“Çalışanlarımıza büyük resmin parçası olduklarını Pharma Mini MBA ile gösterdik”

Çoğu, Fabrika ve Ar-Ge bölümlerinden gelen 40 kişiydiler. Büyük resmi görmeye, yaptıkları işin yarattığı katma değeri anlamaya, ticari bakış açısı kazanmaya, kendilerini daha iyi ifade etmeye ihtiyaçları vardı.
Şirketin sürdürülebilir liderliğinin sağlanması için, zaman sadece yönetim ekibinin değil tüm çalışanların yaratıcılığını ve gücünü işin içine katma zamanıydı. Bu sebeple 18 aylık bir uzman gelişim programından geçtiler. Kimi zaman ödevler hazırladılar, kimi zaman grup çalışmaları yaptılar, kimi zaman da farklı alanlardaki şirket yöneticilerine kulak vererek, daha önce farkında olmadıkları bağlantıları kurdular.

Peki, Abdi İbrahim İlaç bünyesinde 2013’ün Nisan ayında başlayan
Pharma Mini MBA Uzman Gelişim Programı’nı oluşturma fikri nasıl ortaya çıkmıştı?
Programın çıktıları neler oldu? Bundan sonraki hedefler neler? Yanıtları,
Organizasyonel Gelişim Müdürü Banu Engür, Fabrika & Ar-Ge İK Yöneticisi Tuğba Gencer,
programın Lider Konuşmacı’larından Bilgi Sistemleri Yöneticisi Selin Can ve
Bilgi Sistemleri Yöneticisi Ceren Şahin’den alıyoruz.

Öncelikle biraz geçmişe dönelim. Pharma Mini MBA Uzman Gelişim Programı’nı tasarlama fikri nasıl ortaya çıktı?

2012 farklı düşünmek, yeni olasılıkları fark etmek ve yönetim takımından daha fazlasını işin içine dahil etmek önceliklerini gerekli kılan bir yıl oldu. Zaman, sadece yönetim ekibimizin değil tüm çalışanlarımızın yaratıcılığını ve gücünü işin içine katma zamanıydı. Bu nedenle uzman kadromuzu geliştirmemiz, işlerine liderlik etmelerini sağlamamız gerekiyordu. Çalışanlarımızın yaptığı işin değer zincirindeki yerini anlamasını, büyük resmin farkında olmasını ve yaptığı işin yarattığı katma değeri bilmesini istiyorduk.

Pharma Mini MBA’yi, işte bu gerekliliklerden yola çıkarak, 2012 yılının sonunda tasarlamaya başladık. Hedefimiz, hem fabrika ve Ar-Ge, hem de destek birimlerdeki uzmanlarımızın gelişim planlarını hazırlamaktı.

Arka planda nasıl bir çalışma gerçekleştirdiniz?

Öncelikle, fonksiyon liderleri ile bir araya gelerek ihtiyaçlarımızı ve programı nasıl geliştirebileceğimizi konuştuk. Hedefler ortaya çıktıktan sonra da, yine dönemin gereklilikleri nedeniyle çok kaynağımız olmadığı için, eğitimlerin bazılarını vermek üzere iç kaynaklarımıza yöneldik. Lider konuşmacılarımızı belirledik. Lider konuşmacılarımızın, Abdi İbrahim’deki değer zincirinin nasıl işlediğini, bir alanda yaşananların diğer bir alanı nasıl etkilediğini açıklamasını ve Abdi İbrahim’in 100 yılı aşkın deneyimini yeni nesillere aktarmasını arzu ediyorduk.

Fonksiyon liderleri ile bir araya geldiğinizde nasıl ihtiyaçların var olduğunu gördünüz? Bu doğrultuda nasıl bir tasarım yaptınız?

