Big Datalı İK

Mehmet Erkan Aydın – Türk Telekom
İşe Alım Grup Müdürü

Bilenler bilir İnsan Kaynakları’nın moda kavram sevgisi meşhurdur. Öykümüzdeki yenilikçi ekip de big datadan yola çıkarak hemen bir İK analitiği projesi başlattı. Peki, sonrasında neler mi oldu? Gelin birlikte okuyalım...

Sessiz sakin bir ofisteyiz. İnsanlar işinde gücünde. Ortam oldukça temiz ve havadar. Şu çevre dostu dedikleri binalardan birinde olmalıyız, çünkü güneş ve oksijen var. Masaların birkaçı boş, bir İnsan Kaynakları bölümü için aşırı sessiz bir ortam. Belki de fırtına öncesi sessizlik bu. Yoksa bilirsiniz İK’cılar çok suskun kalamazlar. Belki de bir meslek hastalığı.

Önce topuk sesleri duyuluyor sonra konuşmalar, neredeyse tartışmaya yakın konuşmalar. Aynı anda gökyüzü bulutlanıyor, ofise giren güneşin önü kesiliyor, ortam kasvetli bir hal alıyor.

Sezin yanındakilere çıkışıyor:

''Hemen getirin şu İnsan Kaynakları analitiği sonuçlarını, tüm odak grup, anket sonuçlarını da istiyorum. Şu yaptığınız modellemeyi en baştan anlatın bana. Nerede hata yaptık anlamıyorum! Oysaki kaç kere kontrol etmiştik rakamları.''

Bazı zamanlar olur ki en baştaki kişi gerilir ve tüm ekip gerilir. Eğer profesyonel bir yönetimse baştaki gerilim uzun sürmez, odaya geçilir, çaylar kahveler söylenir iş konuşulur. Herkes bilir ki gerilim fayda getirmez. Ama amatör bir yaklaşımsa sergilenen; gerilim, kavga, ego savaşları, birbirini suçlama bitmez.

Neyse ki Sezin o profesyonellikte bir yönetici ve birazdan odasına geçtiğinde sakinleşiyor. Üst yönetimden yenen zılgıt sendromunu kolay atlatıyor. Ama ara ara aklına geldiğinde çıldırmadan edemiyor. İçinden “Tüm matematik doğru, nerede yanlış yaptık?” diye isyan ediyor. Oysaki bu projenin başında datalara ne de güvenmişlerdi, ama şimdi en büyük golü yine bir datadan yemişlerdi. Tüm yapılan çalışmaların nihayetinde sonuç şuydu; yeni İnsan Kaynakları uygulamalarını çalışanlar satın almamış, çalışan memnuniyet anketi sonuçları beklenenin çok altında gerçekleşmişti. Zılgıtın, moral bozukluğunun sebebi buydu.

Ekip şimdi onun mütevazı odasında, İnsan Kaynakları’nın farklı fonksiyonlarının yöneticileri masanın etrafında. Bu ekip bundan iki yıl kadar önce yepyeni bir kavramla tanıştı: Big Data. Ve bu yeni kavramı Sezin’in önderliğinde çok benimsedi. Bilenler bilir insan kaynaklarının moda kavram sevgisi meşhurdur.

Bu yenilikçi ekip big datadan yola çıkarak hemen bir İnsan Kaynakları analitiği projesi başlattı.

Big data hadi Türkçesini söyleyelim büyük veri; yani sosyal medya, arşivler, sürekli kayıt alan log dosyaları gibi farklı kaynaklardan elde edilen tüm verilerin anlamlı ve işlenebilir hale dönüştürülmesi. Eskiden buna veri çöplüğü deniyordu, şimdi belediyenin arıtma tesisine giren plastik şişeler, mukavvalar gibi ekonomik bir değer kazanıyor, büyük veri oluyordu.

Bu ekonomik değere, iç gıcıklayan IT danışmanının “Hem şirket içinde hem de şirket dışında üretilen veriyi hızla analiz edebileceğiniz bir altyapınız olsa, İK profesyonelleri olarak işiniz daha kolay olmaz mı?” önerisi de eklenince, büyük veri denizinde yelken açmak bu ekip için kaçınılmaz oldu.

