0
İşyeri anlaşmazlıklarını çözmenin yolu İK’dan geçer! Eğer önlem almazsanız çalışanlarınız arasındaki ‘basit bir mesele’ şiddete dönüşebilir!
İnsanın olduğu her yerde anlaşmazlık ve çatışma kaçınılmazdır. Bu yerlere işyerleri de dahildir. Kişisel hırslar, beklentiler ve davranışlar kişiler arasındaki çatışmaları yaratan temel unsurlar... Fakat bu anlaşmazlıklar şiddete ve tacize veyahut kurumsal itibarı zedelemeye kadar varırsa ne yapmak gerekiyor? İK bu sorunların neresinde durmalı ve nasıl önlem almalı? Özellikle çalışanlar arasındaki tehdide varan çatışmalar İK’nın en büyük sıkıntılarından biridir.
İK’nın ve yönetimin proaktif önlemler almadığı bir ortamda basit diye adlandırdığınız bir olay şiddete ve çalışanlar arasında bitmeyecek bir huzursuzluğa neden olur. Bu sadece çatışanlar arasında değil, diğer çalışanların da performansını ve motivasyonunu olumsuz etkiler. Bu süreci daha iyi anlamak için sizinle bir vaka paylaşalım ve bir anlaşmazlığın nasıl felakete dönüşebileceğini ve İK tarafından nasıl yönetilmesi gerektiğini görelim.
Bağımsız danışman Onur, iki aydır organizasyonunuzda çalışmaktadır. Onur’un amiri Ayla, tam zamanlı çalışanı Ahmet’ten Onur ile ilgili pek çok şikayet duymaktadır. Görünüşe göre Onur’un işi savsakladığına inanan Ahmet, danışmanın kendisi kadar çalışmadığını düşünmektedir. Bu arada pek çok çalışan da, Ahmet’in sık sık Onur konusundaki hoşnutsuzluğunu kendileri ile paylaştığını Ayla ’ya aktarmıştır.
Ahmet, iş arkadaşlarından gelen ifadelere göre son zamanlarda yorumlarını sertleştirerek, işi sözlü tehditlere kadar vardırır. Bir gün, isminin gizli kalmasını isteyen bir çalışan Ayla’yı bir kenara çekerek Ahmet’in korkutucu sözleri konusunda kendisini uyarır: “Yakında Onur’un çaresine bakacağım…”
Organizasyonun İK yöneticisi olarak, Ayla’nın konunun üstesinden gelmek için öneri istemesi üzerine siz de konudan haberdar olursunuz. Ayla, Onur’un bir danışman ve tam zamanlı olmayan bir çalışan olduğunu dikkate alarak ne yapması gerektiğini öğrenmek istemektedir.
Peki siz Ayla’ya ne yapmasını söylersiniz? Onur’un dışarıdan destek veren bir danışman olduğu gerçeği yapılması gerekenleri etkiler mi? Siz, İK yöneticisi olarak hangi rolü oynamalısınız? İşte uzmanların önerileri…
Dışarıdan destek veren bir çalışanın haklarını göz ardı etmemek gerekiyor...
Bu, son derece ciddi bir durum. Ayla, işyerindeki herkes için saldırı ve tehditlerden uzak, güvenli bir çalışma ortamı yaratmakla sorumlu. Onur’un bağımsız bir danışman olduğu gerçeği atılacak bir sonraki adıma engel olmamalı. Ancak bu gerçek, kimlerin konuyla ilgili bilgilendirileceğini ve durumun nasıl yönetileceğini etkileyebilir.
Ayla harekete geçmeden önce, konuyla ilgili gerçekleri belirlemek için bir araştırma başlatmalıdır. Ayla şimdiye kadar taraflardan sadece birinden bilgi aldı. Elbette bu, olayların yaşanmadığı ya da şikayetlerin bir temele dayanmadığı anlamına gelmiyor. Gerçeklerin araştırılması tamamlanana kadar, İK yöneticisi Ayla’ya koçluk yaparak kime, neyi söylemesi gerektiği konusunda yardımcı olmalıdır.