İlaç sektörünün kendine özel bazı özellikleri, kimi zaman çalışanlar üzerinde motivasyon kaybı yaratabiliyor. Ar-Ge projelerinden örnek verelim: Bir ilacı çalışmaya başladığımız andan piyasaya sürmemize kadar geçen süre ortalama 3 yıl... Kimi zaman bir arkadaşımız 1,5 sene aynı proje üzerinde çalışırken, birden proje iptal olabiliyor. En büyük müşterimiz olan hükümet yatırım yaptığımız molekülü satın almaktan vazgeçebiliyor ve yatırımın bir anlamı kalmıyor, doğal olarak proje durdurulabiliyor. Bu durum ARGE çalışanlarımızın önemli motivasyon kayıplarından biriydi. Bu yüzden, regülasyonlardan sorumlu müdürümüz, çalışanlarımıza bu konudaki uygulamaları anlattığında, emek verdikleri projelerin iptal nedenlerini daha iyi anlayabileceklerini biliyorduk.

İkinci bir ihtiyaç ise, bağlantıları gösterebilmekti. Bizim organizasyonel yapımız uzmanlıklardan yana... Bir alanda derinleşip uzmanlaştığınızda, yaptığınız işten farklı alanda yapılan çalışmaları ve sizin işinizle olan bağlantılarınız göremiyebiliyorsunuz. Bunları göstermemiz gerekiyordu.

Tüm bunların yanı sıra, çalışanlarımıza ticari bakış açısı kazandırmak ve kendilerini daha iyi ifade etsinler de istiyorduk.

Sonunda karma eğitim yöntemlerini kullandığımız bir tasarım çıktı ortaya. Sınıf içi eğitim ve ödevleri, lider konuşmacıları / panelleri, e-öğrenmeyi, aksiyon planlarını içeren 18 aylık bir program geliştirdik. 4 modülümüz vardı. Önce sınıf eğitimleri ile temel bilgi ve becerileri verdik. Ardından lider konuşmacılarımız, bu konuda Abdi İbrahim’de uygulamaların nasıl hayata geçtiğini anlattı.

Ardından her modül için 2 uygulama seansı yaptık. Ödevler verdik; bunları geri bildirimler ile destekledik. Ayrıca dörtlü takımlarda öğrenme seansları yaptık. Burada kişinin gelişim hedeflerini ortaya koyduk, bu hedeflere giderken bireysel olarak nerede olduklarını görmelerini, güçlü yanlarını keşfetmelerini sağladık.

Bunun yanısıra bir de sosyal platformumuz vardı. 40 kişinin bir grup olarak paylaşımda bulunabilecekleri bir facebook ortamı yarattık. Böylece, katılımcıların sınıftan çıktıktan sonra masalarına geçtiklerinde de iletişimlerinin sürmesini sağladık. Sınıflar arasındaki birlikteliği sürdürdük.

Program nasıl iletişime açıldı?

İletişim gerçekten de çok önemliydi. Üst yönetimin desteği zaten yanımızdaydı; programı onlarla tasarlamıştık. Ancak orta kademeyi işin içine almak önemliydi. Önce onlara anlattık ve kazan-kazan dengesini açıkladık. Programların Cuma –Cumartesi olduğunu, çalışana yaptığımız yatırım kadar, onların da zaman ve emek yatırımı yapacaklarını, tez ve ödev hazırlamak için zaman ayıracaklarını paylaştık ve desteklerini aldık.

Ardından hep birlikte bir lansman toplantısı yaptık. Bu toplantıda hem programı tanıttık, hem de değer zincirini anlattığımız bir panel düzenledik. Sonrasında da, sembolik değerine inandığımız için katılımcılarımızın programa gönüllü katılımlarıyla ilgili imzalı taahhütlerini aldık ve 2013 yılının Nisan ayında; tamamı gönüllülerden oluşan, çoğu fabrika ve Ar-Ge’den gelen 40 kişilik bir grupla çalışmalara başladık.

