Teknoloji, İK'nın tükenmişlik sendromuna çare olabilir mi?

İnsan Kaynakları’nın sürekli etkinliğine ve yaşayabilirliğine yönelik en büyük tehditler arasında üst düzey yöneticilerin stratejik hedeflerden kopukluğu, sürekli değişen düzenlemelere ayak uyduramamak, işgücünün ihtiyaçlarına hizmet etmek ve liderliğin ihtiyaçlarına hizmet etmek arasında doğru dengeyi kuramamak gibi faktörler yer alıyor…

Ancak son zamanlarda İK'nın organizasyonları olumlu yönde etkileme becerisini tam kalbinden vuran daha da korkutucu bir tehdit ortaya çıktı: Meslekte yaygın tükenmişlik ve stres.

Executive Networks'ün 2023 yılında yaptığı bir araştırmada İK liderleri, ankete katılan tüm çalışan profesyoneller arasında en yüksek düzeyde tükenmişliğin yaşandığını bildirdi. Bu anket, İK liderlerinin önümüzdeki yıl işlerinden ayrılma olasılığının diğer iş liderlerine göre çok daha yüksek olduğunu ortaya çıkardı.

İK'da tükenmişliği körükleyen en büyük faktörlerden ikisi, sürekli genişleyen iş yükleri ve organizasyonel ihtiyaçları karşılayacak bütçe eksikliğidir. 2022-2023 SHRM İşyerinin Durumu Raporu, İK profesyonellerinin yüzde 70'inin kapasitelerinin üzerinde çalıştıklarını ve yüzde 61'inin yeterli personel olmadan çalıştıklarını söylediğini ortaya çıkardı. 

Aşırı çalışma ve yetersiz kaynak hissi İK profesyonelleri için yeni bir olgu değil. Tükenmişliği yeni boyutlara taşıyan şey, İK uygulayıcılarının uzaktan çalışmaya geçişi yönetmek, aşılama talimatlarını denetlemek, yaygın iş gücü kıtlığıyla başa çıkmak, iş gücü eksikliğiyle baş etmek ve ve korkmuş ve huzursuz bir iş gücüne duygusal destek sağlamak gibi İK uygulayıcılarının sıklıkla sınırlarının ötesine zorlandığı, COVID-19 salgınının bileşik etkileri oldu. 

Ancak tükenmiş durumdaki pek çok İK uygulayıcısı, beklenmedik bir kaynakta umut ve yeni bir cankurtaran halatı buldu: Yeni nesil işyeri teknolojileri.

İK, ChatGPT ve diğer üretken yapay zekâ teknolojileri, gelişmiş self-servis sistemler ve kodsuz yazılım geliştirme platformları gibi araçları yalnızca geleneksel üretkenliği artırma hedefiyle değil aynı zamanda manuel, tekrarlanan işlemleri azaltma veya ortadan kaldırma aracı olarak hızla benimsiyor. İK'nın iş yükünün orantısız bir kısmını oluşturan ve onun en kıt kaynağı olan zamanı çalan idari görevler…

Üretken yapay zekâ gibi araçlar bazı riskleri beraberinde getirse ve etkili bir şekilde kullanılması için net güvenlik önlemleri ve çalışanların eğitimi gerektirse de giderek artan sayıda İK lideri, faydaların endişelerden daha ağır bastığına inanıyor. 

Gerekçe yalnızca zaman tasarrufu değil. Pek çok kişi, personelinin yerine getirmesi gereken rutin işlemsel görevlerin artan miktarının, İK çalışmalarından alınan neşeyi ve tatmini azalttığına, personel motivasyonunu ve katılımını etkilediğine inanıyor. Bu yeni ortaya çıkan teknolojilerin daha fazlasını uygulayarak (çoğu durumda insan yeteneklerini artırmak, bazı durumlarda ise değiştirmek için) amaç, baskıcı iş yüklerini azaltmak ve İK profesyonellerine hem kendilerini hem de kendilerini olumlu yönde etkileyen daha yüksek değere sahip faaliyetlere daha fazla zaman harcamak için zaman kazandırmaktır. 

Üretken Yapay Zekâ Devrimi: İK’nın ne işine yarayacak?

Teknoloji elbette İK mesleğini rahatsız eden tükenmişlik ve strese karşı potansiyel çözümlerden yalnızca biri. Düzgün uyumak ve yemek yemek, yenilenmek için yeterli zamanı ayırmak ve ihtiyaç duyulduğunda zihinsel sağlık desteği almak gibi diğer faktörler de aynı derecede önemlidir.

Ancak bu çarelerin ötesinde, bilgili İK profesyonelleri, göz korkutan tükenmişlik sorunlarını çözmenin en doğrudan yollarından birinin, işlerini daha az sıkıcı hale getirebilecek, içeriğin ilk aşamalarının yükünü kaldırabilecek uygun maliyetli platformlara ve uygulamalara yönelmek olduğunu buluyorlar. 

