0
İK Departmanlarının Yol Haritası
Dave Ulrich İnsan Kaynakları camiasında çok tartışılan ve beğenilen kitabı “Human Resource Champions” da İK’nın değişen rollerini etkili bir şekilde gözler önüne seriyor. Ulrich eserinde İK Departmanı’nın değişen ve çeşitlenen rollerini, “günlük” ve “gelecek” rolleri olarak ikiye ayırarak, günlük rolleri; şirketin altyapısını ve çalışanların katılımını yönetmek, gelecek rollerini ise insan kaynağı ve değişim ve dönüşüm yönetimi olarak sıralıyor.
Şirketlerde İnsan Kaynakları Departmanı’nın rollerinin ve yetkinliklerinin hızlı bir şekilde değişimi, İnsan Kaynakları profesyonellerinin yeni rollerine ne oranda uyum sağladıkları sorusunu sürekli gündemde tutuyor. İK Departmanı’nın kendisinden beklenen ve her geçen gün yenilenen, değişen ve dönüşen rollerinin performansı ne seviyededir ve rollerini hakkıyla yerine getirmek için kuşanması gereken yetkinliklere ne oranda sahiptir?
İşte, İK Dönüşüm Grubu da İK Departmanı’nın performansının ve yetkinliklerinin şirket çalışanları tarafından nasıl görüldüğünü belirlemek misyonundan hareket ederek geçtiğimiz aylarda “İK Görünüm Araştırması”nı gerçekleştirdi.
Araştırma’da Dave Ulrich’in yukarıda değinilen İK Departmanı’nın Günlük, Operasyonel, Stratejik ve Gelecek rolleri (Employee Champion) yaklaşımını referans alan 8 boyut ve bu boyutları ölçen 30 sorudan oluşan anket kullanıldı. Bu boyutlar “İK Fonksiyonları Önem – Memnuniyet Karşılaştırması”, “İK Departmanı’nın Gerekliliği”, “İK Departmanı’nın Etkinliği”, “İK Departmanı’nın İletişim Becerisi”, “İK Departmanı’nın Değişime Açıklığı”, “İK Departmanı’nın Saygınlığı”, “İK Departmanı’nın Güvenilirliği” ve “İK Departmanı’nın İş Süreçleri Bilgisi” idi.
Araştırmanın ilk bölümünde; katılımcılardan İK Departmanı’nın fonksiyonlarından hangilerine daha çok önem verdikleri ve bunların performansından ne kadar memnun olduklarını belirtmeleri istendi. İK Departmanı’nın gerekliliğini ve varoluşunu sorgulayan ikinci bölümde ise 6 boyuta yer verilerek, İK profesyonellerinin sahip olması gereken yetkinlikleri ne oranda taşıdığının belirlenmesi hedeflendi.
Ankete kimler katıldı?
Anket, 58 farklı şirkette çalışan 838 kişi tarafından dolduruldu. Katılımcıların demografik özelliklerine baktığımızda; yüzde 62,4’ünün yetkili - uzman seviyesinde, yüzde 26,4’ünün orta düzeyde, yüzde 8,5’unun üst düzeyde olduğunu görüyoruz. Ankete katılanların yüzde 24,5’i İnsan Kaynakları, yüzde 73,7’si diğer departmanlarda görev yapıyor.
İK dışı çalışanlar için en önemlisi eğitim
Katılımcılara İK fonksiyonlarını ne kadar önemli bulduklarının ve bu fonksiyonlardaki uygulamalardan ne kadar memnun olduklarının sorulduğu ilk bölümde; İnsan Kaynakları dışındaki çalışanların İnsan Kaynakları fonksiyonlarındaki ilk üç önem sıralamasının Eğitim, İşe Alma ve Ücret Yönetimi olduğu görülüyor. Bu üç fonksiyon, katılımcıların yaklaşık %80 – %90’ı tarafından önemli bulunurken, aynı fonksiyonların memnuniyet oranları yaklaşık %30 - %50 arasında seyrediyor.
Genel olarak tüm fonksiyonlardaki sonuçlara bakıldığında, önem ve memnuniyet arasındaki en büyük fark sırasıyla kariyer planlama ve ücret yönetiminde. Çalışanlar kariyer planlamayı %84 ile en önemli dördüncü fonksiyon sırasına oturturken, %75’inin bu uygulamadan memnun olmadığı anlaşılıyor.
İK çalışanları ne diyor?
Bu bölümde, anket katılımcılarının yaklaşık %25’lik dilimini oluşturan İK çalışanlarının,
İK fonksiyonları hakkında kendi değerlendirmelerine yer veriliyor.
İnsan Kaynakları çalışanlarının kendi çalışma alanlarındaki önem sıralamasında, bordrolama ve özlük işleri ile endüstriyel ilişkiler hariç, çok net farklılıklar göze çarpmıyor.
Çok büyük farklılıklar olmamasına rağmen işe alma fonksiyonu katılımcıların %97’si tarafından önemli bulunarak ilk sırayı alıyor. Bordrolama ve özlük işleri ile endüstriyel ilişkiler dışındaki tüm fonksiyonları katılımcıların yaklaşık %80 – %97’si önemli bulurken, memnuniyet oranları yaklaşık %30 - %60 arasında kalıyor.
Tüm fonksiyonlardaki sonuçlara bakıldığında, önem ve memnuniyet arasındaki en büyük fark sırasıyla kariyer ve işgücü planlama, performans ve ücret yönetiminde.
Ankete katılan İK çalışanlarının yarısı önemli buldukları fonksiyonlardaki performanslarından memnun değil.
Herkes önemli buluyor, ama…
Araştırmaya göre; tüm katılımcılar İK’nın tüm fonksiyonlarını önemli buluyor. İK ve çalışanlar arasında önem sıralamasında neredeyse fark yok.
Tüm katılımcıların önem – memnuniyet karşılaştırmasında; “önemlidir ama memnun değilim” sıralamasına bakıldığında sırasıyla kariyer planlama, ücret yönetimi ve performans değerlendirme fonksiyonlarıyla karşılaşılıyor.
Karşılaştırma içinde önem – memnuniyet farkının en düşük gözlemlendiği fonksiyon ise bordrolama ve özlük işleri.
Memnuniyete bakıldığında, katılımcılar arasındaki üst düzey yöneticilerin, orta düzey yöneticilere oranla İK fonksiyonlarından daha fazla memnun oldukları sonucu ortaya çıkıyor.
“İK gerekli ve saygın”
Gelelim, İK Görünüm anketine katılanların, boyutlar bazında verdiği cevapların dağılımına… Bu dağılıma baktığımızda, İK Departmanı’nda çalışanların her boyuta diğer departman çalışanlarından daha yüksek puan verdiğini görüyoruz.
“Katılıyorum” ve “tamamen katılıyorum” cevaplarını OLUMLU DEĞERLENDİRME olarak adlandırırsak, İK departmanı çalışanlarının her bir boyutta İK Departmanı’nı olumlu değerlendirme oranı % 60 ı geçerken, diğer departman çalışanlarının olumlu değerlendirme oranları sadece iki boyutta, İK Departmanı’nın gerekliliği ve İK Departmanı’nın saygınlığı boyutlarında %50 yi geçiyor.
Boyutların ayrıntılarına inildiğinde, İK departmanı çalışanları ile diğer departman çalışanlarının verdiği puanlardaki en büyük farklılık, İK’nın güvenilirliği ve İK’nın iş süreçleri bilgisi boyutlarında görülüyor. Bu iki boyutta, İK departmanı çalışanlarının düşünceleri ile diğer departman çalışanlarının düşüncelerinde istatistiki olarak kayda değer farklar bulunmuyor.
Tüm katılımcı cevaplarını incelediğimizde İK Departmanı´nın en olumlu sonuçları İK Departmanı’nın Saygınlığı ve İK Departmanı’nın Güvenilirliği boyutlarında aldığını görüyoruz. Bu boyutları sırasıyla İK Departmanı’nın gerekliliği ve değişime açıklığı izliyor.
Genel katılımcı değerlendirmesine bakıldığında İK Departmanı en kötü notları iş süreçleri bilgisi, etkinlik ve iletişim becerisi boyutlarında aldığını görüyoruz. İK Departmanı yetkinliklerinin başında gelen ´İLETİŞİM BECERİSİ´ yetkinliğinden sınıfta kalmış olmak anketin bir diğer düşündürücü sonucu.
İK Departmanı’nın etkinliği boyutunda, kendi departmanını etkin bulanlar tüm katılımcıların %60’ı ile sınırlı.
Bir diğer çok önemli sonuç, İK Departmanı dışındaki katılımcıların, diğer boyutlarla kıyaslandığında İK Departmanı’nı en olumsuz değerlendirdikleri boyutun %36,85’lik değerlendirme oranı ile, İK Departmanı’nın iş süreçleri bilgisi olması. Yani iç müşterisi, İK Departmanı’nı ‘know - how’ boyutunda açıkça sınıfta bırakıyor.
Bu boyutu, tehlikeli not ortalaması ile etkinlik (%40,63), iletişim becerisi (%40,64) ve değişime açıklık (%42,46) boyutları takip ediyor.
İK Görünüm anketinin genel değerlendirmesinde memnuniyet verici bir sonucu paylaşmak istersek, tüm sonuçlara rağmen İK Departmanı dışındaki çalışanların, olumlu değerlendirme oranları %60’ı geçmese de, çoğunluğunun İK Departmanı’nı gerekli ve saygın buldukları görülüyor.
Sonuçları değerlendirdiğimizde, katılımcılar İK Departmanı’nın önemli ve gerekli olduğunu belirtirlerken, İK Departmanı’nın yetkinlik bacağını oluşturan İletişim becerisi, değişime açıklık, iş süreçleri bilgisi, güvenilirlik, saygınlık ve etkinlik boyutlarındaki performansına geçer not vermeye elleri varmıyor. Bu da İK Departmanı’nın gelişim yönünü gözler önüne seriyor.
ikdonusum@yahoo.com
www.ikdonusum.org
İK DÖNÜŞÜM GRUBU HAKKINDA
İK-Dönüşüm Grubu’nun temelleri, 2000 yılında Boğaziçi Üniversitesi İnsan Kaynakları Uzmanlık Sertifika Programı’nı tamamlayan yaklaşık 10 kişilik çekirdek bir grupla atıldı. Haberleşmeyi kolaylaştırmak ve hızlandırmak için e-posta grubu kuruldu. Ekip çalışması eğitimi ile grubun kaynaşması ve ekip olarak birlikte hareket etmesi desteklendi. Grubun kurucuları, 2000 yılından bu yana her ay gündemli toplantılar ve zaman zaman birlikte kutlamalar yapıyor. Bugüne kadar 30’a yakın sunum ve sayısız bilgi paylaşımı gerçekleştiren grup, son olarak İK Görünüm araştırmasına imza attı. Şu anda grup 14 kişiden oluşuyor. Her bir grup üyesi farklı kurumlarda çalışıyor ve bu oluşuma farklı deneyimleri ve bakış açıları ile katkıda bulunuyorlar.
Grup üyelerinin ortak varmak istediği nokta, Türkiye ve Dünya´daki İnsan Kaynakları uygulamalarının ilerlemesinde, bireysel, örgütsel ve toplumsal gelişimin sağlanma ve yayılmasında aktif rol almak...
… VE İK’CILARIN YORUMLARI
Çeşitli sektör ve büyüklükteki şirketlerde çalışan 14 İK çalışanı, makalede yorumsuz aktarılan verileri, çalışanların bakış açısını anlamaya çalışarak ve kendilerine onların gözünden bakarak yorumlamaya çalıştı. Yorumlardan öne çıkanlar ve sık vurgulananlar şöyle:
• Genel: “İnsan Kaynakları Görünüm Anketi’nin önem – memnuniyet karşılaştırması bir performans değerlendirmesi olarak ele alındığında, önemi İK’cıların performans hedefleri, memnuniyeti de performans sonuçları olarak görmek mümkün olabilir. Bu bakış açısıyla, tüm katılımcıların İK fonksiyonlarının tümünü önemli bulmaları ve söz konusu fonksiyonların kendi arasındaki önem sıralamasında İK’cılar ve çalışanlar arasında istatistiki anlamlı bir fark bulunmaması, öncelikli hedefler konusunda görüş birliğine sahip olunduğunun göstergesi olarak sevindirici bir sonuç”
• Eğitim: “Katılımcıların % 89’unun en önemli İK fonksiyonunu eğitim olarak görmesinin sebebi geleneksel olarak eğitimin İnsan Kaynaklarının en fazla zaman ve para harcadığı süreçlerden biri olması olabilir. Eğitimin öneminin yüksek ancak memnuniyet oranın düşük olmasının sebepleri, eğitim planı yapılırken doğru ihtiyaç analizi yapılmaması, şirkete özel, pratik ve hayata geçirilebilir eğitimler tasarlanmaması olabilir. Eğitimin, çalışanın ve şirketin performansını arttırdığını gösterebilmek memnuniyeti arttırabilir.”
• İşe Alma: “İşe alınmış olmalarına rağmen, İK dışı departmanlarda çalışanların yaklaşık 10’da 9’unun, ‘ücretimden önce yan masada çalışacak arkadaşımın seçimi önemlidir’ diyerek, işe alımı ikinci öncelikli hedef olarak belirlemesi ilgi çekicidir.”
• Ücret: “Bu çalışmada da ortaya çıkan, şirket bazında yapılan memnuniyet anketlerinde de karşılaştığımız nokta, çalışanların şirketlerinde en önem verdikleri fonksiyon olmasa bile en az memnun oldukları fonksiyonun ücret yönetimi olmasıdır. Defalarca karşılaştığımız bu sonuçlar, çalışanların, ‘ben sırf para için çalışmıyorum ama hakkımı aldığım da söylenemez’ mesajı olarak kabul edilebilir.”
• Kariyer planlama: “Bu araştırmanın önemli sonuçlarından bir tanesi de kariyer planlaması konusunda İnsan Kaynakları profesyonellerinin kat etmesi gereken uzun bir yolun varlığıdır.”
• Organizasyonel değişim: “İnsan Kaynakları’nın şirket strateji ve hedefleri doğrultusunda daha etkin kadrolarla maksimum verimle çalışmak adına yapılan yeniden yapılandırma çalışmaları ve organizasyonel değişimler ile bunca fazla zaman harcadığı bu günlerde konunun, çalışanların İK fonksiyonları önem sıralamasında en alt sıralarda yer alması, bu sürecin algılanış biçimi ile ilgili eksikliklerin olduğunun sinyallerini vermektedir. Organizasyonel değişim yüzünden, çalışanların iş yükü artıyor ve işini kaybetme korkusu yaşanıyor olabilir. Organizasyonel değişim projelerinde iletişime ve kişileri değişime hazırlamaya daha fazla özen gösterilebilir.”
• İğneyi, İK’ya batırmak ve yola koyulmak: “Bu yazıyı okuyan ve ‘çalışanlar elbette fırsatı kaçırmayarak İK’ya kıt not vermişlerdir’ diyecek İK’cılara, içlerini rahatlatmadan önce İK’nın kendisine verdiği notlara göz atmalarını öneririz. İK’nın verdiği hizmetler arasında en başarılı olduğunu düşündüğü bordrolama hizmeti için bile 4 kişiden 1’i memnuniyetsiz. İşe alım hizmetini layıkıyla yaptığını düşünen İK’cı yüzdesi ise 10’da 6’dır, İK’cıların memnuniyet sıralamasına bakıldığında 3. sırada yer alan eğitim fonksiyonunda, sergilediği performanstan memnun olmayan İK’cıların oranı % 45’lerdedir. ‘Kurum içinde çalışanları etkileyen pekçok İK uygulamaları hakkında ‘Yönetim kararlarıdır ve bu kararlardan ben de memnun değilim’ diye ortaya koyan İK’cıların, hedef öncelikleri arasında organizasyonel değişim konusunu neden en gerilere attığı ise belki de üzerinde en fazla düşünmesi gereken konudur. Zira kendi hedeflerini koyarken, değişim ajanı olmak, yönetim kararlarında etkin rol oynamak gibi acil olmayan ama önemli konulara kıyasla daha operasyonel olan önceliklerle günü kurtarmayı hedefleyen İK, bu ve bunun gibi performans değerlendirme sonuçlarıyla karşılaşmaya devam edecek ve bugün anlamlı olan şirketteki varlığını yarın açıklayamama tehlikesiyle başbaşa kalabilecektir. Kriz dönemlerinde en çabuk gözden çıkartılan departman olmak elbette üzücüdür ama yapılan araştırmanın sonuçlarının bir sonraki krize bile bile hazırlıksız yakalanma potansiyelimizin olduğunu hissettirmesi daha da üzücüdür. Araştırmadan çıkan sonuçlar, İnsan Kaynakları çalışanları olarak önemli gelişim noktalarımızdan birisinin İletişim olduğunu gösteriyor. İletişim faaliyetlerimizi, İnsan Kaynakları aktivitelerinin ve kullandığımız araçların tanıtımına yöneltmemizin gerekliliği ortaya çıkıyor. Bu sebeple İK olarak yıllık faaliyetlerimizi, başarı göstergelerimizi, gelecek ile ilgili planlarımızı yaptığımız sunumlar ve kısa toplantılarla çalışanlarla paylaşmamız ve üst yönetime niteliksel ve niceliksel olarak raporlamamız önem kazanıyor. Stratejik rolümüzde daha etkili olabilmek için şirketin eksik gördüğü ya da gelişme kaydetmek istediği alanlarda İK projeleri üretmemiz, üst yönetimle paylaşmamız ve gerçekleşmesi için ısrarcı ve takipçi olmamızın gerekliliği öne çıkıyor. Bölüm yöneticileriyle ortak çalışmalar yaratmamız, önemli bir girişim ve gereklilik olarak görünüyor. Sadece İK ile değil, işimizin tamamıyla ilgilenmemiz ve bilgimizi artırmamız gerekiyor.”