İK yöneticisi, şirketin başkanı ve konuyla ilgili bilgi sahibi olması gereken diğer çalışanlarla bağlantı kurmalıdır. Şirkette güvenlik departmanı varsa, güvenli şefinin de konu hakkında hemen bilgilendirilmesi çok önemlidir. İK yöneticisi ayrıca, eğitimli personelden gerçeklerin araştırılması konusunda yardım isteyebilir.
Bunların yanı sıra, en doğrusu İK yöneticisi ile Ayla’nın bir toplantı yaparak, atılacak adımlar konusunda birlikte ortak bir karara varmaları, hatta Ahmet ile ikisinin konuşmasıdır. Bu konuşma, aşağıdaki noktaları içermelidir:
• Ahmet ile ilgili iddialar sunulmalı, bunların gerçek olup olmadığı sorulmalıdır.
• Ahmet’e şirketin işyerindeki şiddet olaylarına ilişkin politikası yazılı olarak verilmeli, bu konudaki “hoşgörüsüzlük” anlayışı vurgulanmalıdır. Bu tarz davranışların (eğer doğruluğu kanıtlanırsa) iş ilişkisinin hemen sonlandırılmasına neden olacağı anımsatılmalıdır.
• Gizlilik gerekliliklerini tekrar anımsatılarak, potansiyel disiplin politika ve hareketleri doğrulatılmalıdır.
İK yöneticisi, iddiaların ciddiyeti nedeniyle soruşturma sonlanana ve bir karara varılana kadar Ahmet ile olan çalışma ilişkisinin geçici olarak durdurulmasını önerebilir.
Ahmet’in iddiaları reddetme ya da tartışma, Onur ile ilgili konulara odaklanma ihtimali çok yüksektir. Bu nedenle, Ayla ve İK yöneticisinin konuşmanın odak noktasını kaybetmeyerek, konuşulanları Ahmet ’in yönlendirmesine izin vermemesi gerekir. Ayla, Ahmet’in gündeme getirdiği konuları anlayabilir ama Onur’un performansının onun sorumluluğunda olduğunu ve kendisinin buna göre kararlar alacağını hatırlatmalıdır.
Her koşulda, Ahmet’e Onur’dan uzak durması ve işle ilgili ya da ilgisiz olarak kendisi ile konuşmaması gerektiği aktarılmalıdır. İK yöneticisi ayrıca Ahmet’e, bu tür davranışların ilgili yetkililere (polis ya da avukatlar gibi…) rapor edileceğini söylemelidir.
Ayla ve İK yöneticisi ayrıca hemen Onur ile de bağlantıya geçmelidir. Onur’un da iddiaların farkında olması ve şirketin attığı adımları bilmesi çok önemlidir. Onur’a aşağıdaki bilgiler verilmelidir:
• Ahmet ile bir konuşma yapıldığı ve kendisi ile herhangi bir bağlantı ya da konuşma içine girmemesinin istendiği,
• Onur’un herhangi bir zamanda, herhangi bir sebeple Ayla ya da güvenlik ile bağlantı kurabileceği, (özellikle tehdit ediliyorsa ya da kendisine zarar verilebileceğini hissediyorsa hemen İK yöneticisi, Ayla ya da güvenlik şefini bilgilendirmesi gerektiği…)
• Kapsamlı bir araştırma olacağı,
• Gizliliğin korunacağı…
Soruşturmanın proje müdürü konumunda olan İK yöneticisinin sorumluluğu, hızlı ve kesin bir sonuca ulaşılmasıdır. Bu; olay ve konuşmaların, alınan kararların kayıtlarının tutulmasını da içerir. İK yöneticisi, karara varılmasından birkaç gün sonra Ayla ile bir araya gelerek durumun başarılı bir biçimde ele alınıp alınmadığını kontrol etmelidir.
• Organizasyondaki hoşgörüsüzlük politikasını gözden geçirerek durumu yönetimle tartışmalıdır.
• Ayla ile konuşarak olaylarla ilgili zaman çizelgesini çıkarmalı ve Ahmet ya da diğerleri tarafından söylenenleri anlamaya çalışmalıdır.
• Onur’un organizasyonda ne kadar çalışabileceğini belirlemelidir.
• Ayla ve Ahmet ile bir toplantı yaparak hoşgörüsüzlük politikasını gözden geçirmelidir.