Tüm bunların yanısıra, programın sonunda da tıpkı lansman gibi özel bir mezuniyet töreni de yaptık. Öncelikle eğitmenler olarak neler yaptığımızı hatırlattık, ardından da katılımcılarımızdan ne hatırladıklarını bir drama ile paylaşmalarını istedik. Gerçekten çok yaratıcı fikirler çıktı. Sonra da diploma ve kep atma törenini gerçekleştirdik.

Programın nasıl sonuçlar ürettiğini düşünüyorsunuz?

Küçülme ve organizasyonel değişimlerin yaşandığı kurumumuzda önemli bir ihtiyaç uzun soluklu çalışmalar ve istikrar beklentisiydi. Pharma Mini MBA gibi bir programın başlaması, uzun soluklu bir yaklaşım ortaya koyması ve başarıyla tamamlanması bu ihtiyacı destekleyen önemli bir undur oldu. Programa henüz başlamamış arkadaşlarımızda da güzel bir beklenti ve anlam duygusu yarattı.

Bunun dışında, üst düzey yöneticilerimizin toplantılarında Pharma Mini MBA’ye değindiklerini ve gelişimi iş önceliklerinden biri yaptıklarını biliyoruz, bu da bize programı ne kadar sahiplendiklerini ve desteklediklerini gösteriyor.

Programın içeriğinin, uzmanları bir sonraki pozisyona hazırlama noktasında çok desteklediğini düşünüyoruz. Hep büyük resmi görmekten söz ediyoruz; program gerçekten de bunu sağladı. Artık sadece kendi işinin değil, diğer departmandaki arkadaşının işinde yarattığı etkiyi de gördü çalışanlarımız... Dolayısıyla bu aslında kendi içimizde de gelişim sağladı. Yöneticiler bu anlamda çok mutlular ve büyük destek veriyorlar.

Bu tür çalışmalar yapılırken sizce hangi kilit noktalara dikkat etmek gerekiyor?

İhtiyaca yönelik eğitimler tasarlanması çok önemli. Örneğin fabrikadaki arkadaşlarımız için ticari farkındalık önemliydi. Bu yönde bir tasarım yaptık.

Öte yandan karma eğitimin faydasına da çok inanıyoruz. Birden farklı öğrenme tekniğini aynı projenin içinde kullanmak değer yaratıyor. Her çalışanın öğrenme tarzı birbirinden farklı olabilir. Her yöntem farklı bir katkı getiriyor. Öte yandan kişinin kendisine odaklandığımız gelişim aktiviteleri, ödevler, geri bildirimler vermek de çok değerli. Çünkü böylece katkının ne olduğunu somut olarak görebiliyorsunuz.

İşin pazarlama ve iletişim boyutunu ise es geçmemek gerekiyor. Programın kendisi kadar algısı da önemli. Bu programın toplam hedef kitlesi 350 kişi... Biz, eğitimi tamamlayan 40 kişi ile, geri kalan çalışanlarımız üzerinde de bir etki yarattık. Bu programın parçası olabilme beklentisini şu anda görebiliyoruz.

İç eğitmenler açısından baktığımızda ise böyle bir programda içerik hazırlarken, katılımcıya hem bu programın global standartlarda bir program olduğunu hissettirmek, hem de terzi dikimi yapıp şirket içi bir oyun haline getirmek de önemli. Yavan olmayan, bol uygulama barındıran, katılımcıların işbirliğine, iletişimine dayalı eğitimler tasarlamak, şirkete özel örnekler vermek gerekiyor. Grup çalışmaları çok önemli. Bu sayede, birbirini tanımayan kişiler birlikte çalışmaya başlıyor; kaynaşıyor.

Bir de hem başlangıçta hem bitişte üst yönetimin konuyu desteklediğini katılımcılara göstermek gerekiyor. Bu nedenle açılışta ve mezuniyette üst yönetimin katılımını çok değerli buluyoruz. Burada katılımcılara bir ayrıcalık duygusu geçiyor.

