“Sadece kendi grubumuz için değil, mağazacılık ve perakendeciliğin bir kariyer olarak görülmesi için de çalışıyoruz”

 Modern İK uygulamalarına 2010 yılında start veren Ayaydın Miroglio Group’ta az zamanda çok işler başarıldı: Eğitimlerin planlanması ve organize edilmesinden görev tanımlarının çıkarılmasına, yetkinliklerin ve her pozisyonun KPI’ının belirlenmesinden performans değerlendirme sürecinin kurgulanması ve kariyer haritalarının çıkarılmasına kadar pek çok süreç sıfırdan kurgulandı. Tüm bunların yanı sıra eğitim kataloğu hazırlandı,
eğitim saatleri de ciddi anlamda artış gösterdi.

Ancak bunlardan daha da önemlisi, perakendeciliğin ve mağazacılığın kariyer olarak görülebilmesi açısından BÜYEM işbirliği ile bir Akademi oluşturularak 2013 yılından bu yana 50 mezun verildi; bu kişilerin aralarında mağaza yöneticiliğine terfi edenler oldu.

“Perakende sektöründe yüksek bir çalışan devir oranı var. Bu sorunun üstesinden gelinebilmesi ve özellikle mağazacılık tarafının bir kariyer olarak görülmesi için sektördeki her şirkete ve her İK yöneticisine sorumluluklar düşüyor” diyen
İK Direktörü Yasemin Avcı ve Organizasyonel Gelişim Müdürü Meral Coşkun ile hem kurumlarında hayata geçirdikleri yeni uygulamaları hem de hedeflerini konuştuk.

Öncelikle bize Ayaydın Miroglio Group hakkında bilgi verir misiniz?

Ayaydın-Miroglio Grubu’nun temeli 1980’lerde Rumeli Caddesi’nde açılan ilk İpekyol mağazamıza dayanıyor. Bugün İpekyol’un yanı sıra Twist ve Machka olmak üzere üç markamız ve Türkiye’nin pek çok şehrinde ve yurtdışındaki toplam 166 mağazamızla büyüyen bir yapıya sahibiz. Bu yıl içinde de 15’e yakın yeni mağaza açmayı hedefliyoruz.

Ayaydın Grubu, 2008 yılında İtalyan markası Miroglio ile bir joint-venture gerçekleştirerek Ayaydın-Miroglio adını alıyor. Bu ortaklık bugün hala aynı şekilde, birbirimizden çok şey öğrenerek, gelişerek devam ediyor.

Grupta yaklaşık 1400 çalışanımız var. Merkez Ofisimiz’de 200, Mağazalarımız’da 800, Edirne’de bulunan fabrikamızda ise 400’e yakın çalışanımız bulunuyor.

Bu gruba nasıl bir İK yapılanmasıyla hizmet sunuyorsunuz?

İK Departmanı 2010 yılında yeniden yapılandırıldı. Öncesinde daha geleneksel bir İK yönetimi varken, bu tarih itibariyle İnsan Kaynakları’nda fonksiyonel bir yapılanmaya giderek süreçlere hız ve verimlilik kazandırmayı hedefledik. Somutlaştırmak gerekirse, departman içerisinde Organizasyonel Gelişim, İşe Alım, Ücretlendirme&Özlük ve Genel Hizmetler bölümlerimizi oluşturduk. Edirne’de bulunan üretim tesisimizde de bir İnsan Kaynakları birimimiz görev yapıyor. Dolayısıyla tüm İK süreçleri merkezden yönetiliyor.

Şu anda departman olarak, genel hizmetlerle birlikte yaklaşık 35 kişiyiz.

2010 yılından bu yana temel olarak hangi çalışmalara imza attınız?