• Ahmet’in sorunu paylaşmasını isteyerek iddiaları araştırmalı ve Onur ile ilişkilerini düzeltmesi için önerilerde bulunmalıdır.
Tehdit karşısında yapmanıza gerekenler!
• Onur’u durumdan haberdar etmelidir.
• Onur danışmanlığını bitirene kadar Ahmet ile ilgili olarak ne yapılacağına karar vermeli ve Ahmet’in Onur ile işbirliğine gitmesinin yollarını bulmaya çalışmalıdır. Eğer arabuluculuk mümkün görünmüyorsa Ahmet’in yerinin değiştirilmesi ya da başka bir göreve verilmesi gerekebilir.
• Birim müdürü ve İK, soruşturmanın sonuçlarını tehdit edilen kişiye ulaştıracaktır.
• İlgili tüm taraflara danışmanlık hizmeti alması önerilecektir.
• Tehdit edilen ve tehdit ettiği ileri sürülen kişiler, yöneticileri tarafından gözlemlenmeye devam edecektir. Yeni bir tehdit ya da şiddet olasılığı karşısında, yönetici İK’yı bilgilendirmekle sorumludur. İK yöneticileri durumun sona erdiğini belirtene kadar, gözlemleme süreci devam edecektir.
• Yasal uygulamaların gerektiği her durumda, polis raporları İK tarafından kayıt altına alınacaktır.
Eğer önlem almazsanız ‘basit bir mesele’ şiddete dönüşebilir!
İK profesyonelleri ister küçük ister büyük organizasyonlarda görev yapsınlar ne yazık ki bu tür durumlarla artık daha sık karşı karşıya kalıyor. Bağımsız bir danışman ve çalışan arasındaki “basit bir mesele” kısa zamanda şiddete dönüşebiliyor. Bu senaryoda ilk anda akla gelen konu ve soruların arasında ise şunlar yer alıyor:
• Onur’un amiri Ayla, konuyla ilgili pek çok kez uyarılmasına karşın sürecin daha erken dönemlerinde olaya müdahale etmemiş gibi görünüyor. Şirketin gerçekten etkin bir şiddet karşıtı politikası bulunuyor mu?
• İK yöneticisi, durumdan neden yeni haberdar oluyor?
• Ayla, çatışmalar ilk kez ortaya çıktığında neden bunları önlemeye çalışmadı? Bu eksiklik, çatışma yönetimi ve şiddet karşıtı politikalar konusundaki eğitimlerin eksikliğinin bir kanıtı mı?
• Ayla neden Ahmet’e değil de Onur’a odaklanıyor?
Organizasyonun politikası ve durumla başa çıkmak konusundaki süreçlere ilişkin sorulabilecek başka sorular da var, ancak dilerseniz vakadaki kilit sorulara yönelelim.
İK yöneticisi için, en öncelikli konu hem potansiyel şiddet kaynağını hem de potansiyel şiddet kurbanını işlerinden uzaklaştırmak olmalıdır. İnsan yaşamını korumanın birinci öncelik olduğu unutulmamalıdır. İkincil unsurlar tartışılırken, durumun daha da kötüye gitmesine izin vermek felaketlere neden olabilir. Bu nedenle İK yöneticisinin yapması gereken ilk şey Onur’a zarar gelmesini önlemek için kararlı adımlar atmak ve organizasyondaki diğer kişileri de bu olayın etkilerinden korumak olmalıdır.
Organizasyonun çalışanı olan Ahmet, şiddete karşı hoşgörüsüzlük politikasının da öznelerinden biridir. Ayla da, işyerinde şiddeti önleme politikasının içinde yer alan herkes gibi şirket politikasında tanımlanan uygun müdahaleleri hayata geçirmelidir. Örneğin, genellikle politikaların ilk maddesini şirketin şiddete asla toleransı olmadığı oluşturur. Bu, işyerindeki herhangi bir şiddet ve şiddet tehdidini içermektedir. (örneğin “Onur’un çaresine bakacağım” yorumu gibi…)
Şiddet karşıtı politikaların çoğu hızlı hareket edilmesini gerekli kılar. Bu nedenle daha önce sorduğumuz soru yine akla geliyor: Tehditlerin bu noktaya gelmesine neden izin verildi? Bu duruma, Ahmet Onur’a karşı ilk gerginliklerini gösterdiğinde; olası en erken dönemde müdahale edilmeliydi. Eğer bu aşamada duruma el konulsaydı, senaryonun tümü ortadan kalkacak ve Ahmet olasılıkla işini kaybetmiyor olacaktı.
