0
Toplantı Enflasyonu: Zamanın Görünmeyen İsrafı
- Kurumlarda görünmeyen maliyet: Konuşuyoruz ama ilerlemiyoruz -
Dijitalleşme ile toplantılar kolaylaştı, ama aynı zamanda çoğaldı. Artık tek tıkla herkes ekran başında buluşabiliyor; mekân engeli ortadan kalktı, saat farkları bile sorun olmaktan çıktı. Takvimler ardı ardına davetlerle doluyor, ekranlar açılıyor, saatlerce süren görüşmeler yapılıyor. Bir zamanlar karar almak için yapılan toplantılar, şimdi çoğu kurumda günlük rutinin sıradan bir parçasına dönüşmüş durumda.
Ancak çalışanların ortak şikayeti giderek daha yüksek sesle duyuluyor: “Çalışmaya değil, konuşmaya mesai harcıyoruz.” Ekran karşısında geçirilen uzun saatler, iş üretimi için ayrılabilecek zamanı tüketiyor. Toplantıların bir kısmı hazırlıksız, bir kısmı da sonuçsuz kapanıyor. Çoğu katılımcı aktif katkı vermiyor, yalnızca “görünür olmak” için toplantıda yer alıyor. Bu da gerçek işlerin akşamüstüne, mesai dışına ya da ertesi güne sarkmasına yol açıyor.
Ortaya çıkan tablo aslında bir tür sessiz enflasyon: Ne bütçelerde görünüyor ne resmi raporlarda ölçülüyor; ama kurumların en değerli kaynağını, yani zamanı sessizce tüketiyor. Verimlilik rakamlarla izlenmeye devam ederken, çalışanların zihinsel yorgunluğu, odak kaybı ve motivasyon düşüşü görünmez bir maliyet olarak birikiyor. İK için kritik olan, bu görünmez maliyeti görünür hale getirmek; çünkü zaman israfı, eninde sonunda bağlılık, performans ve yenilikçiliği de aşındırıyor.
Toplantının demokratikleşmesi, verimliliğin kaybolması
Bir zamanlar toplantı, kurum içinde ciddi bir hazırlık ve lojistik gerektirirdi. Aynı mekânda buluşmak, zaman ayarlamak, dosyaları hazırlamak, herkesin programını denk getirmek… Yani toplantıya girmek bir eşikti ve genellikle gerçekten “önemli bir karar” alınması gerektiğinde yapılırdı.
Dijitalleşme bu eşiği ortadan kaldırdı. Artık tek tıkla herkes toplantıya dahil olabiliyor; şehirler, hatta ülkeler arasında bile saniyeler içinde bağlantı kurulabiliyor. Bu kolaylık, toplantıyı demokratikleştirdi: Artık sadece yöneticiler değil, her seviyeden çalışan toplantıya davet ediliyor. Sesini duyurma imkânı artmış gibi görünüyor.
Ama bu demokratikleşmenin gölgesinde başka bir sorun büyüyor: Toplantı enflasyonu. Her konu için toplantı yapılmaya başlandı. Karar almak için değil, kararları tartışmak için; iş hızlansın diye değil, herkesin fikri alınsın diye… Böylece toplantı, işlerin hızını artırmak yerine yavaşlatan bir ritüele dönüştü.
Çok sayıda toplantı yapmak, aslında kurumlarda görünmez bir rahatlama sağlıyor:
• Karar almaktan çekinen yöneticiler, sorumluluğu toplantıya dağıtıyor.
• Ekipler, “konuyu konuştuk” diyerek kendini görevini yapmış sayıyor.
• Çalışanlar, görünür olmak için toplantıya giriyor ama katkı sunmadan çıkıyor.
Sonuçta ortaya çıkan manzara şu: Toplantılar daha kapsayıcı hale geldi, ama verimlilik kayboldu. Daha çok insanın daha çok konuştuğu, fakat daha az işin çözüldüğü bir düzen…
Toplantı Enflasyonunun 5 Sessiz İşareti
1. Takvimler dolu, işler yarım
Çalışanlar toplantıdan toplantıya koşuyor ama projeler ilerlemiyor.
2. Tekrar eden gündemler
Aynı başlıklar defalarca konuşuluyor, kararlar erteleniyor.
3. Kalabalık ama sessiz odalar
Katılımcı çok, katkı az. Çoğu kişi sadece “görünür olmak” için toplantıda.
4. Odak kaybı ve bölünmüş günler
Toplantılar yüzünden çalışanlar derinleşemiyor, yaratıcılık kayboluyor.
5. “Boşuna vakit kaybettim” duygusu
Toplantı sonrası çalışanlar yorgun ama tatminsiz ayrılıyor.
Çalışanların en büyük şikâyeti: “Konuşuyoruz, çalışmıyoruz”
Bugün pek çok kurumda çalışanların en çok dile getirdiği serzenişlerden biri şu: “Çalışmaya değil, konuşmaya mesai harcıyoruz.” Bu cümle, yalnızca bir şikâyet değil; aslında toplantı kültürünün geldiği noktayı özetleyen bir çığlık.
