Oryantasyon programlarınız artık işe yaramıyorsa, o zaman başka yollara başvurun!

 Eğer yeni çalışanınızın ilk iş günü bilgisayarını açıp boş oturarak, yöneticisinin görünmez olup olmadığını merak ederek, yalnız başına öğlen yemeği yiyerek ve ertesi günün daha iyi geçeceğini umut ederek geçiyorsa bir şeyler ters gidiyor demektir. Etkili oryantasyon sadece yeni çalışana bu organizasyondaki görevlerini aktarmakla kalmaz, şirket kültürüne “hoş geldin” denmesini de sağlar.

Starbucks, dünyanın dört bir yanına yayılmış çalışanları için oryantasyon eğitimini standart hale getirmeye çalışan şirketlerden sadece biri. Şirket yöneticileri, “Oryantasyon bir zamanlar sadece yapılması hoş bir şeydi. Artık pek çok şirket onu başarı için kritik görüyor” diyor. Starbucks’ın, onlarca ülkede binlerce çalışanı bulunuyor. Şirkette son birkaç yıldır üç oryantasyon aracı kullanılıyor: interaktif online video, İK yöneticilerinin sunduğu yönergeler ve mentörlük programı.

Starbucks’daki İK yöneticileri bu araçları kendi gündemlerindeki öğelerle; örneğin zaman çizelgeleri ve ücret formları ile bir araya getiriyor. Elbette programlar yerel işgücü için de terzi dikimi hale getiriliyor.

Araçlar, şirket değerlerini ve kültürünü desteklemeyi amaçlıyor. Bu yaklaşım da geleneksel programlardan ayrılmış oluyor. Bunun gerçekten felsefi bir fark olduğunu söyleyen yöneticiler, “İletişim ilkelerine, değerlerine, yeni çalışanların nasıl katkıda ve katılımda bulunacağına vurgu yapıyoruz. Geçmişte oryantasyon programlarımız daha çok teknik konulara odaklanıyordu. Oysa biz artık Starbucks’da başarıyı asıl belirleyenin kültür ve değerler olduğuna inanıyoruz” diyor.

Aman dikkat demeniz gereken noktalar...

İşe yeni başlayan çalışanların bir anlamda “göçmenlere” benzediğini söyleyen yöneticilere göre, bu kişilerin girdikleri şirketin tarihini, kurallarını, çalışanlarını, dilini ve kültürünü, ayrıca performans beklentilerini de öğrenmesi gerekiyor. Oryantasyonun üç farklı seviyesinden söz eden yöneticiler, bunu şöyle açıklıyor: “En altta işle ilgili konular, en tepede ise organizasyonel konular yer alıyor. Ortada ise çalışanın iş grubu ya da birimi ile ilgili konuları görüyoruz”.

Kural ve prosedürlerin de önemli olduğunu söyleyen yöneticiler, şirket değerlerini anlamanın da kendilerini çalıştıkları organizasyonun bir parçası gibi hissetmelerinde çok yararlı olduğunu dile getiriyor ve “Bu da ait olma ve bağlılığı artırıyor” diye ekliyor.

Starbucks’ın yeni videosu ekip çalışması, iletişim, yaratıcılık, farklılıkların yönetimi, eğitim, güven ve kalite gibi temel değerleri iletiyor. Bu fikirleri çalışanın günlük iş yaşamına aşılamak isteyen şirket, bu sayede arzu edilen kültürü tüm organizasyonda güçlendirmiş oluyor. İdeal olarak, çalışan yeni pozisyonlara, birimlere ve hatta yeni ülkelere atandığında bu fikirleri beraberinde götürüyor. İK yöneticilerinden oluşan bir iç ekip tarafından geliştirilen oryantasyon araçları daha sonra farklı dillere çevriliyor.

