Olmazsa Olmaz İK Metrikleri

Çağımızın iş dünyasında, veri odaklı yaklaşımlar, başarıyı ölçmenin ve sürekli iyileştirmenin anahtarı haline gelmiştir. İnsan Kaynakları alanında, performansı analiz etmek ve geliştirmek için kullanılan metrikler, bir organizasyonun genel başarısını ve sürdürülebilirliğini artırma potansiyeline sahiptir. Bu yazıda, İnsan Kaynakları için hayati önem taşıyan metrikleri ve bu metriklerin İnsan Kaynakları alanında nasıl kullanıldığını inceleyeceğiz.

Halil İbrahim Sucu 
LC Waikiki İK Analitiği ve Ssg Müdürü 

Öncelikle bu kadar bahsettiğimiz metriği tanımlayarak başlayalım. Metrik, bir değeri ölçme, analiz etme veya değerlendirme amacıyla kullanılan nicel bir birimdir. Metrikler, bir süreç veya sistemin performansını, bir özelliği veya davranışı değerlendirmek için kullanılır. Örneğin, yazılım geliştirme projelerinde sürecin ilerleyişini takip etmek için çeşitli metrikler kullanılır. Aynı zamanda, iş süreçlerinde, performans göstergeleri veya fiziksel ölçümler gibi farklı alanlarda da etkili bir biçimde kullanılırlar. Etimolojik olarak da metrik Yunancadaki “metrikos” sözcüğünden gelmektedir, ölçülmüş olan anlamına gelir. 

İnsan Kaynakları Metriklerinin Önemi:

İK departmanı, organizasyonun diğer bölümleri gibi, sürekli veri akışı ve metrik analizleri ile çalışırken, analitik yeteneklerini ve stratejik pozisyonunu geliştirme konusunda önemli bir rol oynar. Etkili İK metrikleri, kurum içi karar verme süreçlerini destekler ve İK süreç ve stratejilerinin etkinliğini artırır.

Ana başlık ve alt başlık olarak metrikleri sıralayabiliriz. Önemli gördüğüm ve ölçümleri daha evrensel olan metriklerde formül yapılarını da ekledim.

Çalışan Adet Metrikleri:

Bu metrikler, organizasyonların iş gücü yönetimini daha iyi anlamalarına ve stratejik kararlar almalarına yardımcı olur.

1. Headcount (Çalışan Sayısı): Bu metrik, belirli bir zaman diliminde bir organizasyonun toplam çalışan sayısını gösterir ve genellikle İnsan Kaynakları yönetimi, mali raporlama ve organizasyonel planlama alanlarında kullanılır. Her IK profesyonelinin ilk ulaşabileceği metrik bu olmalıdır.

2. Full-Time Equivalent (FTE): Bu metrik, bir organizasyondaki tam zamanlı ve yarı zamanlı çalışanların toplamını gösterir. Tam zamanlı çalışanlar 1 FTE olarak, yarı zamanlı çalışanlar ise çalışma saatlerine göre kısmi FTE olarak hesaplanır. Örneğin, haftada 40 saat çalışan bir tam zamanlı çalışan 1 FTE iken, haftada 20 saat çalışan iki yarı zamanlı çalışan birlikte 1 FTE yapar. Bazı şirketler adet olarak çok sayıda görünebilirler ve bu yanıltıcı olabilir. FTE metriklerine de bakmak gerekir.

3. New Hire Rate (Yeni İşe Alım Oranı): Belirli bir zaman diliminde organizasyona katılan yeni çalışanların oranını gösterir. Bu metrik, büyüme oranını veya işgücü yenileme hızını değerlendirmek için kullanılır. Önceden bu metriğin düzenli bir şekilde artması büyüyen bir yapı içerisinde olduğumuzu gösterirdi. Şimdilerde ise çalışan sayısı yanında verimlilik hesabına da dikkat edilmektedir. Ayrıca bazı sektörlerde yeni işe alım oranı olumluyken, bazı sektörlerde olumsuz olabilir. 

4. Vacancy Rate (Boş Pozisyon Oranı): Organizasyondaki açık pozisyonların oranını gösterir. Bu metrik, işe alım sürecinin etkinliğini ve organizasyonun iş gücü ihtiyacını belirlemek için kullanılır. Burada boş pozisyon veya koltukların iş yükü analiziyle uyumlu olması beklenir. Eğer uyumlu değilse oldukça yanıltıcı bir değer olabilir.

