Toplantılarımızı tazeleme zamanı geldi! Bilgi paylaşmak için kendinizi bir odaya kapatmak zorunda değilsiniz...

 
İş dünyasındaki en hatalı cümlelerden biri, “Bilgi paylaşımımız var, düzenli olarak toplantı yapıyoruz”dur. Deneyimlerime dayanarak bu tür grup toplantılarının ender olarak bilgi paylaşımı yarattığını söyleyebilirim. Elbette kontrol edilebilen bir ajanda ve münakaşaların gerekli olduğu zamanlar vardır. Yine de bu yaklaşım aşırı derecede kullanılır. Gerçek olan yaratıcılık ve eğlenceyi planlayamayacağınızdır. Bunlara doğru ortamda ulaşılır ve teşvik edilir. Toplantılarınızı tazelemenin; beyin fırtınaları yapmaktan enerjik hafta sonu aktivitelere düzenlemeye kadar pek çok farklı yolu vardır.

Mis gibi kokan bir sabah kahvesi eşliğinde açık havada yapılan bir sohbet ortamında düşüncelerinizi zihninizde tartmak, öyküler anlatmak mükemmeldir. Bu tür buluşmalar sadece dünya hakkında yeni duyular edinmemizi sağlamaz; toplu hareket etme, topluluk olma bilincini de yaratır. Benzer bağlantılar ve paylaşımlar, insanoğlunun güven bulmak için ilk kez mağaralara sığındığı günden beri medeniyetlerin temel taşı olmuştur.

Benzer şekilde iş dünyasında da insanlar, ortak hedef ve bağlantıları olan kişilerle bağlantı kurmak ister. Pek çok durumda bağlantı kurmayı seçtiğimiz kişileri ağırlıklı olarak iş fonksiyonu, lokasyon ya da görev gibi faktörler belirler. Bunların yanı sıra kişilerin ideolojini, endişelerini ve hareketlerini keşfetmek için bir araya geldiği disiplin grupları da vardır.

Bu tür paylaşımlar toplantılardan diyaloglara kadar pek çok farklı şekilde gerçekleşebilir. Bunların arasında web tabanlı sohbet odaları ve sektör liderlerinin her ay bir araya gelecek senaryolarını paylaştığı resmi toplantılar da yer alır.

Akıl dağıtılmadan, daha şeffaf ve açık ortamlarda su yüzüne çıkabilecek büyük fikirler harcanmış olabilir. İş dünyasında akıl dağıtmanın pek çok farklı yolu vardır. İnsanlardan her fırsatta öyküleri ve gözlemlerini paylaşmalarını isteyin. Böylece derinlerde gizlenen bakış açıları ortaya çıkabilir. Bazı şirketler bilgi yönetimini performans değerlendirme sistemlerine dahil eder. Burada tek yapmanız gereken bilgi oyununu kazanmak konusunda ciddi olduğunuz mesajını vermektir.

İş dünyası olarak artık yeni siber-uzay çağında yaşıyor. Bir sohbet grubuna katılmak için online ya da kablosuz internet bağlantılarından yararlanabilir, sohbet odalarına girebilir ya da kendi sohbetinizi yaratabilirsiniz. Elbette tüm bunlar, eski telefon konferans tekniklerinin bir yana bırakılması anlamına gelmez.

Eğer şanslıysak katıldığımız ya da yarattığımız kahve toplantıları, karşı karşıya kaldığımız güçlüklerin üstesinden gelmek konusunda bizlere yardımcı olabilir. Ancak iş dünyası her zaman sağlıklı dinamikler ile kutsanmaz. Aslında günün çoğu aşırı kontrol, komuta ve istifçilikle geçer. Bu da yavaş yanıtları, zayıf öğrenmeyi ve esnek olamama durumunu beraberinde getirir.

Liderliğin başarılı olabilmesi için, yeni network’leri ve bilgi akışını desteklemesi şarttır.

Bu, ister bir bakanlığın önemli bir alan konusundaki son araştırmaları paylaşması ister yıllık bilgi paylaşımı toplantısının ev sahipliği olsun bağlantılarımızı ve know – how’ımızı kullanmak konusunda yenilikçi ve yaratıcı olmamız gerekir.

Dijital çağın; işbirliği, network ve paylaşım konusunda sayısız fırsatlar sağladığını söylemeye gerek bile yok. Ancak yine de bu fırsatlar doğru bakış açısı ile değerlendirilmezse bunların da başarısız olma ihtimali vardır. Gerçek şudur: İnsanların kararlılığına, zamanına ve arzusuna sahip olduğumuzu asla varsayamayız. Uzun süreli başarıyı garanti altına alabilmek için ihtiyacımız olan ilişkileri kurmak amacıyla doğru sistem, motivasyon ve sistemleri garanti altına alabilmek için çok çalışmamız gerekir.

Know – how’ımızı geliştirmek konusundaki en önemli faktör güvenli alanlar yaratma kapasitemizdir.