Ayla’nın ise şu anda Ahmet’e odaklanıyor olması gerek; çünkü Onur’a zarar vermek konusundaki niyetini sözel olarak ifade eden bu çalışan… Ayla sadece Onur’a odaklanırsa, Ahmet’in şikayet ve gözlemlerini onaylıyormuş gibi görünebileceği gibi Ahmet de çatışmasını haklı çıkarmak için bir dayanak bulduğunu zannedebilir. Gerçek ya da hayali, Onur’da var olan performans sorunlarını değerlendirilirken, potansiyel zararla karşı karşıya kalanın bu kişi olduğunu unutmamak gerekir.
İK yöneticisinin buradaki öncelikli rolü ise insan yaşamını koruyarak potansiyel şiddetin artmasını önlemek için hızla harekete geçmektir. İK yöneticisi ikinci olarak, şirketin şiddet önleme politikasının bir parçası olması gereken bir ekip toplaması gerekir. Bu sayede onlar da Ahmet ile ilgili sorunların daha hızlı tespit edilmesine, organizasyondaki diğer kişilerin güvenliğinin sağlanmasına, Ahmet’in korunmasına, eğitim programlarındaki eksikliklerin belirlenmesine ve çatışmaların yönetimi ile ilgili süreçlerin tamamlanmasına yardımcı olacaktır.
Öncelikli konu üzerinde karar verildikten sonra, şirketin konuyla ilgili politikasının nerede eksiklikleri bulunduğunu belirlemek için vakit kalacaktır. Bu çalışmalar; referans kontrol süreçlerinin gözden geçirilmesini, artan stres ve çatışma olaylarına katkıda bulunan işyerindeki ortamsal faktörlerin (aşırı iş yükü, küçülme, zayıf liderlik tarzları, çalışan danışma hizmetlerinin eksikliği ya da açık iletişimin yetersiz kalması gibi…) belirlenmesini, çatışma yönetimi süreçlerini içermelidir.
Tehdit varsa soruşturmaya geç kalmayın!
Ayla’ya, bu iki kişiyi bir araya getirip uyarıda bulunmasını önerebilirdik. Ama o günler çok geride kalmış gibi görünüyor.
Modern işgücü içinde potansiyel şiddet artık her yerde gibi görünüyor. Organizasyonların, kişileri tehditle suçlamak konusunda dikkatli olmaları şart ama aynı zamanda kendi bünyelerindeki kimsenin tehlike altında olmadığını da garanti altına almaları gerekiyor.
İşyerindeki şiddet olayları genellikle pek çok kişisel faktörün bir araya gelmesinden kaynaklanabiliyor. (İşle ilgili stres düzeyinin artması, uyuşturucu ya da alkol kullanımı, ailevi sorunlar gibi…) İşyerindeki davranışları etkileyen diğer faktörler arasında ise ekonomideki istikrarsızlık, dış kaynak kullanımının artışı, küçülmeler, maaşların dondurulması ya da maaş artış bütçelerinin kısılması yer alabiliyor.
İK yöneticisinin hemen atabileceği adımlar şöyle sıralanabilir:
• Başlangıç olarak, tüm iddiaları araştırın ve doğru olup olmadıklarını belirleyin. Burada dikkate almanız gereken bazı noktalar vardır: Tehditleri başka kim duydu? Herhangi biri kullanılan dili tam olarak tekrarlayabilir mi? Bu süreç ne zaman başladı? Konuyla ilgili bir çalışan yardım programı var mı? Geçmişte, benzer durumlarda neler yapıldı?
• Ortaya çıkan olayları belgeleyin.
• Araştırmaya katkısı olabilecek herkesle konuşun ve verilerini belgeleyin.
• Kanıtları zihninizde tartın ve konuyla ilgisi olabilecek organizasyondaki diğer kişilere danışın. Diğer dış uzmanlardan (avukat gibi…) danışmanlık almak da yararlı olabilir.