Öncelikle personel kayıtları, pardon çok demode oldu, mevcut çalışan dataları işlendi. Çalışanını tanımak burada kritik konuydu. Bu yüzden sahip olunanın ötesinde bilgi gerekiyordu. Hemen bilgi güncellemesi anonsları yapıldı, yepyeni formlar sistem üzerinden çalışanlara açıldı. Böylelikle artık “ne zaman kimin doğum gününün de ötesinde’’, kim kahveyi nasıl sever, kaç kişi 38 numara ayakkabı giyer” gibi fantezi bilgilere de ulaşılabilecekti.

Tabi insanları dinlemek de lazımdı. Dinlerken veri almak kritikti. Bu yüzden dinleme işi de anketlerle yapıldı, odak gruplarla çalışma derinleştirildi. Yüz yüze iletişimle birkaç workshop yapıldı ama data esas olduğundan, oradan gelen informal bilgilere çok ilgi gösterilmedi.

Fakat iletişim adına hiçbir şey yapılmadı demek haksızlık olurdu. En büyük iletişim kanalı tabi ki şirketin çalışan portaliydi. Oradan doğum günü, yıldönümü, özel kutlama mesajları ile çalışana birebir dokunuldu. O dokunuşlar kimse bilmese de Outlookun ölümsüz arşivlerinde yerini otomatik aldı.

Datanın elde edilmesinden sonra işlenmesine geldi sıra. Orada da analitik becerilerin sınırları zorlandı, insanın genetik şifresini çözercesine çalışan davranışları, beklentileri rakamlarla anlaşılmaya çalışıldı.

“Artık değişen dünyada sezgilere yer yok!” Yerden bitme, kel kafalı, kırmızı çerçeveli gözlüklü, Y Kuşağının sancaktarı IT danışmanı öyle diyordu. Oyunu kuralına göre oynamak gerekiyordu. Şimdi hayat matematikti; satış, pazarlama, müşteri hizmetleri, İnsan Kaynakları, çoğu sosyalbilim bile big data ile yeniden anlam kazanacaktı.

Big data adeta adaya çıkan Robinson, eve düşe yıldırımdı!

Ama işte yıldırım datayı hayatın merkezine koyanların üzerine düşmüştü. Sezin bu “hayatın merkezine koymak” sözüne çok katılmıyordu. “Hayır biz datayı sadece bir karar destek aracı olarak gördük. Onu anlamlandırıp daha doğru kararlar vermek, yerinde politikalar benimsemek istedik. Ama olmadı. Sanırım edindiğimiz bilgilerin bir ya da birkaç yerinde eksik vardı! Şimdi geriye dönüp hata nerede anlamaya çalışıyoruz.”

Sezin ve ekip için o anda sadece bilgi ve bu bilginin muhtemel eksikliği söz konusuydu. Oysaki çalışanı tanı, dinle, et, neler neler yapmışlardı. Onlar RFID’ler, loglar, endüstri 4.0’larla dolu jenerik bir tartışmanın ortasındayken, ekibin çiçeği burnunda doktoralısı Serkan ilk defa söz aldı: ''Bizim aradığımız cevap galiba 1995 yılında verilmiş!'' dedi.

90’lardan bahseden 79 doğumlu bir X Kuşağı her zaman enteresandır. Çünkü içinden her an newage bir Y Kuşağı çıkabileceği gibi, doğduğu yıla demir atmış bir X Kuşağı da çıkabilir. Çift kimlikli jenerasyon da diyebiliriz Serkan gibilere.

Serkan ukalalık yapmaktan kaçınarak bilgi dönüşümü spirali (Nonaka ve Takeuchi, 1995) diye bir şey anlatmaya başladı. Çoğu akademik açıklama gibi ilk başta sıkıcıydı. Organizasyonlarda bir örtülü bir de açık bilgi vardı ve kayıtlı bilginin yönetilmesi yanında örtülü bilgiye de ulaşılması gerekiyordu.

Moda kavramlar genelde insanda ilk şu hissiyatı uyandırır: Bu konu ilk kez gündeme geliyor ve cevaplar sadece burada! Şimdi ise masanın etrafında 1995’te de bu konuların düşünüldüğünün, hatta soruların cevaplandığının şaşkınlığı vardı. Yani big datadan önce dünya toz bulutu değildi, bu bir bilgi yönetimi konusuydu ve ortaya atılan belki onlarca, yüzlerce teori vardı.