Bana göre güvenli alan yaratmak günümüzün iş dünyasındaki tüm yönetici ve koçların sahip olması gereken en önemli beceri haline geldi. Bu beceri; insanların önemli konular hakkında açık ve dürüst iletişim kurması için zaman ve yer yaratmakla ilgilidir. Pek çok kişi ekip çalışmasının, öğrenmenin ve akıllı organizasyonların önemi hakkında konuşur ancak ender olarak sözlerini hayata geçirir.

• Güvenli alan yaratmak konusunda başarılı olmak için, ilk önce insanların gerçekten tutkulu oldukları konuları keşfetmelerine yardım etmeniz gerekir.

• Bu da hiyerarşi, ego ve statüler bir yana bırakılarak yapılmalıdır.

• Kişiler hem gerginlik ve hayallerini paylaşmak hem de çözülmeyen konuları keşfetmek konusunda güvenli hissetmelidir.

• Şirket dünyaya bakış açısını genişletmeye hazır ve bilinmeyen hatta konuşulmayanların keşfedilmesi konusunda anlayışlı olmalıdır.

• Her sohbetin sağlıklı bir paylaşım ve yansıtma ortamı yaratacağını güvence altına almaya hazır olunmalıdır.

Güvenli alanlar yaratmayı güç kılan, iş dünyasının doğası gereği politik oluşudur. İş dünyasındaki politikalar zaman zaman başarılı olmaya yardımcı olur, ancak kimi zaman insanların sınırları korumaya daha çok zaman harcamasına neden olarak tam tersi sonuçları beraberinde getirebilir. Politik işbirliği fırsatlarını artıracak yedi davranış şöyle sıralanabilir:

1. Asla ortak bir nokta bulduğunuzu varsaymayın; paylaşılan bir amaç bulana kadar sıkı çalışın.
2. İnsanların ne düşündüklerini söylemesini teşvik edin.
3. Akıcı ve spontane fikir alışverişini destekleyin.
4. İnsanlara, herşeyi bildiklerini düşünüyorlarsa kendilerini kandırdıklarını hatırlatın.
5. İnsanların önemli karar alma süreçlerine dahil olduklarından emin olun.
6. İnsanları düzenli olarak emekleri nedeniyle ödüllendirin ve onlara teşekkür edin.

Bilgiyi yaşayan ve dinamik bir süreç olarak görün.
Böylece başarılı olmak için gerekli olan zihniyete sahip olabilirsiniz.

İşbirliği, kişilerin büyük fikirler ya da zorluklara şevkle ilgi duymasını gerekli kılar. Bu nedenle yeni ilişkiler ve diyaloglar başlatmadan önce ortak bir anlaşma zemini hazırlanması gerekir. Net bir odak noktası ve motivasyon olmadan emekleriniz boşa çıkabilir. “Bu benim ne işime yarayacak?” sorusu net bir şekilde anlaşılmalı ve açıklanmalıdır. Bu hazırlığı yaparak roller, ekip süreçleri ve liderlik gibi konularda daha kolayca anlaşmaya varabilirsiniz.

İnsanlara destek, izin ve eğitim verildiğinde bunun bir fark yaratabildiğini gösteriyor.

Daha zorlu durumlarda, gerçek bir değişim gözlemlenmeden önce insanlar bir performans gelişim planına ihtiyaç duyuyor. Yine de pek çok durumda gelişim sürecine olumlu bir şekilde yaklaşılırsa sonuç başarılı oluyor. Pratik bir seviyede bu, aşağıdaki tavırları içerebilir:

1. İsteklerinizi basit tutun.
2. Paylaşımın neden önemli olduğu konusunda açık olun.
3. Güvenli ve kolay sohbetlerle başlayın, daha sonra hassas ve zorlu olanlara geçin.
4. Sonuç ne olursa olsun kişilere katkıları için teşekkür edin.

Güvenli alan yaratmanın kesin faydası engin düşünmenin yolunu açmasıdır. Kendi dünyamız içinde rahatça oturmak felaketin reçetesini oluşturur. Yeni yerlere gitmek ve sorularımıza yeni yanıtlar bulmaya hazır olmalıyız. İster işlerimiz konusunda daha meraklı hale gelelim, ister müşterilerimize fikirlerini soralım sürprizlere hazır ve gelecekte karşımıza çıkacak konular karşısında donanımlı olmalıyız.

İşbirliği yapmayı ve sorumluluk almayı arzu eden kişilerle bağlantı kurmayı birinci önceliğiniz haline getirin. Başarılı ilişkiler geliştirmenin kilit noktası işbirliği talep etmek değil, insanları katılıma davet etmek ve daha sonra onların iznini istemektir. Müdürler ne kadar çok empoze ederse, ihtiyaç duyulan açıklık o kadar azalır. Zorlu katılım sadece işbirliğini öldürmekle kalmaz; kaliteli sorular, yanıtlar ve çözümlerin ortaya çıkması konusunda pasif bir direniş yaratır. Bu nedenle her fırsatta koç olunmalıdır.