“Şirketlerin stratejik planları norm kadro planlamasından doğar”

Yeni İş Güvencesi Yasası’nın yürürlüğe girmesiyle birlikte; şirketlerin kadro planlaması yapması, işyeri ve bağlı birimlerinde istihdam etmesi gereken personel kadrolarının sayı ve süre planlamasını önceden belirleyerek hareket etmesi çok büyük önem taşıyacak. Yasayla birlikte; norm kadro, görev tanımları ve organizasyon yapısının gözden geçirilmesi ve değerlendirmeler çerçevesinde organizasyonda yeniden yapılanma ihtiyacı da ele alınmak zorunda olacak. Bu noktadan hareketle bu ay dergimize konuk olan ve bundan 1,5 yıl önce norm kadro planlaması çalışması başlatan İGDAŞ İnsan Kaynakları Müdürü Ahmet Balin ile; kurumda gerçekleştirilen norm kadro çalışması uygulamasının tüm ayrıntılarını öğrendik.

İGDAŞ’ta Norm Kadro planlaması yapmaya nasıl karar verdiniz?

İGDAŞ olarak aktif çalışmaya başladığımız 1994 yılında 120 bin abone potansiyeline sahiptik. Bu zaman dilimi içerisinde büyük bir yükseliş grafiği yakalayarak 7 yıllık süre içinde 1 milyon 950 bin abone potansiyeline sahip bir şirket haline geldik. Büyüme trendimiz devam ederken; “Acaba biz etkin ve verimli çalışabiliyor muyuz?”, “Gerçekten bu işleri ne kadar personelle yapmamız gerekiyor?” diye kendi kendimizi sorgulamaya başladık.

Sorularımızın yanıtını ararken kriterlerimizi Avrupa ve dünyaya bakarak seçmeye başladık. Ancak Türkiye’ye özgü bir şirket olarak kendi kendimizi yeniden test etme ihtiyacı da hissettiğimiz için bir Norm Kadro çalışması yaparak “İnsan Kaynakları potansiyelimizi etkin bir şekilde kullanabiliyor muyuz?” sorusunun yanıtını aradık. İGDAŞ olarak yeterli personele sahip olmamıza karşın; kimi zaman hizmetler aksadığında personel bulmakta zorluk çekiyor, dışarıdan personel almak ihtiyacı hissediyorduk. Ayrıca günlük ekonomik şartlar ya da kar marjlarının düşmesi gibi etkenler de; bu konuda daha ekonomik davranılması ve daha verimli politikalar izlenmesini gerektiriyor. Bunları da düşünerek şirketin kaynaklarının etkin kullanımını gerçekleştirmek için bu çalışma başladı.

Çalışmalarımıza 1,5 yıl önce başladık. Bu noktada yanımıza, dışarıdan bir akademisyenin desteğini de aldık. Çünkü İnsan Kaynakları birimi olarak; çalışmalarımızın daha objektif kriterlere dayanabilmesi için bu gerekliydi ve bizi gerçekten de rahatlattı.

Norm Kadro çalışmasını yaparken yaşadığınız sıkıntılar nelerdi?

Norm Kadro çalışması gündeme geldiğinde ilk tepki; çalışanların bunu “Şirkette bir personel kıyımı olacağı” şeklinde algılamasıydı. Bu tür yanlış algılamaları önlemek için titiz bir çalışma yaptık. Sendikalı bir işletme olduğumuz için sendikayı bu işin içine olumlu olarak katmamız, onlara her şeyi iyi anlatmamız gerektiğini biliyorduk. Sendika ile görüşürken; kesinlikle personel azaltma yönünde bir girişimimiz olmayacağını, sadece 2 bin 600 civarında olan personelimizin etkin kullanılıp kullanılmadığını anlamaya çalıştığımızı aktardık.

Sendika ve üst yönetimin desteğini aldıktan sonra 4 kişi ve akademisyen danışmanımızdan oluşan özel bir ekip hazırladık. Bu ekip tek tek tüm birimlerimizi dolaşarak tüm çalışanlarımıza konunun içeriğini anlattı. Sonuç olarak; ilk başta gelen olumsuz tepkilerin büyük bölümünü kırmayı başardık. Ardından iş analizi anketler yaptık. En önemlisi de; bu anketler birim müdürleri ve şefleri tarafından bizzat onaylandı. Böylece herhangi bir nedenle onlara geri döndüğümüzde, “Bundan haberdar değildik, bunlar bizim düşüncemiz değil” gibi tepkilerle karşılaşmamış olduk. Ayrıca gelecekte ortaya çıkacak problemleri belirginleştirmeyi ve problemler ortaya çıktığında bunu engelleyebilmeyi de başarmış olduk.