Starbucks yöneticileri, “Artık çalışanların nasıl işe alındığı, onlara nasıl bir oryantasyon verildiği, eğitim sunulduğu, ödüllendirildiği ve ücret yönetimi hiç olmadığı kadar önemli mesajlar içeriyor; şirketin nelere değer verdiğine ilişkin…” diyor. Gerçekten de organizasyonel konulara daha ilk baştan odaklanılması şeklinde tasarlanan oryantasyon, yeni yeteneklerin organizasyona hemen uyum sağlayabilmesine olanak tanıyor: “Özellikle bizimki gibi küresel şirketlerin çalışanlara standart oryantasyon programları sunmasının büyük önemi var” diyor yöneticiler: “Pek çok ilke ve değerin bugünden hesaplanması gerekiyor, çünkü artık değişiklikler çok hızlı yaşanıyor”.

Oryantasyonda teknolojinin nimetlerinden yararlanın!

Teknoloji de oryantasyon programlarının etkinliğini artıran bir unsur haline geldi. Artık çalışanların fiziksel iş ortamlarına bağlı olmaları gerekmemesine karşın, çalışanların hala şirketin misyonunu paylaşabilmesi gerekiyor. ABD’ye dağılmış 75 danışmanı bulunan bir sanal şirket olan CDG&Associates’deki danışmanlar, İnsan Kaynakları bilgi sistemlerini indirerek birbirlerine lokasyon aracılığıyla değil bilgisayar network’leri aracılığıyla bağlanıyor. CDG coğrafi uzaklık konusuyla savaşabilmek için, daha en baştan kültürü ve değerleri paylaşıyor.

“Oryantasyon sürecine işe alım aşamasında başlıyoruz” diyen yöneticiler, sözlerini şöyle sürdürüyor: “Adaya şirketle ilgili olarak anlatabileceğimiz kadar çok şeyi en başta aktarıyoruz. Bu açıklığa oryantasyon süreci ve sonrasında da devam ediyoruz”.

Yeni danışmanlar göreve başladıktan sonra ilk bir ile üç hafta arasındaki süreyi merkez ofiste, bilgisayarları kullanmaktan, çalışan hisse planına kadar her şeyi öğrenerek geçiriyor. Psikolojik profilleme onların şirketle ne kadar uyumlu olduğunu görmelerine yardımcı oluyor. Oryantasyon süreci iletişim konusundaki seminerleri de içeriyor. Danışmanlar, yeni işe giren çalışanlara sahaya inmeden önce rehberlik ediyor.

“Sanal tanıştırmanın” bir parçası olarak, işe yeni girenlerin resimleri intranet’e giriliyor. Buna, kariyer bilgilerinin ve hobilerinin de içinde olduğu kısa bir biyografi ekleniyor. Bu sayede, ülkenin farklı yerlerinde çalışan meslektaşlar şirketin yıllık toplantısına katıldıklarında birbirlerinin yüzünü tanımış oluyor.

Yeni danışmanlar ayrıca uygulamaya, hatta kimi zaman gerçek yaşam görevlerine de dahil ediliyor. Uzmanlar da çalışanı hemen görev başına almanın iyi bir fikir olduğunu söylüyor.

Bir yıldan kısa süre önce şirkete katılan ve büyük bir teklif projesinde görev alan danışmanlardan biri, meslektaşlarının kendisine “yeni biri” gibi değil eşit davrandığını ifade ediyor. Ayrıca sahaya iner inmez kendisini şirketin bir parçası gibi hissedebildiğini de dile getiriyor. Şirketteki neredeyse tüm uzmanların kendisine oryantasyon eğitimi verdiğini söyleyen bu danışman; “Finans Direktörü, bana harcama raporlarını nasıl tutacağımı anlattı, BT yöneticisi bilgisayar bilgisi aktardı, İK yöneticisi ücret politikasını paylaştı” diyor.