5. Absenteeism Rate (Devamsızlık Oranı): Çalışanların belirli bir zaman diliminde işe gelmedikleri günlerin oranını gösterir. Yüksek devamsızlık oranı, çalışan bağlılığı veya sağlık sorunlarına işaret edebilir. Devamsızlık tanımı şirketten şirkete farklılık gösterebilir. Hangi gelmeme durumlarının seçileceğine bu metriği besleyeceğine IK üst yönetim karar vermelidir.

Absenteeism Rate = (Toplam Devamsızlık Günleri / Toplam Çalışma Günleri) x 100

İşe Alım Metrikleri:

İşe alım metrikleri, işe alım süreçlerinin etkinliğini ve verimliliğini değerlendirmek için kullanılan ölçümlerdir. Bu metrikler, İnsan Kaynakları departmanlarının işe alım süreçlerini optimize etmelerine ve organizasyonel hedeflere ulaşmalarına yardımcı olur. İşe alım metriklerinden bazıları şunlardır:

1. Time to Fill (Pozisyon Doldurma Süresi): Bir pozisyonun açıldığı tarihten itibaren doldurulana kadar geçen süreyi ölçer. Bu metrik, işe alım sürecinin ne kadar hızlı tamamlandığını gösterir. Aranılan pozisyonun sektörde bulunurluğuna göre değişebilir. Teknoloji desteği, işe alımcının yetkinliği gibi özelliklerle bu süre azalabilir ve ters orantılıdır.

Time to Fill = Pozisyonun Açıldığı Tarih - Pozisyonun Doldurulduğu Tarih

2. Time to Hire (İşe Alım Süresi): Adayın başvurusundan itibaren işe alım kararının verildiği tarihe kadar geçen süreyi ölçer. Bu metrik, işe alım sürecinin iç aşamalarının etkinliğini değerlendirir. Değerlendirme kalitesini aynı tutmak koşuluyla, sürenin sektör ortalamasından daha kısa olması çalışan deneyimini artırır ve firma için bir avantajdır. Çalışanlar için iyi bir başlangıç sağlar.

Time to Hire = Adayın Başvuru Tarihi - İşe Alım Kararının Verildiği Tarih

3. Source of Hire (İşe Alım Kaynağı): Hangi kaynaklardan (iş ilanı siteleri, sosyal medya, çalışan referansları, kariyer fuarları vb.) adayların geldiğini gösterir. Bu metrik, işe alım kaynaklarının etkinliğini değerlendirmek için kullanılır. Yıllar geçtikçe kaynaklar farklılaşmaktadır, yeni gelişmelere açık olmak ve en kuvvetli kaynakları belirlemek kritik öneme sahiptir.

4. Quality of Hire (İşe Alım Kalitesi): Yeni işe alınan çalışanların performans değerlendirmeleri ve işte kalma süreleri gibi kriterler üzerinden işe alım kalitesini ölçer. Bu metrik, işe alınan çalışanların organizasyona katkısını değerlendirir. Oldukça önemli bir metriktir. İşe alım değerlendirme gibi süreçlerin kalitesiyle doğru orantılıdır.

5. Offer Acceptance Rate (Teklif Kabul Oranı): İş tekliflerinin kabul edilme oranını gösterir. Bu metrik, işe alım sürecinin ve iş tekliflerinin ne kadar çekici olduğunu değerlendirir. Aynı zamanda çalışan bağlılık araştırmalarına da veri verebilir bu metrik. Oluşturulan teklifler ve sonuçları, şirketin ücret ve yan haklar bakışını yansıtmaktadır.

Offer Acceptance Rate = (Kabul Edilen İş Teklifleri / Yapılan İş Teklifleri) x 100

6. Applicant to Hire Ratio (Adaydan İşe Alım Oranı): Başvuran aday sayısına göre işe alınan aday sayısını ölçer. Bu metrik, aday havuzunun kalitesini ve işe alım sürecinin etkinliğini gösterir. Verimlilik açısından kıymetli bir ölçümdür.  Büyük havuzlarda işe alıma dönüşmeyen görüşmeler yapmak, arayan çalışanlar için de demotive edici olabilir.

