Sahne adamı olmak… İyi bir sunum yapmanın incelikleri

Sunumlar, sunumu yapacak kişilerle ilgili değil, dinleyicileri ile ilgilidir. Bir şeyler yazmadan,
PowerPoint sunumuna bir şeyler eklemeden önce, dinleyicileriniz hakkında biraz düşünm
elisiniz. Kendinize cevapları belli soruları sorun, sunumu günün hangi saatinde yapıyorum?
Dinleyiciler kaç kişi olacak? Yemeklerini yeni mi yemiş olacaklar, yoksa akıllarındaki tek şey yemekleri düşünmek mi olacak? Benden önce başka konuşmalar dinlemiş olacaklar mı, yoksa ilk olarak benimkini mi dinleyecekler?
Bu soruların her birinin cevabı sunumunuzun uzunluğunu, stilini ve içeriğini etkilemelidir.

Basitçe sunum yapmayın. İkna edin, ilham verin ve kendinizi gösterin. Araştırmalar, akılda kalan bir sunumun izleyicilerinizin zekasına hitap ederken onların duygularını da harekete geçirmenin bir bileşimi olduğunu göstermektedir.
 

Bu yazarlar ekibi, sadece bunu yapan ve katılımı, ilhamı ve izleyiciyi harekete geçirecek teknikler geliştirdi.

Yaratıcı teknikleri TD Ameritrade, Mattel, Fisher-Price, Merrill Lynch, Siemens ve Pfizer gibi Fortune 500 şirketleri tarafından son 10 yıldır kullanılıyor. Bu etkin yöntem size şunları getiriyor:

Gösteri tekniklerini izleyicinin katılımını ve hareketini sağlayacak şekilde ortaya koyan ödüllü bir oyuncu. Mesajınızı güç, inanılırlık ve özgünlükle nasıl ileteceğinizi gösteren bir TV ve sinema filmleri yönetmeni.

Hafıza ve sahne korkusunda uzmanlaşmış ve bu korkunun nasıl üstesinden gelineceği ve dinleyicinin dikkatinin ve hafızasının nasıl harekete geçirileceği konusunda uzmanlaşmış bir psikolog.

Niyet, konuşmacıların tanımlaması ve kullanması gereken en incelikli konseptlerden birisidir. Niyetinizi tanımlamak, amaç belirlemek bakımından hayati önem taşır. Gelecek kararları almanız için yol haritanızı ve sayı tabelanızı oluşturur. Doğrudan sizin kontrolünüzde olan amaçlar koyun. Kendi eylemlerinizle neyi yerine getirebileceğinizi gerçekçi olarak tanımlayın. Spesifik olun, böylece hangi amacınızı ne zaman gerçekleştirdiğinizi anlarsınız.

Amaçlarınıza ulaştığınızda bunu ölçülebilir eylemlerle sınayın. Bunların arasında kendiniz için belirli tarihlere göre belirlediğiniz görevleri yerine getirmek de vardır. Niyeti, bir yelkenin en önemli kenarı gibi düşünün: Gergin ve odaklı. Gelen rüzgarı alan yelken gibi niyet de sizi amacınıza doğru kaldırır ve götürür. Hızınız ve verimliliğiniz yelkeninizi ya da niyetinizi doğru belirlemenize bağlıdır. Bir niyet seçin ve ona adanın. Bunu açıklamak ve başarmak için yaratıcı yollar geliştirin. Akıntılar ve kayalar zorluk çıkarabilir, ama güçlü bir niyetle her zaman güvenli bir limana ulaşırsınız.

Size biçilen role hazır bir oyuncu musunuz?

İster bir aktör isterse de bir meslek profesyoneli tarafından yapılıyor olsun bir rol, her bakımdan ele alınmalı ve büyük bir dikkatle gerçekleştirilmelidir. Üstelik bu rol, başkalarıyla birlikte oynanıyorsa spesifik ve farklı olmak bakımından daha fazla bir dikkat gerektirir. Azami düzeyde verimli olabilmek için sunum yapanlar, gerek izleyici önünde gerekse müşteriyle ilişkide daima belirli bir rol benimsemelidir. Seçtiğiniz rol, sadece niyetiniz tarafından değil, aynı zamanda izleyiciler ve içinde bulunduğunuz ortam tarafından da belirlenir.