Daha fazla süreç oluşturun ve otomatikleştirin.

Bu teknolojilerin başında Open AI'nin çığır açan ChatGPT ve DALL-E'si, Google'ın Bard'ı gibi üretken AI araçları ve bu alanda hızla büyüyen niş uygulamalar listesi yer alıyor. Bu teknolojiler, metin, resim, video ve daha fazlası gibi içerik üretme yetenekleri açısından İK'da kullanılan geleneksel yapay zekadan farklıdır. Öte yandan geleneksel yapay zekâ, anket verilerindeki kalıpları tespit etmek, çalışanların sık sorulan sorularını yanıtlamak veya işe alım sürecinde aday özgeçmişlerini iş tanımlarıyla eşleştirmek gibi işlevleri gerçekleştirmek için tasarlanmıştır.

İK, işe alma, öğrenme ve geliştirme uzmanları, araçların 2022'nin sonlarında piyasaya sürülmesinden bu yana üretken yapay zekayı artan bir hızla benimsedi. Verimlilik uygulama şirketi DeskTime tarafından yapılan bir araştırma, 2023'ün ilk çeyreğinde işyerinde ChatGPT kullanımının iki katına çıktığını ortaya çıkardı. 

Üretken yapay zekânın işyerinde kullanımıyla ilgili geçerli endişeler devam ederken, birçok görevi saatlerden dakikalara indirme yeteneği, daha fazla İK liderini bu araçları uygulamaya veya en azından denemeye başlamaya ikna etti.

Üretken yapay zekâ artık iş tanımları yazmak, aday iletişimlerini kişiselleştirmek ve iş görüşmesi notlarını özetlemek için işe alımda yaygın olarak kullanılıyor; İK'da çalışma politikasının veya sosyal yardımlarla ilgili belge ve iletişimlerin ilk taslaklarını oluşturmak; performans yönetiminde çalışanların başarılarını öz değerlendirmelerle sentezlemeleri; ve öğrenme ve gelişimde kurslar ve değerlendirmeler oluşturmanın yanı sıra çalışanların kişiselleştirilmiş öğrenme yolları tasarlamasına yardımcı olmak. Teknoloji analistleri, bu ilk kullanım durumlarının, üretken yapay zekâ geliştikçe bir gün mümkün olabilecek şeylerin yalnızca yüzeyini çizdiğini söylüyor.

İK alanındaki birçok teknoloji satıcısı artık üretken yapay zekâ yeteneklerini platformlarına yerleştirdi ve bu da İK uygulayıcılarının araçları günlük çalışmalarında kullanmasını kolaylaştırdı.

Var sayılan tüm tehditlere rağmen çoğu CHRO artık üretken yapay zekânın kullanımını destekliyor. The Conference Board'un 2023'ün ikinci çeyreğinde yaptığı bir anket, İK liderlerinin yüzde 65'inin önümüzdeki iki yıl içinde yapay zekânın İK fonksiyonu üzerinde olumlu bir etki yaratmasını beklediğini ortaya çıkardı.

Diğer teknolojiler de artan iş yüklerini hedefliyor

Üretken yapay zekanın gelişinden önce ortaya çıkan teknolojilerin aynı zamanda İK'nın idari iş yükünü ve stres seviyelerini azaltma konusunda da değerli olduğu kanıtlanıyor. İnsan sermayesi yönetimi (HCM) sistemleri gibi temel teknoloji platformlarına yerleştirilmiş çalışan ve yönetici self-servis araçları daha kullanıcı dostu hale geldi ve artık mobil cihazlar aracılığıyla daha geniş erişim olanağı sunuyor…

En iyi self-servis araçlar, İK'nın müşteri hizmetleri görevlerinden bazılarını çalışanlara devretmek ve aynı zamanda iş gücüne daha hızlı veya daha tatmin edici hizmet sunmak ikili hedefiyle tasarlanmıştır. Bu teknolojiler, çalışanların maaş bordrolarının doğruluğunu önceden gözden geçirmesi, ücretli izinleri veya yan hakları kontrol etmesi ve yeni sosyal hak seçeneklerini kendi başlarına çok az İK yardımı ile veya hiç yardım almadan araştırmasına olanak tanır.

Stamford, Conn.'da bir teknoloji araştırma ve danışmanlık firması olan ISG tarafından 2023 yılında yapılan İK teknolojisi trendleri araştırması, mobil özellikli çalışan ve yönetici self-servis platformları gibi "doğrudan erişim" araçlarının kullanımının önceki yıla göre önemli ölçüde arttığını ortaya çıkardı. Artık yanıt veren kuruluşların yüzde 61'i tarafından kullanılıyorlar. Ancak teknoloji analistleri, "Bundan benim çıkarım ne?" sorusuna net bir yanıt verilmesi gerektiğini vurguluyor. 