Organizasyonların başarı göstermesi ve günümüzün zorlayıcı rekabet koşulları içerisinde varlık gösterebilmeleri yeni yönetim anlayışlarını ve "insan" unsuruna eskisinden farklı bir bakış açısı getirmeyi zorunlu kılıyor. İnsan kaynaklarının etkin şekilde kullanılması, diğer faktörler üzerinde etkili oluyor ve organizasyonlar açısından stratejik bir nokta olarak kendini gösteriyor. Yani organizasyonun başarısı ile insan kaynaklarının kalite ve etkinliği arasındaki bağ ve paralellik her geçen gün önem kazanıyor. Biz de bu bakış açısından hareketle, insan unsuruna etkinlik kazandıracak çalışmalarla işe başladık. Bu noktada, tüm yapının iş süreçlerini inceleyerek görev tanımlarını oluşturduk, organizasyon yapısını güncelledik, departman, bölüm, birim kavramlarını netleştirdik, kurumsal yetkinliklerimizi oluşturduk. Sonrasında ise adım adım eğitim analizleri ve analizler sonucu eğitim planlarını oluşturduk.

Oluşturduğumuz eğitim kataloğunu da kullanarak Mağaza, Merkez ve Edirne Üretim Tesisimiz olmak üzere farklı lokasyonlarda her seviye ve her departman için farklı eğitimler organize ederek eğitim adam/saatimizi ciddi anlamda artırdık.

Bunun yanı sıra, hedef ve yetkinlik bazlı performans değerlendirme sistemini kurguladık, pozisyon bazında KPI’ları çıkardık. Kısacası, İnsan Kaynakları alanında aklınıza gelebilecek bir çok sistemi sıfırdan kurguladık.

Bir yandan sistemleri kurgularken, diğer yandan da sektöre özgü geliştirilmesi gereken bazı alanları tespit ederek bu alanlarla ilgili çalışmalara başladık. Sektörümüzün en önemli sorunlarından biri herkesin artık bildiği gibi, yüksek turnover oranları. Odaklanmamız gereken noktalardan en önemlisinin bu olduğunun bilinciyle, konunun nedenlerini araştırmaya başladık. Bugün perakendede yer alan birçok oyuncunun da farkında olduğu gibi, yüksek personel turnover oranlarının nedenlerinden en önemlisi, bu sektörde çalışan kişilerin, özellikle de sektöre yeni adım atmış olan Satış Danışmanları’nın bu işi uzun vadede yapmayı hedeflememeleri, bu sektörün bireysel kariyer planları içerisinde yer almıyor olması.

Dolayısıyla, bu algıyı değiştirmek için yapabileceklerimize odaklandık ve 2013 yılında Boğaziçi Üniversitesi Yaşam Boyu Eğitim Merkezi ve İş-Kur işbirliği İpekyol Kariyer Akademisi’ni hayata geçirdik. Bu akademide altını çizdiğimiz temel konu perakendenin çok ciddi bir istihdam olanağı sağladığı ve kariyer imkanlarının herhangi başka bir sektöre kıyasla çok daha fazla olmasıydı. Bu nedenle, akademi öğrencisi olarak seçtiğimiz kişiler kariyerlerine perakende sektöründe yön vermek isteyen kişiler oldu. Hazırladığımız uzun süreli eğitim planına Stil Danışmanlığı’ndan Satış Tekniklerine, Beden Dili’nden Kişisel İmaj’a, hatta temel İngilizce’ye kadar pek çok konu başlığı ekledik.

İlk mezunlarımızı 2013 yılının Mayıs ayında, ikinci dönem mezunlarımızı ise 2013 yılı Aralık ayında verdik. Her dönemde mezun olan 25’er kişi mağazalarımızda göreve başladı. Hatta aralarında müdür yardımcısı olarak terfi alanlar bile oldu. Bu, perakende sektörünü, özellikle beklentisi yüksek Y kuşağının gözünde biraz daha cazip kılabilmek için önemli bir çalışmaydı. Onlara satış danışmanlığı ile başlayan kariyerin mağaza müdür yardımcılığı ve müdürlüğüne, hatta bölge müdürlüğüne kadar gidebildiğini anlatmış olduk.

Şu anda hangi çalışmalara odaklanıyorsunuz?

Bu yılın ilk 4 ayı, her yıl olduğu için mağaza tarafındaki eğitimlerle geçti. Yaklaşık 300 müdür ve müdür yardımcımız İstanbul’a gelerek Sürekli Gelişim Programımıza katıldı.