• Bir karar verin ve ona göre davranın.
Bu arada Ayla da Ahmet’in davranışlarını gözlemlemelidir. Soruşturma sürerken bir noktada, Onur’u korumak için bir süre
işten uzaklaşmasını istemek gerekebilir. İK yöneticisi bunu Ayla ile tartışmalı ve bu uzaklaştırmanın, uygun karara varılana kadar danışmanlık sözleşmesinin iptal edilmesini gerektirip gerektirmeyeceğini belirlemelidir. Ayla aynı zamanda Ahmet ile de bir konuşma yaparak, organizasyonun bu tür davranışları çok ciddiye aldığını ve yaptıklarını durdurması gerektiğini aktarmalıdır. Tehdit yaratan çalışanlar kimi zaman sözlerinin ne kadar ciddiye alındığı konusunda fikir sahibi değildir. Bu nedenle bireyi, davranışlarının yarattığı etki konusunda bilgilendirmek çok önemlidir.
Onur’un bir danışman olması, yaşananları etkilememelidir. İşyeri şiddetine kimi zaman müşteriler, satıcılar, tedarikçiler ya da ziyaretçiler de maruz kalabilir. Bu nedenle organizasyon, tehdit ve şiddetle ilgili tüm durumlarla başa çıkabilmeye hazır olmalıdır.
Tehditler genellikle yaklaşan şiddet olaylarının önemli bir işareti olduğu için hafife alınmamalıdır. Bu tür durumlarla başa çıkmaya hazır olan organizasyonlarda var olan ortak bazı faktörler şöyle sıralanabilir:
• Bu organizasyonlar, işyerindeki şiddet olaylarının etkileri ve organizasyonun nasıl tepki vermelerini beklediği konusunda yönetici ve çalışanları eğitir.
• Konuyla ilgili danışmanlık yapması için eğitilmiş bir işyeri şiddet ekibi vardır. Bu ekip genellikle İK departmanı, organizasyondaki güvenlik grubu ve varsa çalışan destek programının temsilcilerinden oluşur.
• Uygun davranış örneklerini ve atılması gereken adımları açıkça belirleyen bir işyeri şiddet karşıtı politikaları vardır.
• Konunun nasıl gündeme getirileceği ve güvenliğin korunacağı konusunda tüm çalışanlar bilgilendirilir.
Tüm bu aktardıklarımızın ötesinde İK yöneticisi ve Ayla’nın, ilgili tüm kişilerin güvenliğini dikkate alarak durumu istikrara kavuşturması çok önemlidir. İnsanlar her ne kadar bu konuda düşünmek istemese de, bazı araştırmalar her yıl 600 – 700 kişinin işyerindeki şiddetin kurbanı olduğunu gösteriyor. Bu nedenle çok geç olmadan konuyla ilgili bir politika oluşturmak çok önemlidir.
Tehdit eden kişiye nasıl bir yaptırım uygulanmalı?
Bu vaka çalışmasında ortaya konulan noktalara yanıt olarak, öncelikle bir uyarıda bulunmak gerekebilir: Tüm koşullarda başarılı olunmasını sağlayacak tek bir hareket “formülü” yoktur. Her bir durum, kendi ölçüleri içinde dikkatlice değerlendirilmelidir.
İK yöneticisinin Ayla’ya ilk söylemesi gereken, elde ettiği bilginin dikkatlice araştırılması gerektiğidir… Yine de, öncelik işyerindeki çalışanların güvenliği olduğu için, atılması gereken ilk adım Onur için yeni bir çalışma formülü bulunması olabilir. Bunun anlamı; araştırma tamamlanana kadar ilgili tüm tarafların korunabilmesi için Onur’un çalışma ortamından uzaklaştırılmasıdır. (Bu kişinin düzenli olarak maaşını alması her zaman önerilir.) Ancak bu yapılmadan önce, durumla ilgili olarak kişi mülakata alınmalı ve olaya nasıl baktığı tespit edilmelidir. Onur’un danışman olması, olası şiddet olaylarını değerlendirmek ve önlemek için atılması gereken sonraki adımları etkilememelidir. Olası şiddet olaylarının potansiyel hedefi olduğu için öncelikle kendisi ile mülakat yapmak daha doğrudur.