CDG’deki elde tutma oranının yüzde 93’den fazla olduğunu belirten yöneticiler, bu durumu yoğun oryantasyona ve firmanın gelişen ortamına bağlıyor: “Danışmanlar günlük sorumlulukları ile baş başa kalmadan önce ne kadar hazır hale gelirlerse, yöneticilerinin başlarında olmasına o kadar az ihtiyaç duyarlar”…

Başarılı oryantasyon

Buraya kadar ilk izlenimin ne kadar önemli olduğu üzerinde durduk. Bunu rakamsal olarak kanıtlayanlar olduğunu da değinmek gerekiyor. Ohio Eyalet Üniversitesi’ndeki uzmanlar, oryantasyon programlarının yarattığı etkiyi ölçmek için bir araştırma gerçekleştirdi.

“Organizasyonel Seviyedeki Oryantasyon Eğitim Programlarının Yeni İşe Alınanların Sosyalleşmesi Üzerindeki Etkisi”, uzun bir başlık olabilir ama araştırmanın sonunda varılan sonuç basit: Etkili çalışan oryantasyonu kesinlikle fark yaratıyor.

Ohio Eyalet Üniversitesi bundan birkaç yıl önce çalışan oryantasyon programını revize etmeye karar verdi. Araştırmacılar, 80 farklı departmanda 70 farklı unvana sahip olan, üniversiteye yeni katılan 116 kişi arasında bir çalışma yaptı. Yeni programa katılanlar ile katılmayan kişiler arasında bir kıyaslama gerçekleştirildi.

Altı aydan kısa süredir üniversitede olan çalışanlara yönelik gerçekleştirilen üç saatlik yeni oryantasyon semineri birçok alana odaklanıyordu: Yeni çalışanların organizasyonun bir parçası gibi hissedebilmelerine, üniversitenin dili ve kültürü hakkında daha fazla şey öğrenmelerine ve üniversitenin temel işyeri prensiplerini daha iyi anlamalarına yardımcı olmak…

Eğitim; sunumları, başkanın videoya kaydedilmiş hoş geldiniz mesajını ve üniversitenin misyonunu, tarihini, yapısını anlatan bir videoyu içeriyordu. Kendilerine ayrıca bir bilgi kitapçığı iletilen çalışanlar, organizasyondaki geleneklere ve dile aşina hale gelmek adına bir uygulamaya da katılıyordu.

Yeni programın sadece spesifik görevler ile çalışma gruplarına değil organizasyonun geneline odaklandığını belirten yöneticiler; bunun tarih, hedefler, değerler ve dili içeren bir “merhaba” olduğunu belirterek ekliyor: “Eskiden oryantasyon programı sadece geleneksel bilgileri ve teknik ayrıntıları içeriyordu”.

Araştırmacılar sonuç olarak iki hipoteze vardılar:

• Bu oryantasyona katılan çalışanlar, katılmamış olanlarla kıyaslandığında daha sosyal hale geliyordu.
• Oryantasyona katılım, organizasyonel katılıma olumlu yansıyordu.

Anketler, çalışanlara seminer öncesi ve sonrasında gönderildi. Örneklem grubundaki 116 çalışandan, 55’i seminere katıldı. Tüm katılımcılar programdan önce ve program bittikten 10 hafta sonra bir anket aldı. Seminere katılanlar, eğitimin hemen sonrasında bir anket doldurdu.

Sonuçları analiz eden uzmanlar, oryantasyona katılan çalışanların “hedefler, değerler ve tarih” alanlarında çok daha sosyal olduğunu belirledi. Bu kişiler aynı zamanda işverene daha fazla bağlılık gösterdi. Uzmanlar fikirlerini şöyle aktarıyor: “Arada büyük fark olduğunu gördük. Programa katılmış olanlar, katılmayanlarla kıyaslandığında pek çok boyutta daha sosyalleşmiş hale geliyordu. Ayrıca programa katılanların meslektaşlarıyla daha iyi ilişkiler kurabildiğini belirledik. Bu son sonucu beklemiyorduk çünkü oryantasyona, çalıştıkları kişilerle birlikte katılmamışlardı. Bunu, kişilerin hemen iletişime katılabilmesine ve ilişkilere adım atabilmelerine bağlıyoruz”.