Bunun yanı sıra, bu yıl meslek liseleri ile projelere başladık. Meslek Liseleri’nde grubumuzu ve markalarımızı tanıtmanın yanı sıra, Mağaza Görsel Yapılanması, Satış Teknikleri, Müşteri İlişkileri gibi konularda son sınıf öğrencilerine eğitimler veriyoruz. Ayrıca son sınıftaki öğrencilere mağazalarımızda staj imkanı sağlıyoruz. Mezun olanlara ise eğer grubumuzda çalışmayı isterlerse iş imkanı veriyoruz. Bu işbirliklerinin, perakende sektörünün dinamiklerini doğru şekilde anlatmak açısından sektör için de çok önemli olduğuna inanıyoruz.

Diğer yandan, bugüne kadar kariyer planlama adına çeşitli çalışmalarımız oldu. Merkez Ofis ve Edirne Üretim Tesisimiz’de performans değerlendirme sürecinde aldığımız verilerle, Mağazalarda ise buna ek olarak Değerlendirme Merkezi uygulaması ile kariyer planlama sistemlerimizi şekillendiriyorduk. Ancak bu yıl kariyer planlama ve yedekleme konusuna biraz daha farklı bir boyut katmayı hedefliyoruz. Her pozisyonu ve çalışanı yetenek ve performans eksenine oturtarak özellikle potansiyeli yüksek, ancak performansı gelişmeye açık çalışanlara odaklanarak organizasyonun verimliliğini de eş zamanlı olarak artırmayı hedefliyoruz.

Eğitim tarafında yenilikleriniz var mı?

2010 yılından beri Mağaza, Merkez Ofis ve Edirne Üretim Tesisimiz için çok çeşitli eğitimler düzenliyoruz. Özellikle Mağazalarımız’da eğitim programımız bu yıl artık dördüncü yılında. Her yıl sektörün ihtiyaçları, çalışanlarımızın gelişime açık alanları, performans sonuçları, yetkinlik envanterleri, yönetici yorumları ve şirket stratejileri gibi bir çok girdiyi analiz ederek eğitim planlarımızı revize ediyoruz. Bu yıl Sürekli Gelişim Programı ismini alan mağaza eğitimlerimize organizasyonumuz açısından da kritik öneme sahip CRM başlığını dahil ettik. Müşteri memnuniyetinin sadece bizim sektörümüzde değil, neredeyse her sektörde rekabet koşullarını etkilediği göz önünde bulundurulduğunda, saha kadrosunda bir kaç yıldır yaratmaya çalıştığımız bu farkındalığı bu yıl eğitim planı içerisinde dahil ederek bir üst seviyeye taşımayı hedefledik. Ayrıca saha ekibinde doğru marka algısı yaratmak bu yıl bizim açımızdan stratejik bir öneme sahip. Bu nedenle saha çalışanlarımızın marka kimliğinin bir organizasyon için önemini doğru anlayarak, bir marka temsilcisi gibi hareket etmesini sağlamak, müşteriye marka bilinci ile hizmet etmek ve güçlü bir markada çalışmanın farkındalığını yaratmak amacıyla Marka ve Algı Yönetimi başlığı yine bu yıl eğitim planımıza eklediğimiz konu başlıklarından biri oldu.

“EKİBİM LİDER OLUYOR” VE
“EKİBİMİN YETKİNLİĞİNİ ARTIRIYORUM” PROJELERİ DİKKAT ÇEKİYOR

Yasemin Avcı, perakende sektöründe özellikle mağazacılık tarafında çalışan devir oranının yüksekliğini vurgularken, yetişmiş işgücünü elde tutabilmenin önemine dikkat çekiyor. Çalışanların artık daha fazla eğitim ve kişisel gelişimlerine yatırım yapılması beklentisi içinde olduklarını, bulundukları ortamın ışığından havalandırılmasına kadar bir çok faktörün turnover oranları üzerinde etkili olduğunu dile getiren Avcı, tüm bunları dikkate alarak çalışan bağlılığı konusunda çalışmalara imza atmak gerektiğini aktarıyor.