Applicant to Hire Ratio = Başvuran Aday Sayısı / İşe Alınan Aday Sayısı

7. Candidate Experience (Aday Deneyimi): Adayların işe alım süreci hakkındaki geri bildirimlerini ölçer. Bu metrik, işe alım sürecinin adaylar açısından ne kadar olumlu geçtiğini değerlendirir. İşe Alım – Yönetici – Aday üçgeninde 3. bir gözün bakmasıdır bu ölçüm. Görülmeyen pek çok sorunu iyileştirmemizi sağlar.

Çıkış ile İlgili Metrikler:

İşten çıkış (çalışan devir) ile ilgili en önemli metrikler, bir organizasyonun çalışanlarını ne kadar süre elde tutabildiğini ve işten çıkışların nedenlerini anlamasına yardımcı olur. İşte bu konuda en önemli beş metrik:

1. Turnover Rate (Çalışan Devir Hızı): Belirli bir zaman diliminde organizasyondan ayrılan çalışanların toplam çalışan sayısına oranını gösterir. Bu metrik, genel çalışan kaybı oranını ölçer ve yüksek devir hızı, organizasyonel sorunlara veya düşük çalışan memnuniyetine işaret edebilir. Her zaman dediğim gibi turnover bir zarar göstergesidir. Detaylarına ve çıkış türlerine çok girmeden büyük resimde nasıl göründüğüne öncelikli olarak bakmak gerekir. Turnover için hedef “0” olmamalıdır. Mutlaka ayrılması gereken, ya da çalışma hayatında belli oranda ayrılıklar olabilir, olmalıdır. 

Turnover Rate = (Ayrılan Çalışan Sayısı / Ortalama Çalışan Sayısı) x 100

2. Voluntary vs. Involuntary Turnover (Gönüllü ve Zorunlu İşten Çıkış Oranı): Gönüllü işten çıkışlar, çalışanların kendi istekleriyle işten ayrılmalarını; zorunlu işten çıkışlar ise işverenin kararıyla gerçekleşen ayrılmaları ifade eder. Bu metrikler, çalışanların neden ayrıldığını ve işverenin hangi durumlarda işten çıkışa karar verdiğini anlamaya yardımcı olur.

3. Retention Rate (Çalışan Tutma Oranı): Belirli bir zaman diliminde işe alınan çalışanların ne kadarının hâlâ organizasyonda çalıştığını gösterir. Yüksek tutma oranı, organizasyonun çalışanlarını başarılı bir şekilde elde tuttuğunu gösterir. Tutundurma günümüzde yaşanan yetenek kıtlığının en büyük çözümüdür. Mevcutta olan bir çalışanı tutmak ve geliştirmek çok daha verimlidir. 

Retention Rate = (Belirli Süre İçinde Kalan Çalışan Sayısı / Başlangıçtaki Çalışan Sayısı) x 100

4. Average Tenure (Ortalama Çalışma Süresi): Çalışanların organizasyonda ne kadar süre çalıştığını ölçer. Bu metrik, çalışan bağlılığı ve organizasyon içindeki deneyim düzeyi hakkında bilgi verir. Yüksek kıdem ortalaması şirketler için bir avantajdır, iyi bir performans sistemine sahip olmak koşuluyla tabi.

Average Tenure = Toplam Çalışma Süresi / Çalışan Sayısı

5. Exit Interview Data (Çıkış Mülakatı Verileri): İşten ayrılan çalışanlarla yapılan mülakatlardan elde edilen nitel veriler. Bu veriler, çalışanların işten ayrılma nedenlerini, memnuniyetsizliklerini ve organizasyondaki sorunları belirlemek için kullanılır. Şirketin çalışan tarafındaki sorunlarını ortaya çıkartması açısından oldukça kıymetli bir metriktir.

Çalışan Memnuniyeti Anketleri:

Çalışan memnuniyetini ve işyeri deneyimlerini değerlendirmek için kullanılan bu anketler/çalışmalar, organizasyonun güçlü yönlerini ve iyileştirilmesi gereken alanları belirler. Çalışanların şirkete olan bağlılıkları ve kariyer gelişim olanakları gibi faktörler de değerlendirilir. Anlık, belirli dönemlerde ve yıllık olarak kullanılabilirler. İhtiyaca göre zamanları değişebilir.

