve yeterliliklerini belirlemenizdir. Ayrıca bu adım; istifalar, emeklilikler, iş transferleri ve terfiler, işten atılmalar gibi yıpranma istatistiklerini de içermelidir. Teknoloji özellikle HRIS (İnsan Kaynakları Bilgi Sistemleri) ve yetenek envanterleri verilerin toplanması için mükemmel bir araç olabilir. Bu bilgiler ışığında, şu anki çalışanlarınızın yönetim faaliyetleri olmadan, gelecekte de çalışacaklarını var sayarak bir profilini çıkarabilirsiniz. Başka bir deyişle; bütün işe alım, eğitim ve diğer İK programları askıya alındığında, sahip olduğunuz işgücünün nasıl görüneceğini belirlemelisiniz. 

İlk aşama olan talep analizinin amacı, şirketinizin başarılı olabilmesi için gelecekteki işgücünüzün ihtiyacı olacak yetenekleri belirlemektir. Bunu yapabilmek için de, iş dünyasının ilerde ne yönde değişebileceğini tahmin etmeniz gerekiyor. İç ve dış etkileri de göz önünde bulundurmalısınız. Bunlar da yasalar, ekonomik durum, teknolojik gelişim ve rekabetin yanında iş misyonu, stratejiler ve hedefleri içerir. Birçok farklı değişkenin etkisini sistematik bir şekilde değerlendirebilmek için de “senaryo üretmek” etkili bir yol olabilir. 

Ardından, önceki adımlarda topladığınız arz ve talep verilerinin karşılaştırılmasından ve aradaki boşlukları belirlemelisiniz. Bunun sonucu da yetenek eksikliklerinin ve fazlasının ortaya çıkmasıdır. Eksiklikleri ortaya çıkartmak bu aktivitenin bir hedefi olsa da fazlalıkları fark etmek de aynı derecede önemlidir. En önemlisi ise, gelecekte gerekecek bazı yeteneklere sahip olan çalışanlarınızın değerlendirilmesidir. Şimdi ne kadar iyi çalışırlarsa çalışsınlar, sizin işbirlikçi yaklaşımınız olmazsa, ileride işe yaramayan kişiler olabilirler. Boşluk analizi, risk gruplarını saptamanız ve her durumla uygun bir biçimde yapıcı olarak ilgilenebilmenizi sağlar ve organizasyonel süreci başarıyla yönetebilirsiniz. 

Belirlenen insan kaynağı boşluklarını doldurmanız için stratejiler geliştirmelisiniz. 

Eksikliği olan yetenekleri artırma ve ihtiyacınız olandan fazlasını azaltma yollarının belirlenmesidir. Çeşitli işe alım, geliştirme ve elde tutma aktiviteleri bu amaçlara ulaşmakta kullanılabilir. 

Tüm süreç şimdiki ve gelecekteki işgücünüzü en iyi şekilde kullanmaya odaklanmalıdır. Bu nedenle, geleneksel “daimî” çalışanlarınıza da alternatifler bulmanız önemlidir. “Karışık iş verme”, firmaların işgücünü gerektiği zaman genişletme ve geliştirmelerini sağladığı için, giderek daha popüler olan bir iş stratejisidir. Bu strateji, şirketin uzmanlığı dahilindeki yeteneklere sahip olan çekirdek bir grup oluşturmak ve şirketin kritiğe ihtiyaç duymayacağı işleri de bu grup dışında işe alacağı kişilere vermesini içerir. Bu gibi karışık, kalıcı ve değişken çalışanlar olması, şirketin daha iyi yönetilmesini ve çalışanların sadece ihtiyaç duyulduğunda alındığı için maliyetlerin azalmasını sağlar. 

Daha da önemlisi, büyük bir çeviklik getirir. Catherine Canland, bu konuda şunları söylüyor: “Kendini şirketinizin stratejik bir ortağı olmaya adamış bir yetenek sağlayıcısı, işgücünüzü dengelemenize ve değişen pazar koşullarına uyum sağlayabilmenize yardım edebilir. İyi uyarlanmış bir işe alım stratejisi de doğru pozisyonlara doğru kişileri doğru zamanda getirerek, şirketin rekabet avantajını arttırır.” 

Çeşitlilik de göz önünde bulundurulması gereken diğer bir noktadır. Çalışanlar, başkalarının görüşlerini öğrendikçe ve şirketin yenilik getirme, problem çözme, çeşitliliği artan müşterilerin ihtiyaçlarını karşılama yeteneğini gördükçe, kişisel olarak kendileri de gelişir. İş dünyasında rekabetçi kalabilmek için çözüm analiziniz, özellikle yüksek yetenekli ve çeşitliliği olan bir yetenek havuzunu nasıl sağlayıp elde tutabileceğinize odaklanmalıdır. 

