İç’ten İletişim

Ozlem Kurt
Allianz Avustralya
Kurum İçi İletişim Müdürü

İletişimin dili yok, insan her yerde aynı insan ve o insana ulaşmak için gereken tek şey iç’ten iletişim!

Malum hepimizin odağında pandemi var şu sıralar. Herkes konuyu kendi perspektifinden ele alıyor. Biz iç iletişimciler ise pandeminin çalışanlar üzerindeki etkisine konsantre olmuş durumdayız. Çalışanlarımızın hayatında nelerin nasıl değiştiğini, yeni düzende ihtiyaçlarının ne olduğunu, uzaktan çalışırken insanlar arasındaki bağı nasıl sağlayabileceğimizi, iletişim akışının nasıl en etkili şekilde tasarlanabileceğini, kurumun bu yeni düzene nasıl ayak uyduracağını düşünüyor ve planlıyoruz. Bir yandan da bu değişime ayak uydurmaya çalışan diğer fonksiyonlara, hayata geçirdikleri aksiyonları çalışanlara en doğru dille, en doğru zamanda, en doğru kanaldan anlatabilmeleri için destek veriyoruz.

Çalışanlar nasıl etkilendi?

Pandemi ile birlikte kurumlarda meydana gelen onlarca değişime ayak uydurmaya gayret gösteren çalışanlar, özellikle Türkiye’de bir de gündelik hayatında onlarca negatif habere ve içeriğe maruz kalıyor. Her gün birilerinin ölüm haberini alıyor, çemberin iyice daraldığını görüyor ve sıranın ona gelebileceğinden endişe ederek yaşıyor. Ben yaklaşık 2 yıldır Avustralya’da yaşıyorum ve diğer ülkelere kıyasla burada neredeyse korona krizi yaşanmadı diyebilirim. Ama ona rağmen ruh ve akıl sağlığı konusu ciddi oranda gündeme geldi. Pek çok şirkette çalışanlar bu pandemi durumunun onları strese soktuğunu, evde yalnız kalanların yalnızlıktan, çocukları ile birlikte olanların aşırı sorumluluktan, sınırların kapalı olmasından dolayı ailesini ziyaret edemeyenlerin özlemden ve kimileri ise sevdiklerini kaybetmelerine rağmen cenazesinde dahi yanlarında olamadıklarından dolayı mustarip olduklarını dile getirdiler. Yani aslında bir çalışandan öte bir insan olarak önceliklerimiz ve ihtiyaçlarımız değişti. Ve görünen o ki korona ile imtihanın sonuçlarından bağımsız evrensel geçerliliği olan bazı ortak dertler oluştu.

Sosyal bir varlık olan insana, sosyal mesafe ağır geldi. İnsanlar görüntülü toplantılarda kendi yüzlerini görerek konuşmaktan rahatsız oldu. Ev içinde uygun koşulları olan kişilere evden çalışmak iyi geldi ama çalışabilmek için uygun alana ihtiyaç duyanlar ofislerine bir an önce dönmek istedi. İnsanlar iş ortamındaki birlikte aşağı kahve içmeye inmek vb gibi ritüellerini özlediklerini dile getirdi. İşe yeni başlayanlar için kurum kültürüne aidiyet oldukça zor bir hale geldi. İnsanlar sağlıklarının yanı sıra işlerini de kaybetme kaygısı, korkusuna kapıldı.

İnsan Kaynakları neler yaptı?

Burada pek çok şirket krizin ardından çeyrek bazında “Pulse Survey” adı altında anketler yayınladı ve öncelikle çalışanların ruh halini, ihtiyaçlarını anlayama çalıştı. Sonuçları ışığında İnsan Kaynakları ekipleri harıl harıl çalıştı ve ücretsiz yoga, pilates, meditasyon dersleri açtı. Günlük olumlu içeriklerle çalışanları merkezinde tutacak duyurular, kısa hatırlatmalar yolladı. Bir grup gönüllü çalışana stresle basa çıkma eğitimleri vererek, onların arkadaşlarını arayıp hal hatır sormalarını sağladı. Esnek çalışma saatlerini ve yaklaşımını düzenledi. İzinlere “Bakımından yükümlü olduğum biri var” şeklinde yeni izin çeşitleri ekledi. Türkiye’de olduğu gibi burada da pek çok kurum hibrit modele geçiş aşamasında. Kurumuna göre değişen sıklıklarla haftanın belli günleri evden, belli günleri ofisten şeklinde zamanlar belirleniyor. Şimdilerde sanırım tüm dünya bu yeni düzende, uzaktan çalışma döneminde özellikle ise yeni başlayanlar için neler yapılabilir, onlar mevcut çalışanlarla nasıl bağ kurabilir, nasıl kültürün parçası olabilir bunun üzerine düşünüyor.

Çalışanlar bir kurumdan ne ister?

Daniel H. Pink’in “Drive” adlı kitabında çalışanların motivasyonu için 3 şey önerir: Özerklik, Ustalık ve Amaç (autonomy, mastery and purpose). Geçtiğimiz günlerde Harvard Business Review'un bir araştırmasını okudum ve Facebook üzerinden yaptıkları araştırmaya göre çalışanlar kurumlarında mutlu ve sadık olabilmek için Pink’inkine benzer 3 benzer şey istiyormuş: Kariyer (Career) – Gelişim için bir yol haritası, Topluluk (Community) – Başkaları tarafından benimsenmek, fikirlerinin dikkate alınması, Neden (Cause) – Yaptığı için büyük resimde neye hizmet ettiğini anlamak, amaç.