İlk itiraz gecikmedi, ekipten biri: “Örtülü bilgiyi big data verdi bize işte,” dedi. Serkan, “Verdi ama ne kadarını?” diye sordu. “Burada sıkıcı akademik açıklamalara girmek istemiyorum fakat İnsan Kaynakları olarak “sosyalleştirme” ile şirketteki örtülü bilgiyi alamadık, “dışsallaştırma” ile örtülü bilgiyi açık edip big dataya katamadık.”

Evet ilk defa duyana bayağı karmaşık olmuştu. Serkan iyice sıkıldı ve boynundaki kravatı çıkarıp Y Kuşağı vitesinde devam etti: “Yani hiç insanlara dokunduk mu? Şoförler odasında ne konuşuluyor, sendika temsilcilerinde ne gibi gizli bilgiler var, yemekhanedeki dedikodular neler, bizim bildiklerimizden, düşündüklerimizden, yapmak istediklerimizden çalışanlar ne kadar haberdar? Bu odadan kaç defa çıktık mesela şu analitik çalışma için? Data hayatın kendisidir diyorlar, bence yanlış, data kayıtlı olmayan hayatın içinde saklı bir cevherdir. Asıl olan hayattır yani, insandır.”

Kimisi hak verdi kimisi de “akademik başladın arabesk bitirdin” dedi Serkan’a. Belki bazı şeyleri tam ifade edememişti ama çoğu şeye cevap verdiği açıktı. Sezin adeta sesli düşünerek şöyle dedi:

“Bu bizim big data sevdamız bir zamanların performans değerlendirme sistemi kurma sevdasına benzedi. Süper sistemler ama çoğu gerçekte performans falan ölçmüyor. Neden biliyor musunuz? Çünkü yıllarca performansı sistem olarak gördük. Performansı kültürel bir olgu olarak hiç düşünmedik. Evet SMART hedefler koyalım, hadi şimdi bunları ağırlıklandıralım, sistem çok harika, ama “gizli el” insanın tutumu, kültürü arkada her şeyi belirliyor, hatta sabote ediyor. Evet data gerçekten big ama insan doğası da büyük bir karmaşa.”

Anlaşmaya varmış gibilerdi. İnsan unsurunu sadece data olarak görüp İnsan Kaynakları yapmak çok mümkün değildi. Bu sefer jenerik söylemler bırakıldı daha halkçı diyebileceğimiz ifadelere geçildi: Sahada olalım, iletişim kuralım, insanları bu çalışmaların bir parçası yapalım… Tabii bunlar da iş hayatının içinde olanlar için çok klişe terimler.

O noktada Sezin uyanık davrandı ve aynı hataya düşmemek için gerekli önlemleri aldı. Klişe söylemi inandırıcı kılacak şey samimiyetti. Sezin önce bu samimiyeti, güveni tesis etmeyi ajanda da ön sıralara aldı. İnsan Kaynakları çalışana yönelik yeni bir sayfa açmak istediğinde öyle hadi deyince açamaz. Çünkü defter iki tanedir, bir İnsan Kaynakları’nın önündeki, iki çalışanın önündeki. Sen istediğin kadar kalbin kadar temiz sayfa aç, çalışanın big datası ağır bir taş gibi senin bütün söylemlerini, yeni uygulamalarını, büyük transformasyonlarını ezer. Çalışanın defterindeki çizikler temizlenmeden, en aza indirilmeden İK’cı için “yeni sayfa açtım” demek zordur.

Sezin o akşam evden işe dönerken sabahki gerilimi atmış gibiydi. Ama yine de kafasında bazı taşlar hala tam oturmamıştı. Serkan doğru söylüyordu, çalışana dokunmalı, anlatmalı, big datadan vazgeçmeden onu zenginleştirmeliydi. Ancak o zaman o data onları boğmaz, üzerinde taşırdı.

Sezin o akşam araba seli içinde köprüye doğru akmaya çalışırken, bir ara eli alışkanlıkla radyoya gitti. Ve genç kadının aradığı cevap oradan geldi. MFÖ’nün o klasik şarkısı, yüzlerce kavramı kenara iterek her şeyi açıklıyordu:

‘’Duygu, biraz duygu... Bütün isteğim buydu. Big datayı elinize alın ve onunla istediğinizi yapın, ama İK’cıysanız diğer elinizi kalbinizden hiç çekmeyin.’’