Süreç ve adımlar birbirlerinden bağımsız olarak gerçekleşirse, bütün uğraşlarınız boşa gidebilir. Önemli olan, bu adımların birlikte atılmasıdır. İşe alım planlaması, şirketi bütün açılardan etkileyen ve ondan etkilenen bir süreçtir. Bu ilişkiler belirlenmeli, iyi yönetilmeli ve desteklenmelidir. İşte, çalışmalarınızı yönlendirecek birkaç başarı faktörü: 

• İnsan kaynağı planı ve şirketinizin stratejik misyonu arasında bir bağ kurun. Mantıklı bir ilişki (tercihen yatırımın geri dönüşü açısından) kuramadığınız sürece, üst yönetim tarafından yeterli desteği alamazsınız. 

• Şirketinizin yönetim takımının onayı önemli olsa da herkesi iş birliğine teşvik etmek için yeterli değildir. 

• İşe alım planlaması sürecinde çok çeşitli departmanları işe katın. En azından İnsan Kaynakları, Stratejik Planlama, Finans ve Bilişim gibi çeşitli bölümler bu süreçte temsil edilmeli. Bu da birçok farklı bakış açılarının değerlendirildiğinden emin olunmasını sağlar ve planı meşrulaştırır. 

• İnsan kaynağı planınızın, şimdiki ve gelecekteki çalışanlarınızın gelişimi için tasarlanmış (kurumsal gelişim, başarı planlaması ve kariyer basamakları çizilmesi gibi) diğer İnsan Kaynakları programlarıyla bütünleşmesini sağlayın. 

• Projenizin genişliğine karar verin. Sadece bir ya da belirli birkaç departmanda “pilot” bir proje mi uygulayacaksınız, yoksa programı hemen tüm şirkete yayacak mısınız? Bütün çalışanlarınızı mı, yoksa sadece belirli birkaç kişiyi mi hedef alacaksınız? (Genellikle küçükten başlamak, “alınacak dersler”den oluşan ve diğer aşamaya daha hazırlıklı girilmesini sağlayan bir süreçtir.) 

• Bu süreci yönetmesi için, kendini işine adamış bir çalışanınızı görevlendirin. Geniş çaplı projeler için ek kaynaklar da gerekebilir. 

• İnsan kaynağı planınızda tamamıyla emreden konumunda olmaktan kaçının. Onun yerine; yöneticilerin belirli ihtiyaçlarını karşılayabilmeleri, eğitim ve destek sağlayabilmeleri için, basit modeller ve araçlar geliştirin. 

Eğer tüm süreçte kullandığınız çıkarımlar artık geçerli değilse, muhtemelen yeniden yetenek profili ve müdahale stratejileri geliştirmeniz gerekecektir. Eğer arzulanan iş sonuçlarına ulaşılmadıysa, metodolojinizi yeniden oluşturmalı ve uygulama prosedürlerini değiştirmelisiniz. 

İşten ayrılmaların yüzde 80’i yerleştirmedeki zayıflıktan kaynaklanıyor.

Bu makale yeteneklerin önemini sıkça vurgulasa da bir bireyin işteki başarısını etkileyen daha birçok faktör vardır. Candland’a göre, işten ayrılmaların yüzde 80’i yerleştirmedeki zayıflıktan kaynaklanıyor. Bu nedenle Candland’ın şirketi, bir adayın şirketin belirli ihtiyaçları ve iş ortamına tam olarak uygun olup olmadığını belirlerken birçok farklı değerlendirme yapıyor. Şirket, Yapabilecekleri, Yapacakları, Pozisyona ne kadar uyduğu yaklaşımı ile kişisel özellikler hakkında geniş bir fikir edinerek, (Ör: motivasyonu, çalışma tarzı, davranışları, profesyonel hedefleri) iş performansını ve memnuniyeti artırdı. Candland da bütün işverenlere işe alım planlaması sürecinde bu konuları göz önünde bulundurmalarını öneriyor. 

• Bu işe başlamanın önemini, şirketin bütününe olduğu kadar, çalışanlara olan yararlarından da bahsederek, organizasyonun tamamına iletin. 

• İşgücü planına sadık kalabilecek ve beklenen sonuçlara ulaşmayı başarabilecek yöneticileri elinizde tutun. 

• En önemlisi, işe alım planlamasını bir kerede bitirilecek bir uğraş olarak görmeyin. Tam tersine, sürecin girdileri ve çıktılarının devamlı değerlendirilmesini de içeren bir döngü olmalıdır.