Gün boyu takvimleri toplantılarla dolu olan çalışanlar, esas işlerine odaklanacak zamanı bulamıyor. Çoğu, raporlarını akşam mesai sonrası hazırlıyor, yaratıcılık gerektiren işleri hafta sonuna bırakıyor ya da “sessiz saatlerde” yetiştirmeye çalışıyor. Geriye kalan zamanın büyük kısmıysa, çoğu zaman sonuçsuz kapanan uzun toplantılara gidiyor.
Çalışanların gözünden tablo şöyle görünüyor:
Tekrar eden konular: Aynı başlıklar farklı toplantılarda defalarca konuşuluyor, somut karar çıkmadan erteleniyor.
Kalabalık odalar: Toplantılara herkes çağrılıyor, ama çoğu kişi sadece “orada bulunmak” için oturuyor.
Enerji kaybı: Katılımcıların bir kısmı söz almıyor, diğerleri konuşurken zihinsel olarak başka işlere kayıyor.
Görünürlük baskısı: Özellikle hibrit ve uzaktan çalışanlar için toplantılara girmek, “ben buradayım” demenin tek yolu gibi algılanıyor.
Bu tablo, çalışanlarda “boşuna vakit kaybediyorum” duygusunu büyütüyor. Ve bu duygu, yalnızca motivasyonu değil, kurum bağlılığını da aşındırıyor. Çünkü çalışan için en kıymetli şeylerden biri zamanı; zamanının değersiz kullanıldığı algısı, en sessiz ama en güçlü kopuşlardan birine dönüşüyor.
Görünmeyen maliyet: zamanın israfı
Toplantıların artışı çoğu zaman bütçelerde görünmez, raporlarda ölçülmez. Ama gerçekte kurumların en değerli kaynağını tüketir: zamanı. Bu israf, paradan daha sessiz ama etkisi daha yıkıcıdır. Çünkü zaman, geri kazanılamayan tek kaynaktır.
Çalışanlar günlerinin büyük kısmını toplantılarda geçirdiğinde, yaratıcı düşünmeye, projeleri geliştirmeye ya da stratejik işlere vakit kalmaz. Bölünmüş odak, işlerin kalitesini düşürür; sürekli “toplantıdan toplantıya koşmak”, çalışanları zihinsel olarak yorar. Toplantıların sayısı arttıkça, karar alma süreci de hızlanmaz; tam tersine, işler yavaşlar.
Bu görünmeyen maliyet üç boyutta ortaya çıkar:
Verimlilik kaybı: Zamanın önemli bir kısmı tartışmaya gider, üretim azalır.
Odak kaybı: Çalışan işini bölünmüş parçalar halinde yapar, derinleşemez.
Motivasyon düşüşü: “Boşuna vakit kaybettim” hissi, enerji ve bağlılığı törpüler.
En büyük çelişki şudur: Toplantılar verimliliği artırmak için yapılır, ama ölçüsüz çoğaldığında tam tersi bir etki yaratır. Rakamlarla ölçülmeyen bu kayıp, kurum kültürünü içten içe aşındıran bir enflasyona dönüşür.
Neden bu kadar çok toplantı yapıyoruz?
Toplantı enflasyonunun ardında yalnızca teknolojinin kolaylaştırıcı etkisi yok; kurum kültürünün derin kodları da var.
1. Kontrol kültürü: Yöneticiler, ekibiyle sürekli temas kurmayı “güven” değil, “denetim” üzerinden tanımlıyor. Toplantılar, görünmez bir kontrol mekanizmasına dönüşüyor.
2. Sorumluluk dağıtma: Karar almaktan çekinen yöneticiler, kararı kolektif tartışmaya yayarak riski azaltıyor. “Herkesle konuştuk” ifadesi, bireysel sorumluluğu görünmez kılıyor.
3. Görünürlük ihtiyacı: Özellikle hibrit ve uzaktan çalışmada, toplantıya girmek “ben buradayım” demenin en kolay yolu haline geliyor.
4. Alışkanlık: “Her hafta yapılır” diye yapılan toplantılar, bir kurumsal refleks halini alıyor. Ama çoğu kez kimse neden toplandığını sorgulamıyor.
Bu nedenler birleştiğinde toplantılar, işin hızını artırmak yerine yavaşlatan, enerjiyi yükseltmek yerine tüketen bir döngüye dönüşüyor.
Toplantılar, kurumların kalbi gibidir: doğru attığında işlerin ritmini belirler, ama düzensizleştiğinde tüm sistemi yorar. Bugün kurumlar için mesele, toplantıyı ortadan kaldırmak değil; ona yeniden değer kazandırmak. Çünkü toplantı, yalnızca konuşmak için değil; karar almak, ilerlemek ve bağ kurmak için vardır. Bu işlevini kaybettiğinde, çalışanların en değerli varlığı olan zamanı sessizce israf eder.
İK’nın önündeki yeni görev, yalnızca insan kaynağını değil; zaman kaynağını da yönetmek. Çünkü zamanın enflasyonu, aslında kurumların geleceğini tüketen en görünmez krizdir.