İlk telaffuz edilen sözcükten itibaren diliniz ve davranışınız benimsediğiniz role uygun olmalıdır. Yalnızca tek bir rol benimseyin ve bunun özelliklerini tüm sunumunuz boyunca sergileyin. Tamamen rolünüze odaklanın ve sunum sırasında bu rolün gereklerini asla bozmayın. Her rol uzmanlık gerektirir, ancak, bir konuyla ilgili olarak bilimsel ya da derinlemesine analiz bilgisine sahip olmadan ya da bu bilgiye sahip bir uzmana danışmadan asla teknik bir uzman rolünü oynamayın. Bir konu seçin ve yaratmak istediğiniz algıyı oluşturmak için o rolde istikrarlı olun. Ve Kabuki örneğini unutmayın: Davranışınız ve diliniz uyumlu olsun, dirseklerinizi bir kral gibi havaya kaldırın, böylece hep göz önünde olursunuz.

Sunumunuza başlarken…

Sıkıcı bir açılış, sıkıcı bir sunumun işaretini verir. Açılışınızı daha dinamik, ciddiye alınır ve nihayet ikna edici kılabilirsiniz. Açılışınızda güçlü bir çerçeve yaratın, böylece takip eden içeriği bu yapının içine kurabilirsiniz. Aynı zamanda, kişisel betimleme yoluyla duygulara temas edebilirsiniz. İyi bir açılış izleyicinizin hayal gücünü tetikleyebilir ve dinleyicileri daha dikkatli hale getirebilir.

• Konuşmanızı her bir izleyiciye göre ayarlayın. İhtiyaçları, bakış açılarını ve dinleyicilerinizin beklentilerini anladığınızı hissettirmeniz, onların neyle ilgilendiğini ve bunlarla ilgili olarak en önemli, zorlayıcı öyküleri, anekdotları ve örnekleri seçmenizi sağlar.

• Kişisel değerlerinizi ortaya koyun. İzleyici kitlesini harekete geçirmek ve sunuma dahil etmek için sizi motive eden ve ilham veren şeylerden söz edin. Bunlarla hemfikir olmasalar bile kendi düşüncenize erişmeleri bakımından bir pencere açmış olursunuz. İkna ve etki artık daha fazla mümkündür, çünkü dinleyicileriniz artık sizi tanıdıklarını düşünmektedir.

• Konuyla ilgili kendi bakış açınızı ortaya koyun. Kendi bakış açınızı belirtmek, izleyicinin sizin niyetinizi, bağlamınızı ve tutumunuzu anlamasını sağlar.

Sona yaklaşırken…

Tüm sunumunuz bitişe işaret eder tarzda olmalıdır. Eğer izleyicinizin bir şey hissetmesini, düşünmesini ya da daha önemlisi yapmasını istiyorsanız, sunumunuzun bunu sağlamalısını garantilemelisiniz. Kapanış yapmanın bir dizi etkin yolu vardır. Burada açıklanan 7’si, niyetinizi yerine getirmenizde ve sunumunuzu başarılı bir şekilde sonlandırmanızda yardım edecektir.

1. Çağrı yapmak: Bu kapanış aracı, özellikle de amacınız izleyiciyi belirli bir şey yapmak için motive etmek ise işe yarar. Bir eylem çağrısı satıştan daha ikna edicidir. Bir eylem çağrısında vurgu müşteride ya da izleyicidedir. Eylem çağrınızı ne kadar iyi yapılandırır ve özgün kılarsanız, izleyiciniz de bunu o kadar takip edecektir.

2. Başa dönmek: Güçlü bir kapanış metodu da başa dönmek ve açılışınıza gönderme yapmaktır. Başa dönmek, özellikle kapanış hazırlamamışsanız, unutmuşsanız ya da zamanınızı doldurmuşsanız işe yarar. Bir çözümleme ve tamlama duygusu yaratır.

3. Özetlemek: Özetlemek izleyicilerin dikkatini odaklamanın ve yönlendirmenin etkin bir yoludur. Başarılı bir kapanış, niyetinizi belirleyen unsurları özetler. Merkezi unsurları ya da fikirleri özetleyin.