Şimdi sözü kendisine bırakarak, bu konuda yaptıkları çalışmalara kulak veriyoruz: “Ayın ve yılın satış danışmanlarını seçiyoruz. Bu, saha tarafında çok önemli... Bu şekilde, başarıyı organizasyon içinde duyurmuş ve ödüllendirmiş oluyoruz. Öte yandan, performans değerlendirmeye bağlı olarak yüksek performanslı çalışanlarımıza İnsan Kaynakları adına gönderdiğimiz teşekkür yazılarımızın da olumlu etkilerinin olduğunu söylemeliyim.

Tüm bunların yanı sıra bu yıl başladığımız ‘Ekibim Lider Oluyor’ projesi ile her bir yönetici kendi alt ekibini yetiştiriyor. Buradan geleceğin liderlerini çıkarıyoruz. ‘Ekibimin Yetkinliğini Artırıyorum’ projesi ise ekiplerin yetkinliklerinin doğru değerlendirilmesi, geliştirmeye açık alanlarda geri bildirim verilmesi ve artırılmasıyla, dolayısıyla direkt olarak performans değerlendirmeyle bağlantılı bir başka çalışmamız. Çalışanlarımızın yetkinliklerini performans değerlendirme sistemi içinde ölçüyoruz. Ancak bu performans hedeflerini ve yetkinliklerini hedefleri yılın başında verip, yılın sonuna kadar çalışana herhangi bir geri bildirim vermeden yıl sonunda puanlama yapmayı doğru bulmuyoruz. Yıl içinde de bu yetkinliklerin yönetici tarafından gözlemlenmesini ve değerlendirilmesini, geri bildirim verilmesini istiyoruz. Bu nedenle her bir çalışanımız 2 ayda bir, tek bir yetkinlik bazında değerlendiriliyor. İK burada sürece liderlik ediyor. Yetkinliklerin örnek davranış göstergelerinin olduğunu, nasıl değerlendirilmesi gerektiğini aktarıyor”.

YASEMİN AVCI: 
“KARİYERİMDE HEP YENİDEN YAPILANMALARA DENK GELDİM”

“İşletme Yüksek Lisansını tamamladım ve 20 yılı aşkın bir süredir İK’cıyım. Ayrıca İnsan Kaynakları alanındaki profesyonel kimliğimin yanısıra yaşamımı zenginleştiren Koç’luk kimliğimin de olduğunu ifade etmeliyim.

Çok da bilinçli bir tercihle başlamadığım İK kariyerime eğlence sektöründe start verdim. Ardından hızlı tüketim ürünleri sektörüne geçtim. Uzun yıllar bu sektörde kaldım. Her gittiğim organizasyonda genel anlamda kurgu ve yeniden yapılanma dönemine denk geldim. İyileştirip geliştirmeyi de çok seviyorum. Tabii bu noktada ekibinizin çok iyi olması ve sizi desteklemesi çok önemli.

Perakendenin kolay bir sektör olmadığını belirtmeliyim. Çok dinamik bir yapısının yanısıra özellikle çalışan dönüşüm hızının yüksek olmasından dolayı ayrı bir zorluğu var. Eğitim yatırımı yaptığınız çalışanınızı hiç aklınıza gelmeyen bir nedenle kaybedebiliyorsunuz. Ama temel nedenin mağazacılığın bir meslek olarak görülmemesi olduğunu biliyoruz. Bu nedenle sektördeki tüm şirketlere ve yöneticilere bu bilincin yaratılması için çok iş düştüğüne inanıyorum.’’

Gruba yeni katılan çalışanlar için nasıl bir oryantasyon uygulamanız var?

Hem merkezde hem mağaza tarafında işe başlayanlara mutlaka bir oryantasyon veriyoruz. Mağaza tarafına baktığımızda özellikle Mağaza Müdürü ve Mağaza Müdür Yardımcısı pozisyonlarında işe yeni başlayan veya içeriden terfi eden arkadaşlarımızı mutlaka öncelikle Merkez Ofis’te 1 haftalık bir oryantasyona tabi tutuyoruz. Onlara tüm prosedürlerimiz, işleyişlerimiz, ilkelerimiz, prensiplerimiz anlatılıyor. Merkezle temas ettikleri her birimle bir araya geliyorlar. Ardından sahada oryantasyona geçtikten sonra görevlerinin başına gidiyorlar.