Çalışan / İnsan olan bizler bu günlerde neler deneyimliyoruz?

Günümüz koşulları içerisinde Maslov’un ihtiyaçlar hiyerarşisinin epey alt noktalarında dolandığımızı düşünüyorum. Özellikle kurumsal dünyada hayatlarımız o kadar hızla geçiyor ki... Sadece insanlarla değil, artık makinelerle rekabet içinde olduğumuz bu günlerde, geçim kaygımız, ödememiz gereken kira, okul masrafları ve faturalar bir tarafta, bizi biz yapan değerlerimiz, arzularımız, hayallerimiz bir diğer tarafta kalıyor. Ve hayatlarımız tıpkı kaynayan sudaki kurbağa deneyi gibi... Hayallerimiz ve kaygılarımız çelişkisi içinde yasarken suyun giderek ısındığını ve bir gün bizi öldürebileceğini fark etmiyoruz bile. Bu çelişki 5-10 yıl içinde belki de bizi sonsuz mutsuz, hayattan keyif almayan birine dönüştürecek, bu motivasyonsuzlukla belki elimizdeki işimizi bile kaybetmemize vesile olacak, işsiz kalarak kimliğimizi sorgulatacak, daha da önemlisi belki de sağlığımızı yitirmemize neden olacak.

Bu yeni dönemde gerçekten ihtiyaç duyduğumuz şey ne?

Tüm bunlar olurken, bir de uzaktan çalış- ma koşulları içinde ya da karantina altında sevdiklerimizden, iş arkadaşlarımızdan, ailemizden uzakta bir yaşam sürme çabası içindeyiz. Enseyi daha da karartmadan geçtiğimiz günlerde yasadığım bir deneyimi paylaşmak istiyorum.

Uzaktan çalışma döneminde insanların bağlantıda kalabilmesi için bazı toplantılar sadece takımların birbiri ile kaynaşması için kullanılmaya başlandı. Dileyen sanal buluşmalarda hep birlikte öğle yemeği yiyor, dileyen o vakitte quiz gibi oyunlar oynuyor. Her seferinde ekip içinde tur dönüyor ve sıra kimdeyse o kişi toplantıyı dilediği gibi şekillendiriyor, yönetiyor. Geçtiğimiz günlerde bu toplantılardan birinde sıra bana geldi ve sistem koçluğu araçlarından biri olan “Appreciation Loop” adını verdiğimiz bir aktivite yapmak istedim. Amaç çok net: Biraz olsun durmak ve kendimize ve ardından etrafımızdakilere konsantre olmak.

İşte tam da bu yüzden o toplantıda insanlara öncelikle kendileri ile ilgili ne ile gurur duyduklarını, neyi iyi yaptıklarını sordum ve ardından onunla ilgili neleri takdir ettiğini ifade ederek sözü bir arkadaşına bırakmasını istedim. Çünkü çoğu zaman en önemli şeyi “kendimizi” bile unutuyoruz bu tempo içinde. Ve çalışan dediğimiz kişi sen, ben, o, biziz. Ve insan bir bütün. Sosyal hayatında kafası kaygılarla dolu olan bir insan, kurum içine geldiğinde beynini reset ederek oturamıyor işinin başına. Tüm o kaygı ve stres onunla birlikte geliyor nereye giderse.

Bu soru ardından öncelikle herkes kendisi ile ilgili olumlu bir şey bulmanın, bulsa da bunu ifade etmenin ne kadar zor olduğunu dile getirdi. Öyle ki biri eşine danışmış, sence ben neyi iyi yapıyorum bu hayatta diyerek. Ardından kendilerini takdir edecek çok güzel şeyler söylediler. Sonra sözü arkadaşlarına bırakırken, onlarla birlikte çalışmaktan ne kadar mutlu olduklarını, son dönemde neyi nasıl yaparak kendilerini mutlu hissettirdiklerini, kendilerine nasıl destek verdiklerini anlattılar ve teşekkürlerini ilettiler. Herkes kendi sırasını tamamlayıp halka tamamlandığında o dijital soğuk ortamın ne kadar sıcak ve samimi bir kanala evirildiğini gördüm ve görmenin ötesinde herkes gibi hissettim. Hepimizin gözlerinin ucunda adeta mutluluktan, aşırı yoğun duygu selinden bir damla var gibiydi. Hepimiz birbirimizdeki ortak yönleri ve takımın kesişen temalarını gördük ve bir adım daha yaklaştık birbirimize.

Özetle “Medium is the Message” değil, “Context is the Message” ve en önemlisi sözlerdeki samimiyet ana mesaj. Çünkü fiziksel ya da dijital o mesajın samimi olup olmadığı hissediliyor. Hepimizin aradığı çok basit insani bir şey, kalpten bir merhaba aslında ve derdini paylaşabileceği bir “insan”. Ve 2021 iletişim trendleri de gösteriyor ki, özellikle mesafe arttıkça iletişimin tonunun bir doz daha içten ve samimi olması gerekiyor. Nasıl ki yiyecek ekmeğimiz yokken sinemaya gitmeye düşünmüyoruz, iş hayatında da durum aynı. Önce insan olmanın gerektirdiği doğal ihtiyaçları gidermeye odaklanmalıyız. Aradaki mesafe uzadıkça konu o kadar yakınlaşmalı. İç iletişim gerçek olmalı, bireysel ihtiyaçları hesaba katmalı, duyguya izin vermeli ve herkes tarafından ulaşılabilir olmalı.