4. Bir ilham cümleciği vermek: İzleyicinin hayal gücünü harekete geçirmek için kapanışı ilham dolu bir cümle ile yapın. Tanınmış birinin sözlerini mesajınızla ilişkilendirdiğinizde, o cümleciğin ne kadar işe yarayacağını görmek sizi şaşırtacaktır.

5. Üçlemeler kullanmak: Bu, birbirini izleyen ifadelerin, cümleciklerin başında bir sözcüğün tekrarlanmasıdır. Üçlemelerin kullanımı, duygusal bir tepkiyi harekete geçirir. Üçlemeler kullanılırken en iyisini en sona saklayın.

6. Temanıza tekrar dönmek: Konuşmada tema, kolaylıkla tekrarlanabilir bir ifade olmalıdır. Şunun gibi: Zorunu deniyoruz. Sunumlardaki temalar, çekirdek ya da merkezi fikirdir. Konuşmanızı temanıza tekrar dönerek bitirmek, “akılda tutmanızı istediğim şey bu” der. Temalar kısa ve hoş olduğundan hatırlanmaları kolaydır.

7. Kişisel bir anekdot ya da vaka anlatmak: En güçlü şekilde ikna edici kapanışlar, kendi kişisel tecrübenizden gelmektedir. Kişisel bir anekdot aktarmak, neye yatırım yaptığınızı, anlayışınızı ve empatinizi gösterir. Kapanışta bir öykü anlatmanın diğer bir avantajı da sunumunuzun kilit unsurlarını birbiriyle ilişkilendirmesidir.

Sahne korkusunu azaltmanın en iyi yollarından birisi, pratik yapmaktır.

Birçok insan provayı stresli bulduğundan yapmamakta ve ihmal etmektedir. Diğer taraftan, aşırı prova yaparsanız da performansınız bayatlama riskiyle karşı karşıya kalır. İşin hilesi sunumunuzu hep aynı şekilde prova etmemenizdir.

Gerçek oyun koşullarında pratik yaptığınızda daha iyi performans göstereceğinize dair bir araştırma bolluğu vardır. Buna “duruma bağlı öğrenme” adı verilmektedir. Aynı zamanda, bir sunum yapmadan önce sunum yapacağınız yerin fiziksel durumu hakkında bulabildiğiniz kadar veri bulmanız, sürprizleri ve endişeyi asgariye indirecektir.

Sunum yeriyle ilgili temasta olduğunuz kişiye, şunları sorun ya da bizzat kendiniz kontrol edin:
- Sunuma kaç kişi katılacak?
- Mikrofon ve ses düzeni olacak mı?
- Sunumdan önce sizi tanıtacaklar mı?
- Bir sandalyede mi oturacaksınız, bir kürsünün arkasında mı duracaksınız? Yoksa serbestçe gezinebilecek misiniz?

Ekip sunumları için etkili ipuçları

Ekipçe sunum, tipik olarak birden fazla konuşmacı olarak gibi düşünülür ve bunların her birinin içeriğin bir bölümünü sunacağı ya da bir kişinin liderliğinde diğerlerinin çok az katıldığı bir sunummuş gibi düşünülür. Bu senaryoların hiçbiri yeterli değildir. Gerçek ekip sunumu, birbirimizle fikir ve kavramlarımızı paylaştığımız gündelik konuşmalarımız gibidir. Bir dizi monologdan ziyade bir diyaloga daha yakındır. Zayıf yapılan ekip sunumları, iş kaybına neden olabilir. Bir koro gibi çalışmak ekibinizi ve ekip üyelerini başarılı yapacaktır. Bir ekip olarak sunum yaparken izleyici, her bireyi dinler ama bundan fazlasını alır. Dinleyiciler birlikte nasıl çalıştığınızı gözlemler. Paslaşmalarınız düzgünse birbirinizi sevdiğinizi ve saydığınızı gösterirseniz, her biriniz net olarak tanımlanmış bir role sahipse izleyicinizin de hepinizin işi aynı tarzda yaptığınız genellemesine varması kaçınılmazdır. Ekipçe sunum, uyumlu bir kuruluş imajı verebilir ve şirketinizdeki yeteneklerin ortaya çıkmasını sağlamanın da bir yoludur. Bir yaptıklarını bir daha yapmaya çalışırken başarısız olan ya da yavaşlayanlar, yalnızca atletler değildir.

Kendi beden dilinizden anlıyor musunuz?