İK yöneticisinin bu durumdaki rolü yönetimin bir iş ortağı ve danışmanı gibi çalışmak olmalı; yönetici mülakatlar aracılığıyla bilgi toplamalı, yönetime önerilerde bulunmalı, varılan karar “popüler” olmasa ya da herkesçe olumlu karşılanmasa da var olan şiddet karşıtı politikaların tutarlı ve adil olduğunu garanti altına almalıdır. Ancak İK yöneticisinin bilgi toplarken, çalışanların kendilerini “suçlu” gibi hissettirmemesi çok önemlidir.
İK yöneticisi soruşturma sırasında sadece bilinen endişeleri paylaşmalı, belli bireylere odaklanmak ya da onları suçlamaktan uzak durmalı, tehlikeli bilgileri hemen açığa vurmamalıdır.
Eğer genel ya da spesifik tehditlere ilişkin kanıt varsa ya da farklı güvenlik endişeleri yaşanıyorsa, diğer kişiler de (örneğin Ahmet) yine “soğuma” süreci için ücretli olarak çalışma ortamından uzaklaştırılmalıdır. Bu kişilere “şüpheli” şeklinde yaklaşılmayıp sakin bir biçimde muamele edilmesi çok önemlidir.
Bunlara ek olarak, İK yöneticisinin yapması gerekenler aşağıdaki noktaları içermelidir:
• Kimsenin “muhbir” konumuna düşmemesi için herkes mülakata alınmalıdır.
• Mülakat yapılan herkesin bilgi, düşünce ve fikirlerini açıkça ifade etmesine izin verilmelidir.
• Tam olarak neyin, ne zaman, kim tarafından söylendiği ayrıntılarıyla öğrenilmelidir.
• Herhangi bir nedenle başka çalışanların da rahatsız ya da korku içinde olup olmadığı sorulmalıdır.
• Kesin gizlilik vaadinde bulunulmadan, mülakata alınan tüm bireylerin bilgilerinin sağduyu ile değerlendirileceğinin garanti altına alınması gerekir. Bir başka deyişle, İK yöneticisi olası zararlarla ilgili endişelerin bunların önlenmesi için kullanılacağını açık bir biçimde ifade etmelidir.
• Toplantı süreleri, zamanı ve tartışmanın özeti dikkatlice belgelenmelidir. Diğer ekip üyeleri ile mülakat yapılırken de aynı format kullanılmalıdır.
• Her bireyin İK dosyaları ve diğer çalışma performansı raporları gözden geçirilmeli, daha önce paylaşılmayan ya da belgelenmeyen bilgiler olup olmadığı belirlenmelidir.
İşyerinden bir süreliğine uzaklaştırılan hiç kimse, durumu sonlandırmak için kapsamlı bir plan hazırlanmadan önce göreve geri çağırılmamalıdır.
İK yöneticisinin ayrıca şirketin avukatı ve varsa güvenlik müdürü ile de bağlantıya geçmesi çok önemlidir. Buna ek olarak, işyeri şiddet olaylarında uzman olan bir dış danışmandan yardım almanın gerekeceği durumlar da olabilir. Bazı sıra dışı durumlarda, yasal uygulamalara da ihtiyaç duyulacaktır.
Görevine son verilmeye karar verilen çalışanlara sağduyulu ve intikamcı olmayan bir tavırla muamele edilmelidir. İK, suçun hedefi olmamak için şiddet karşıtı politikaya gönderme yapmalıdır. (“başka şansımız yok, politika herkese uygulanıyor.”) Görevine son verilen çalışan için bir tazminat paketi oluşturulabilir. Ancak her bir durumun kendi içinde değerlendirilip buna göre karar verilmesi gerektiği için bu paket her zaman gerekli değildir.
Bu noktadaki en temel hedefin, işyeri güvenliğinin hızlı ve etkili bir yönetimle sağlanması olduğu unutulmamalıdır. Kişi işyerinden ayrılırken özellikle dikkatli olmak gerekir. İK yöneticisi, “suçlayıcı” olarak algılanan kişilerin orada bulunmadığından emin olmalıdır.