Bazı İK fonksiyonlarının tekrarlayan manuel işleri azaltmak amacıyla benimsediği bir diğer teknoloji, teknik bilgisi olmayan kullanıcıların programlama deneyimine ihtiyaç duymadan temel yazılım uygulamaları geliştirmelerine olanak tanıyan az kodlu ve kodsuz yazılım geliştirme araçlarıdır.

İK, kariyer sitelerini özelleştirmek, HCM platformlarından diğer sistemlere veri aktarmak, işe alım uygulamaları geliştirmek ve e-tabloyu değiştirmek için yeni yazılım oluşturmak amacıyla sezgisel arayüzler, önceden oluşturulmuş şablonlar ve ‘sürükle-bırak’ işlevlerine sahip kodsuz araçlar kullanıyor. Ve daha verimli araçlara ve iş akışlarına sahip süreçlere dayalı süreçlere tercih ediliyor.

Kodsuz araçlar kullanmanın avantajı, İK'nın BT personelinin kendileri için gerekli yazılımı oluşturmasını beklemek zorunda olmamasıdır. Araştırma ve danışmanlık firması Gartner, 2026 yılına kadar BT departmanları dışındaki çalışanların az kodlu ve kodsuz geliştirme araçları kullanıcı tabanının yüzde 80'ini oluşturacağını öngörüyor.

Daha fazla otomasyonun getirilmesi, İK personelinin işlerinin gerçekten sevdikleri kısmına açılmasını sağlayabilir ve tükenmiş olmaları halinde onları yeniden işe dahil edebilir. Sıradan işleri ne kadar otomatikleştirirseniz, İK ekiplerine, aksi takdirde ikinci planda kalacak stratejik girişimleri üstlenme konusunda da o kadar güç vermiş olursunuz.

Bu zamanı geri almak, İK, işe alma ve öğrenme ve geliştirme profesyonellerinin, bölüm yöneticilerinin performans sorunlarının temel nedenini teşhis etmelerine yardımcı olmak için daha fazla saat harcamasına olanak tanır; performans geri bildirimi sunma konusunda liderlere koçluk yapmak; iş adaylarını cezbetmeye ve onlarla kişisel ilişkiler kurmaya daha fazla zaman ayırmak; ve stratejik hedeflere bağlı yeni öğrenme girişimleri yaratmak…

Peki teknoloji tükenmişliği artırdığında ne yapacağız?

Tükenmişlik ve aşırı çalışma sorunlarının üstesinden gelmek, ChatGPT'yi topluca uygulamak veya daha fazla manuel görevi otomatikleştirmek kadar kolay değildir. Şirketler, yeni teknolojileri satın almayı ve uygulamayı nasıl seçeceklerine bağlı olarak, İK fonksiyonundaki stresi veya teknoloji yorgunluğunu azaltmak yerine tam tersine artırma riskini de alabilirler.

Pek çok İK ve işe alım kuruluşu artık, örneğin gereksiz veya iyi entegre edilmemiş çok fazla özel veya "nokta" çözüm kurmanın bir sonucu olarak "teknoloji yığını şişkinliği" sorunu yaşıyor. Bu teknoloji yayılımı, çok fazla bağlam değiştirme gibi sorunlara yol açarak İK'yı veya diğer kullanıcıları uygulamadan uygulamaya atlamaya zorluyor; çünkü önemli belgeleri veya verileri kolayca bulmak zor. Diğer durumlarda, kolay mobil erişim gibi özelliklere sahip olmayan eski İK teknolojilerine sürekli olarak güvenmek, İK personeli ve genel iş gücü arasında dijital sürtüşmeye veya bıkkınlığa neden olur.

Yazılım satıcısı ActivTrak tarafından yapılan bir araştırma, çalışanların 2022'de bir önceki yıla kıyasla yüzde 20 daha fazla teknoloji aracı, site ve uygulamayla etkileşimde bulunduğunu ortaya çıkardı. Microsoft'un 2023 İş Trendi Endeksi raporu ayrıca, veri, e-posta, bildirim ve toplantı akışının çalışanların işleme yeteneğini aştığı "dijital borcun" artmasının yalnızca stres düzeylerini artırmakla kalmayıp aynı zamanda çalışan performansını da etkilediğini ortaya çıkardı. Microsoft'un anketine katılanların yüzde 60'ından fazlası, işlerini bitirmek için yeterli zamanları veya enerjileri olmadığını, bu durumun da yenilikçi olmalarını zorlaştırdığını söyledi.

Teknoloji tükenmişliğe bir çözüm olabilir, ancak sorunları daha da kötüleştirebilir. Pandemi sırasında çok sayıda yeni özel İK teknolojisi platformu piyasaya sürüldü ve satıcılar tarafından çok sayıda pazarlama vaadi verildi. Ancak İK, geçiş yapabileceği ve gezinebileceği tüm bu yeni teknoloji araçlarına sahip olduğunda ve bu platformlar veya uygulamalar iyi entegre edilmediğinde veya kullanıcı dostu olmadığında, araçların değeri azalmaya başlıyor.