Sizin için doğal ve doğru olan herhangi bir hareketi kullanın. Tıpkı sunumuzun kişisel tarzınıza mümkün olduğu kadar yakın ve karşılıklı konuşkan olması gerektiği gibi hareketleriniz de normal davranışınızı yansıtmalıdır. Unutmayın, pratik yapmak daha fazla doğallık sağlar. Shakespeare, yerel bir oyun topluluğuna Hamlet’i oynarken abartmamalarını, böylece de daha inanılır olacaklarını tavsiye etmişti. Şöyle diyordu: “Eylemi söze uygun kılın; bu özel tutumla doğanın dürüstlüğünü aşmamış olursunuz.” 1500’lerin sonunda yazılmış olsa bile bu hala büyük bir tavsiyedir.

Yakınlık yaratmak

İzleyiciye yakın hareket etmek, kişisel ya da içten bir şey paylaşılmak istendiği duygusu yaratır.

PowerPoint: Sanatla bilimin evliliğini gerektirir.

Teknoloji son birkaç yılda hızla gelişmiş olsa da birçok sunumdaki eğilim slayt gösteriminin merkezde ve önde olması eğilimindedir ve bu durumda konuşmacı arka planda kaybolur. Bu denklemi, konuşmacının önde olacağı bir halde korumalı ve PowerPoint desteğiyle içeriği aydınlatmalı ve göstermeliyiz. Bir resim (ya da slayt) binlerce sözcüğe değer olabilir. Ya da binlerce sözcüğün anlatamayacağı kadar karışık olabilir. PowerPoint sunum yapanlar tarafından kullanılan en popüler multimedya programıdır. Eğer kullanmak isterseniz ya da kullanmaya zorunluysanız, slayt gösterimini hazırlarken akılda tutmanız gereken bazı noktalar şöyledir:

- PowerPoint sunum yaratmaz; slaytları yaratır. Sunumu siz yaparsınız.
- PowerPoint sıkıcı olmak zorunda değildir.
- PowerPoint en iyi şekilde storyboard olarak kullanılır. Slayt oynatıcınıza tek tek slaytlar yerleştirin ve bunları güçlü bir akışa ve ivmeye sahip bir anlatım ifade eden bir düzende yerleştirin. Eğer bir slayt öyküyü ilerletmiyorsa onu çıkarın.
- PowerPoint bilgisinin mesajını ileten ya da yorumlayan sizsiniz. Bu kapasiteyle her bir izleyicinizin her bir slaytınızdan almak isteyebileceği tek bir fikri göz önüne alın.
- Söyledikleriniz ve gösterdikleriniz birbiriyle çatışmamalıdır.
- Daha çok grafik ve daha az yazı olsun. Grafiklerin yüksek kalitede olduğuna emin olun. Resimlerin nerede sözcüklerden daha değerli olacağını belirleyin ve buna uygun kullanın.
- PowerPoint sunumunuzda sihirbazlık yapmaya kalkmayın.
- Bir örnek ya da anekdot vermek istediğinizde araya boş bir sayfa yerleştirin. Ekranı karartmak için B tuşunu ya da beyaz yapmak için W tuşunu kullanabilirsiniz.
- Herhangi bir slaytta çok fazla yazı olmasına izin vermeyin. İzleyicinin dikkatini her bir slayt için tek bir mesaja yönlendirin.
- Belirtmek istediğiniz birden fazla nokta varsa bunları bir seferde verilecek ya da farklı slaytlarla verilecek şekilde düzenleyin.
- Slaytları başlıklar yukarıda, yan yana ya da birbirinin etrafında olacak şekilde oluşturun ve bunların birbirleriyle ilişkisini grafik olarak gösterin.
- Her slaytta bunları tekrarlamak yerine, içeriğe işaret eden kısa başlıklar yaratın.
- Slaytlarınızı basit ve görsel olarak çekici kılın. Dikkatin merkezinde siz varsınız. PowerPoint sizin destekçiniz ve tamamlayıcınızdır.
- İzleyicilerinize slaytları okumak basitçe çok sıkıcı ve PowerPoint’in gücünü yıkıcıdır.
- Slaytlarınızda bir ya da en fazla iki yazı karakteri kullanın.
- Bir geçiş tarzı bulun ve ona bağlı kalın.