Anketlerin yorumlanmasının ardından iş tanımları da ortaya çıktı. İşleri yapmak için gerekli yetkinliklerin neler olduğu belirlendi, “Bir iş, hangi yetkinliklere sahip, kaç kişi tarafından tarafından yapılmalıdır?” sorularının yanıtı verilmiş oldu.

Bu arada; müşteriler ile ilgilenen birimlerimizle ilgili olarak çok özel bir çalışma yaptık. Buraları daha özel olarak inceledik. Çünkü müşteri memnuniyeti İGDAŞ için gerçekten çok önemli. İGDAŞ olarak abonelerimizin doğalgazla ilgili herhangi bir problemle karşılaşması durumunda 15 dakikada problemi çözme yönünde bir hedefimiz var. Bunu da bugüne kadar hep yaptık. Bu açıdan müşteri ile ilgili hizmetlerin görüldüğü yerlerde, bu hedefleri dikkate alarak çalıştık. Bu ana ilkeleri dikkate almasaydık, çalışanların maliyetini azaltalım derken hizmet kalitesinde düşüş olabilirdi.

Özetlersek; İGDAŞ’ta norm kadro planlamasını yaparken şu adımları izlediğimizi söyleyebilirim:

a) İşletmenin tanınması ve teşkilat analizinin yapılması,

b) Program dahilinde birim müdürleri ile görüşme yapılarak norm kadro çalışmasının ve iş analizi formunun tanıtılması,

c) Bölge müdürlükleri bazında faaliyet analizlerinin yapılması,

d) İşletmede teşkilat analizi yapılması,

e) Şeflikler bazında şef ve daha ast düzeydeki personelle birlikte iş analizi anket formunun doldurulması,

f) İlk amirin iş analizi formları üzerinde gerekli düzeltmeleri yapması ve onaylaması,

g) İş analizlerine bağlı olarak işlerle ilgili gözlem yapılması

h) İş analizi ile elde edilen verilerin ön değerlendirilmesinin yapılarak anlaşılamayan noktaların belirlenmesi, bizzat personelle veya amiriyle görüşme (mülakat) yapılarak netleştirilmesi,

i) Birim amirlerinin yapmış oldukları düzeltmeler doğrultusunda iş tanımlarına ve iş gereklerine nihai şeklin verilmesi,

j) Anket formlarının incelenerek şeflikler bazında;
Elemanların yapmaları gereken görevlerin (iş tanımı)
Elemanların işlerini yapabilmeleri için gereken niteliklerin (iş gerekleri)
Hangi iş gereklerine sahip, hangi unvanda kaç personel çalışması gerektiğinin (norm kadro sayısı) belirlenmesi.

Norm Kadro planlamasının İGDAŞ’a ne gibi yararları oldu?

Norm Kadro çalışması ile öncelikli olarak şirketimizi yakından tanıma olanağı bulduk. Bağlı birimlerimizin eleman fazlalıkları ve eksiklikleri tespit edildiği için, eleman ihtiyacı olan birimlere şirket içinden eleman istihdamı sağladık. İleride önümüze çıkabilecek olan iş artışlarında hangi birimlerden istihdam sağlayabileceğimizi görmüş olduk. Elimizdeki potansiyel iş gücünü bildiğimiz için şirketin geleceğine yönelik projeksiyonlarda daha gerçekçi planlamalar yapabiliyoruz. Ayrıca kurum içindeki personel hareketlerine karşı direnç Norm Kadro çalışması sayesinde minimuma inmiş durumda.

Norm Kadro çalışması yapmak isteyen kuruluşlara öncelikli önerilerinizi öğrenebilir miyiz?

Özellikle sendikalı işyerlerinde Norm Kadro çalışması yapılmadan önce sendikanın desteğinin alınarak böyle bir çalışma yapılması faaliyetleri kolaylaştıracaktır. Böylece Norm Kadro çalışmasının personeli işten çıkartmak için yapılmadığı, İnsan Kaynakları’nın etkin kullanımı için bir planlama süreci olduğu tüm personel tarafından anlaşılacaktır. Norm kadro çalışmasının gerçekçi bir şekilde yapılabilmesi için tüm çalışanlar tarafından sahiplenilmesi şarttır. Bu doğrultuda tüm personel, özellikle yönetici konumunda olanlar norm kadro çalışması hakkında bilgilendirilmelidir.