1. Employee Net Promoter Score (eNPS): Çalışanların, organizasyonu arkadaşlarına veya tanıdıklarına önerme olasılıklarını ölçer. Çalışan memnuniyetini ve bağlılığını değerlendirmek için kullanılır. NPS Pazar araştırma ve müşteri deneyimleri içinde sıkça kullanılır. Çalışanlar da bir nevi şirketin müşterisidir ve şirketten belli hizmetler alır. 

eNPS = Promoters (%) - Detractors (%)

2. Employee Engagement Survey Scores (Çalışan Bağlılığı Anket Skorları): Düzenli olarak yapılan anketlerle çalışanların bağlılık düzeylerini ölçer. Bu anketler, iş tatmini, iş-yaşam dengesi, yönetim kalitesi gibi konuları kapsar. IK’nın stratejik aksiyonlarının büyük bir kısmı bu sonuçlara göre oluşmalıdır. Yedekleme planları da benzer şekilde bu ölçüme göre şekillenebilir.

3. Employee Satisfaction Index (Çalışan Memnuniyeti Endeksi): Çalışanların iş memnuniyetini ölçen anket sonuçlarına dayalı bir endekstir. Bu metrik, çalışanların genel memnuniyetini değerlendirir. Bağlılıktan farklıdır. Bir çalışan organizasyonun belli kısımlarından memnun olabilir, fakat bağlı olmayabilir. 

Finansal Metrikler:

1. Cost per Hire (İşe Alım Maliyeti): Bir çalışanı işe almanın toplam maliyetini ölçer. Bu maliyet, işe alım ajansı ücretleri, ilan ücretleri, mülakat giderleri ve diğer ilgili maliyetleri içerir. Bir kişi kazanmak belli bir maliyet gerektirir. O nedenle bir çalışan ayrıldığında ne gibi bir finansal sonucu olduğunu görebiliriz.

Cost per Hire = Toplam İşe Alım Maliyetleri / Toplam İşe Alınan Çalışan Sayısı

2. Training Investment per Employee (Çalışan Başına Eğitim Yatırımı): Çalışan başına yapılan eğitim harcamalarını ölçer. Bu metrik, organizasyonun çalışan gelişimine ne kadar yatırım yaptığını gösterir. Eğitimlerin başarı ve performansa dönüşü ise ayrıca ölçülmelidir. Maliyetle çapraz bir tabloda bu başarı gösterilebilir.

Training Investment per Employee = Toplam Eğitim Harcamaları / Toplam Çalışan Sayısı

3. Employee Productivity (Çalışan Verimliliği): Çalışanların üretkenliğini ölçer. Genellikle toplam gelir veya üretim miktarının çalışan sayısına bölünmesiyle hesaplanır. Günümüzün en kıymetli metriklerinden biridir. Çok farklı ölçüm yolları vardır. Beyaz yaka için ölçümü oldukça zor olmakla birlikte bir şirketin gelecekte neler başarabileceğini gösterir.

Employee Productivity = Toplam Gelir veya Üretim / Toplam Çalışan Sayısı

4. Salary and Benefits as a Percentage of Revenue (Gelir İçinde Maaş ve Yan Haklar Oranı): Toplam maaş ve yan haklar maliyetlerinin toplam gelire oranını gösterir. Bu metrik, iş gücü maliyetlerinin organizasyon bütçesine olan etkisini ölçer.

Salary and Benefits % = (Maaş ve Yan Haklar Maliyeti / Toplam Gelir) x 100

Sonuç olarak, doğru seçilen ve etkin kullanılan İnsan Kaynakları metrikleri, bir organizasyonun rekabet gücünü artırabilir ve uzun vadeli başarıya ulaşmasına katkıda bulunabilir. İK profesyonellerinin belli zamanlarda metrikleri gözden geçirmeleri ve iyileştirmeleri, iş dünyasındaki dinamik ihtiyaçlara uyum sağlamalarını sağlar. Bu metrikler, organizasyonun genel performansını ve stratejik yönlendirmesini güçlendirir, böylece daha bilinçli ve verimli kararlar alınmasına olanak tanır. 
 

Editör Notu: 
Bu makalenin kaynağı yazarın kaleme aldığı “HR Analytics 101 – İnsan Kaynakları Analitiğe Giriş” isimli kitaptır.