Araştırma, oryantasyon içeriğinin de kritik öneme sahip olduğunu gösteriyor. Oryantasyon programlarının genelde göz ardı edildiğini; bunlara hemen herkesin sahip olmasına karşın son derece etkisiz kullanıldığını vurgulayan uzmanlar, bu şirketlerin çalışanları elde tutma ve tatmin oranlarını artırma konusunda büyük bir fırsat kaçırdığını dile getiriyor.

Etkili bir oryantasyon için yol haritası

Çalışan oryantasyonunun kişiyi işe aldığınız ilk andan başladığını, tanışmanın ötesine geçtiğini belirten uzmanlara göre bir çalışanın şirkete tamamen entegre olması bir yıl kadar sürebiliyor. Uzmanların oryantasyon konusundaki hedeflere ilişkin önerileri şöyle:

1. Kişiye hoş karşılandığını hissettirin. “Dikkat ediyoruz, çalışanlar emekli olurken parti veriliyor, ama işe yeni başladığında verilmiyor” diyen uzmanlar, “Neden aynı heyecanı çalışan işe başladığında da yaşatmıyorsunuz ki?” diye soruyor.

2. Çalışanla ilgili olumlu algılar geliştirin. Özellikle yöneticinin kişisel olarak oryantasyona dahil olması gerekiyor. Yönetici işgünün başında, öğle yemeği saatinde ve günün sonunda hazır bulunmalı. Eğer yöneticinin öğle yemeği konusunda bir sıkıntısı varsa, yeni çalışan için mutlaka bir öğlen yemeği partneri bulmalı.

3. İş kararını onaylayın. Çalışan işteki ilk gününü, doğru seçimi yaptığı ve çalışmak istediği türden bir şirketle el sıkıştığı hissiyle bitirmeli.

4. Eğitim zamanını kısaltın. Tüm günü kağıt işi ve prosedürlerle geçirmeyin. Zamana yayın ve her gün birazını tamamlayın. Oryantasyonu aşamalı olarak gerçekleştirin. İlk gün kısa bir toplantı, ertesi hafta ikinci bir toplantı yapın. İlk üç dört hafta, kısa toplantılar yapmayı sürdürün. Bunları, organizasyonun değişik departmanlarında ve yerlerinde yapın. Oryantasyonu, kişinin organizasyonda süregelen tüm etkinlikleri gözlemlemesine fırsat verecek şekilde kurgulayın.

5. Yeni çalışanı rahat ettirin. Bu deneyim çalışanı, iş yeri ve iş arkadaşları konusunda iyi hissettirmeli.

6. Oryantasyonun organizasyonun misyonunu, değerlerini ve kültürünü yansıtmasını sağlayın. İster bir aile şirketi, ister çok uluslu bir dev olsun, insanlar logolu tişörtlerini plajda giymekten gurur duyabilecekleri bir şirkette çalışmak ister. Hatta kimi şirketler çalışanın yeni işine başladığı ilk gün evine çiçek ve tüm ailesi için tişörtler gönderiyor.

7. Çalışanı, görev yapacağı alana mümkün olduğu kadar çabuk yönlendirin. Onlara bir iş verin ve bu yeni enerjiyi, adayın işe başlamasını dört gözle bekleyen aşırı iş yükü altındaki ya da yetersiz personelle çalışan ekibe verin.

8. Pek çok İnsan Kaynakları çalışması gibi oryantasyon da sadece İK’nın işi değildir. Kabul edelim: İşe yeni başlamış olan kişiler İnsan Kaynakları’ndan çok, bağlı oldukları yöneticinin söylediklerini can kulağı ile dinleyecektir. Yeni işe alınanların başarısından sorumlu tutulan yöneticiler konuyla ilgili daha fazla çaba harcayacaktır.

9. Yeni işe başlayan kişilere, ilk birkaç hafta hatta gün içinde ulaşabilecekleri hedefler koyun. İnsanlar bir organizasyona girdiklerinde gerçek bir iş yapmalarına izin verilmediğini hissederlerse, bundan nefret edeceklerdir.