Merkez’de göreve başlayan herkes öncelikle mutlaka şirket yapısı, organizasyon, prosedür ve işleyişin aktarıldığı İnsan Kaynakları oryantasyonunu alıyor. Bunun yanı sıra, pozisyona bağlı olarak farklı oryantasyon programları oluşturuyoruz. Bu programlarda pozisyonun özellikle en sık çalışacağı birimlerle ilgili kişiyi bir araya getiriyor ve gerektiği noktada Lojistik Dağıtım Merkezimiz, Edirne Üretim Tesisimiz ve mağazalarımızı da bu sürece dahil ediyoruz.

Tüm bu çalışmaları yaparken, İK’da genel olarak son yıllarda öne çıkan hangi noktaları dikkate alıyorsunuz?

Türkiye’de çok genç bir nüfusa sahibiz. Her yıl milyonlarca kişi mezun oluyor. Yeni nesil kariyer basamaklarını çok hızlı çıkmak istiyor. Onları organizasyona dahil etmek önemli ama elde tutmak tamamıyla ayrı bir strateji, ayrı uygulamalar gerektiriyor. Dolayısıyla hakikaten beklentilerini anlamak çok önemli... Biz uygulamaları yıllarca değiştirmemek üzere kurgularsak, çalışanların beklentilerini alıp, buna göre şekillendirmez ve uygulamaları sürekli güncellemezsek, çalışanlarımızı elde tutmak çok mümkün olmayacaktır. Bu nedenle ihtiyaca yönelik olarak her uygulamanın periyodik olarak gözden geçirilmesi, beklentileri karşılıyor olması gerekiyor. Bu, İK açısından çok kilit bir nokta.

Bunun yanısıra İK’nın dinleyen ve sorgulayan bir yapısının olması çok önemli. “Biz bir takım şeyleri yaparken gerçekten beklentiyi karşılıyor muyuz?”, “Şirketin stratejilerini yerine getirmek için elimizdeki işgücü ile nasıl destek olabiliriz?” ‘’Elimizdeki işgücü ile stratejilerimizi yerine getirmek için neye ihtiyacımız var’’gibi soruların yanıtını vermek gerekiyor. Bu da İK’nın gerçekten stratejilere çok yakın olmasını, o stratejilerin gerçekleştirilebilmesi için arkada; mutfakta nelerin yapılması gerektiği ile ilgili ciddi çalışma, analizler yapmasını, bunu yönetimle paylaşmasını ve kurgulamasını gerektiriyor.

MERAL COŞKUN:
“PERAKENDEDEKİ HIZ BAŞ DÖNDÜRÜCÜ,
BU DİNAMİK YAPIYI SEVİYORUM”

“Marmara Üniversitesi Fransızca Kamu Yönetimi bölümü mezunuyum. Sonrasında aynı üniversitede İK master’ı yaptım. İnsan Kaynakları’nda tamamen bilinçli bir tercih sonucu çalışmaya başladım; lisans eğitimim sırasında ilaç sektöründe İK departmanında yapmış olduğum stajın bu kararı almamda çok büyük bir etkisinin olduğunu söyleyebilirim.

Perakende öncesinde otomotiv, ilaç ve teknoloji sektörlerinde çalıştım. Perakendenin bu sektörlere oranla çok daha hızlı ve çok talepkar bir sektör olduğunu itiraf etmem gerekiyor.

Perakende’de yaratılan üründen, müşteri beklentilerine kadar her şey çok hızlı değişiyor. Moda’nın kendini sık sık yenileyen, güncelleyen, yaratıcılığa açık kültürü organizasyonları ve çalışanları da direkt olarak etkiliyor. Dolayısıyla perakendede çalışmak bu dinamik yapıya ayak uydurmak, sürekli gelişmek ve geliştirmek demek; ben bu dinamik yapıyı seviyorum.”