Şu anda hangi yeni çalışmalar var gündeminizde?

“Hepimiz birimiz, akademi hepimiz için” sloganıyla bu sene kurduğumuz Akademi, Abdi İbrahim’deki tüm eğitim ve gelişim faaliyetlerini bir araya getiriyor. Altında, her biri farklı bir fonksiyona hitap eden 8 kurumsal akademi programı var; Pharma Mini MBA bunlardan biri... Hedefimiz tabii ki ortak bir dil ve kültür oluşturmak... Tek şirketiz ama kendi içimizde holding gibiyiz. 19 farklı bölümde hizmet veriyoruz. Bu nedenle ortak dil ve iş yapışını oluşturmak bizim için önemli. Akademi bunu destekliyor.

Bir hedefimiz de; Abdi İbrahim’de gelişim planı olmayan bölümün kalmamasıydı. 2014’ün sonunda bunu gerçekleştirdik. Mavi yakalı çalışanlarımız dahil herkesin tüm bu okullardaki gelişim planlarının tasarım aşamasını bitirmiş olduk ve bu konudaki ilk adımları attık. Bundan sonra Akademi’nin gideceği yer, süreklilik sağlamak ve performans için çalışanların sürekli yanında olmaya devam etmek...

LİDER KONUŞMACILAR DİYOR Kİ:
“SÜREKLİ EĞİTİMİ SAĞLAMIŞ OLDUK,
AYRICA IT – BUSINESS ENTEGRASYONUNU GERÇEKLEŞTİRDİK”

Pharma Mini MBA ile birlikte, Abdi İbrahim “Lider Konuşmacı” (iç eğitmen) kavramı ile de tanışmış oldu. Bu, hem lider konuşmacılar, hem katılımcılar, hem de şirketin geneli için pek çok yeniliği beraberinde getiren bir durum oldu. Peki, iç eğitmenlik sürecinde neler yaşandı, bu sürecin getirileri neler oldu? Sözü ‘Lider Konuşmacı’lara bırakıyoruz:

“Bundan önce iç eğitmenlik deneyimimiz olmamıştı; hepimizin dünyaca geçerliliği olan Project Management Professional sertifikamız var ama konunun, hiç bilmeyen kişilere nasıl aktarılacağını bilmiyorduk. Bir danışmanlık firması ile çalışarak, Abdi İbrahim’deki proje yönetimini anlatıp terzi dikimi bir tasarım yapmalarını istedik ve eğitimleri bizzat kendimiz verdik.

Gerçekten de sonuçta tüm paydaşlar için çok faydalı sonuçlar elde ettik: Herşeyden önce, eğitimi alan kişi, eğitim sonrasında herhangi bir soru işaretine sahip olduğu zaman, gelip bizi bulabiliyor. Bu çok önemli; çünkü proje yönetimi biraz da iş başında deneyim kazanılarak yapılabiliyor. Öte yandan proje yönetiminde aslında temel; iletişim ve sorun çözmektir. Proje yöneticisinin en büyük görevi budur. Dolayısıyla proje yöneticisinin kendisi de sorun çözdükçe deneyim kazanır.

Tüm bunların yanısıra, bir takım danışmanlık taleplerinin de yolu açıldığı için Bilgi Sistemleri’nde sanal bir proje yönetim ofisi oluşturduk. Şu an şirketteki bir gümrük projesinin, proje yönetim danışmanlığını yapıyoruz. Öte yandan, İK’nın önerisiyle, Bahçeşehir Üniversitesi’nde lisans öğrencilerine seçmeli ders olarak Abdi İbrahim Proje Yönetimi eğitimi vermeye başladık.

Sonuç olarak, bizim için de Bilgi Sistemleri – İş Birimleri entegrasyonu aslında çok önemliydi. İş birimlerimize, iş süreçlerine yakın duruyor olmamız tüm taraflara büyük katkı sağladı”.