Bu noktada özellikle dışarıdan destek alınması da çok önemli. Çünkü yapılan çalışmaların gerçekten çalışanlar tarafından benimsenmesi gerekiyor. Bu konuda objektif kriterlerin olduğunu bilmeleri gerekiyor. Eğer bu olmazsa, işyerinde ciddi tepkilere neden olabilir. Departmanlar arasında bile çatışmalar çıkabilir. Dolayısıyla departmanlar arasındaki o iletişimi sağlayabilmek için dışarıdan kesinlikle bir destek alınması gerekiyor.

Norm kadro çalışması bir süreçtir. Her şey hızla değiştiği için norm kadro çalışmalarının da canlı biçimde yenilenmesi ve sürmesi gerekiyor. Günün şartlarına, şirketin hızına ulaşması, hatta şirketin önünde koşması gerekir. Çünkü şirketin gelecekteki stratejik planlarının bu çalışmalardan doğması gerekiyor.

Bu çalışmalar; performans yönetimi ile ele alınmalı. Bu tür çalışma ortamları olmayan şirketlerin bir an önce çok kısa bir zamanda bu çalışmayı yapması gerekiyor. Yasanın ertelenmesi de bir fırsattır.

Norm Kadro çalışması konusunda özellikle dikkat edilmesi gereken noktalar nelerdir?

Norm Kadro çalışmasında dikkat edilmesi gereken en önemli nokta, iş analizi esnasında edinilen yanlış ve eksik verilerdir. Yanlış ve eksik veriler, çalışmanın sağlığını olumsuz etkiler.

Bir diğer husus; teşkilat analizinin sağlam bir zemine oturması, teşkilat yapısının şirket hedefleri ile uyumlu olması gerekmektedir.

Norm Kadro çalışması yapılırken şirket dışından danışman desteği alınması; çalışmanın objektif kriterlere oturması açısından önemlidir.

En önemli noktalardan biri de; özellikle müşteri ile birebir ilişki içinde olan departmanlarda norm kadro çalışması yaparken dikkat etmek.. Rekabetin bu kadar arttığı bir dönemde müşteri memnuniyeti çok önemli. Sizin yapacağınız her türlü çalışma ancak bu yöndeki rekabet üstünlüğünüzü sağlamak için olmalıdır. Bu ilkeleri göz önüne almaz da sadece personelden bir tasarruf yapmayı düşünürseniz o zaman geriye gitmiş olursunuz.

Yeni İş Güvencesi Yasası ile birlikte Norm Kadro planlaması daha da önem kazanacak. Bu konuda neler söylemek istersiniz?

Yeni İş Güvencesi Yasası ile birlikte şirketlerin kadro planlaması yapması, işyeri ve bağlı birimlerinde istihdam etmesi gereken personel kadrolarının sayı ve süre planlamasını önceden belirleyerek hareket etmesi gerekecektir. Ayrıca; norm kadro, görev tanımları ve organizasyon yapısının gözden geçirilmesi ve değerlendirmeler çerçevesinde organizasyonda yeniden yapılanma ihtiyacı ele alınmalıdır.

Yeni İş Güvencesi Yasası’na göre işçilerin belirsiz süreli hizmet sözleşmesinin bozulması, ancak geçerli nedene dayandırılarak yapılabilecektir. Geçerli neden ise işçinin yeterliliği veya davranışlarından veyahut işletmenin, işyerinin veya işin gereklerinden kaynaklanmak zorundadır. Norm Kadro planlaması bu noktada daha çok önem kazanmakta ve geçerli neden teşkil etmektedir.

RAKAMLARLA İGDAŞ

• Personelin Eğitim Durumu
İlköğretim: 293
Lise: 1223
MYO: 279
Lisans: 784
Y.Lisans: 45
Doktora: 3
Toplam: 2 bin 627

• Personelin Cinsiyet Dağılımı
Erkek: 2 bin 297
Kadın: 330
Toplam: 2 bin 627

• Personelin Yaş Dağılımı
Kadın Yaş Ortalaması: 31
Erkek Yaş Ortalaması: 34
Genel Yaş Ortalaması: 33

• Personel Grupları Personel Sayısı %
Yönetici 218 8
Teknik 1477 57
Müşteri Hizmetleri 932 35
Toplam Personel Sayısı 2 bin 627 100

* Ortalama Kıdem Yılı: 6.1 yıl


Paylaş: