Esnek çalışmanın yeni adı; ‘home-to-office’, ‘office-to-home’

Sanal ofis kurmak, yaygın tabiriyle home-office (ev ile ofisi birarada kullanmak), insanları büyük yerler tutup çalıştırmaktan hem daha ucuz hem daha verimli. Teknolojinin rekabetine burada tam bir teşekkür borçluyuz, çünkü bizlere internet üzerinden birbirimizi görme ve konuşma imkanı tanımakta. Üstelik çoğu siteden bu tür hizmetleri cüzzi rakamlara, hatta ücretsiz yüklemek mümkün.

İlk başta maliyetli gibi görünse de (fax / yazıcı, dizüstü bilgisayar, mobil ekipman.. vs) ticari bir ofisin kurulup, işletim ücretine bakıldığında, ticari ofisin masrafı daha fazla, hatta iki katı. Maliyetin dışında da faydalı yanları var elbette. Çalışanların bu durumdan çok hoşnut olmaları ve daha verimli çalışmaları… Çalışanlar için esnek çalışma saatleri o kadar keyifli ki, yüksek maaşdan kimi zaman daha değerli çünkü günlük rutin işleyişin içinde yan faydalar bile olmadan, bir sürü insanın biraraya geldiği zaman ve para kaybettiren işlere odaklanmıyorlar.

Tabii ki kimi işler sabit bir yeri gerektirmektedir. Ancak küçük işletmeler, irtibat ofisleri, bazı orta ölçekliler sanal ofise oldukça sıcak bakmaktalar. Eğer sizin çalışanlarınız da sıkça seyahat edip, farklı şehirlerde çalışmak zorundalarsa sanal ofis prosedürü oluşturmak işinize çok yarayabilir. Özellikle yurdışı bağlantılı işlerinizde size, esnek çalışma saatleriyle çalışmanıza imkan tanır. Düşünün çalışanınıza gerekli ekipmanları sağlıyor, ne yapması gerektiğini söylüyorsunuz ve ona ne zaman ve nerede yapması konusunda esneklik sağlıyorsunuz. Akla hemen şu soru gelebilir ya kaytarırsa? Her an mobil bağlanabileceğiniz bir çalışanınız olsa ve 24 saat ulaşılabilir sanal bir işyerinde kaytarmak diye birşey söz konusu olabilir mi?

Peki, genel olarak bakıldığında sanal ofisin avantaj ve dezavantajları nelerdir?

Avantajları;

İşletme masraflarını kısmanızı sağlar bu da maliyetinizi düşürür.

Esnek çalışma saatleri dolayısıyla 24 saat çalışma imkanı sağlanır.

Sabah trafiğinin yoğunluğunu azaltır.

Sabah stresinizi azaltır; çünkü trafikte bunalıp, strese girmeden güne başlarsınız.

Zamandan kazandırır.

Benzin, giyim ve öğle yemeği masraflarını kısmanızı sağlar

Zamanınızı daha iyi yönetmenizi sağladığı için verimliliğiniz ve motivasyonunuz artar.

Kendinize göre en verimli olduğunuz saatleri kullanıp, üretkenliğinizi arttırır.

Sağlıklı beslenmenizi sağlar. İstenilen saatler arası değil, istediğiniz saatte yeme düzeniniz olur.

İş stresinizi azaltır. Daha sakin bir çalışma ortamı sağlar.

Part-time çalışan bulma olanağı sağlar, ki bu daha az maliyetli olur.

Daha fazla çalışan havuzu oluşturulur. Çünkü mekan sınırlaması olmadığından “Evim uzakta kalıyor” düşüncesinde olan için bile iş cazip hale gelebilir.

Ama şunları da unutmamak gerekir...

Yüzyüze iletişim eksikliğine, haliyle yanlış anlamalara sebep olabilir.

Teknik arızalar, aksaklıklar işleyişi olumsuz etkiler ve iletişime olanak vermez

Çalışanlar arasında kopukluk hissedilir

Boş zamanınızla iş zamanınız birbirine karışabilir.

Evde hep yanlız çalışmanız size yanlızlık ve izole olmuş hissi verebilir.

Yönetimsel ve işletimsel destekten yoksun kalınabilir.