10. Çalışan oryantasyonundaki gelişmelerin, işgücü devir oranını nasıl etkilediğini takip edin.

Çalışanı keşfetmek için en büyük fırsatınız olan oryantasyon sürecini kaçırmayın!

Organizasyonunuzun kültürünü işe yeni aldığınız kişiye tanışmanız için büyük bir fırsat olan oryantasyon oturumlarının içeriği hafife alınmamalıdır. İyi bir içerik, çalışanın potansiyel verimliliğini sıçratırken, yetersiz bir içerik çalışanın firmaya katılmakla yanlış bir karar alıp almadığını sorgulaması yönünde acı bir mesaj olabilir. Bu nedenle oryantasyon programlarının içeriğini hazırlarken birkaç noktaya dikkat etmek gerekir:

Yeni çalışan için öğrenme eğrisi ne kadar zor? İş ortamında tamamen verimli hale gelmesi ne kadar sürebilir?

Bu önemli bir noktadır çünkü eğer daha yoğun bir oryantasyon programı geliştirmeye yatırım yapmayı planlıyorsanız, ek zaman ve paraya ihtiyacınız olacak. Ayrıca, eğer yeni oturumlar mevcut programlar için harcanan zamandan daha fazla ise çalışanları işten biraz daha uzak tutmanız gerekeceğini unutmamalısınız. Bu nedenle, yapacağınız yatırımın şirket için ne kadar değerli olduğunu anlatmanız gerekebilir. Belki de öğrenme eğrisini kısaltmak ve / veya çalışmama süresini azaltmak için neler yapılabileceğini gösterebilirsiniz.

Çalışanın iş ortamında tamamen verimli olabilmesi için hangi özel konuşma dilini, terimleri ve farkları anlaması gerekiyor?

Yeni çalışanın, organizasyonun nasıl bir iç çalışması olduğunu; örneğin şirketteki kilit kişilerin kimler olduğunu anlamayabildiğini hatırlamak önemlidir. Bu nedenle oryantasyon programınızın içeriğinde, çalışan işine başlamadan önce şirket ve departmanı ile ilgili bilmesinin yararlı olacağı tüm konular yer almalıdır.

Halihazırda sahip olmadıkları hangi özel becerilere yeni işlerinde ihtiyaç duyabilirler?

Terim ve farklarla benzer bir biçimde, yeni görev için özel becerilere sahip olmak da yararlı olabilir mi? Eğer oryantasyon için farklı departmanlardan gelen çalışanlarınız varsa, yeni çalışanlar arasındaki var olmayan becerilere ilişkin ortak bir tema tespit edebilir, bu becerilerin kazandırılabilmesi için bir workshop ya da seminer önerebilirsiniz. Bu sayede işe başladıklarında öğrenme eğrileri kısaltılmış olur.

Bunun yanı sıra, üç ile altı ay arasında zamandır organizasyonunuzda bulunan kişilerle görüşüp, düşüncelerini öğrenebilirsiniz. İkinci olarak, destek verdiğiniz yöneticilerle konuşun. Yeni çalışandan neleri beklediklerini öğrenmek yararlı olabilir. Son olarak, oryantasyonu bir bürokratik işlem gibi görmeyin. Hatta belki de asıl oryantasyon başlamadan önce çalışanların gerekli kağıt işlemlerinin tümünü tamamlamasını sağlayabilirsiniz.

Bütünsel bakarsak, oryantasyon bir kerelik uygulama yerine devam eden bir deneyim olarak görülmelidir. Yöneticilerinizle çalışarak sadece yeni başlayan çalışanlarınızı doğru yönlendirmekle kalmaz, her altı ayda bir güncellemeler yaparak onların mümkün olduğu kadar verimli çalıştığından emin olabilirsiniz. Bu sayede de çalışmama oranını ve maliyetleri azaltır.